Administrateur (trice) de contrats bilingue / Bilingual Contracts Specialist

Siemens Healthineers AG; United States; Remote; USD 47,000 - 67,000; Full time

Benefits offered by this job

Régime d’avantages sociaux flexibles

Régime de retraite à cotisations défin

RSP matching contributions

Congés payés et jours fériés

Job summary

Siemens Healthineers recherche un Contract Specialist pour coordonner le processus RFx et le cycle de vie des contrats au Canada. Vous générerez des devis, gérerez les commandes et assurerez le respect des conditions contractuelles, tout en collaborant avec les équipes internes et les clients.

Le poste rapporte au Head of Finance, Diagnostics Canada, et implique la gestion de projets transverses, l’amélioration des processus et l’utilisation de SAP, SharePoint et MS Office365.

Qualifications

• ,

Responsibilities

• Coordonner le processus RFx et le cycle de vie du contrat jusqu’à la signature et l’attribution.
• Émettre des devis et des achats conformes; suivre les délais et les coûts.
• Travailler avec des équipes transverses (ventes, marketing, finance et juridique).
• Produire des devis en français et en anglais et valider les transactions contractuelles.
• Mettre à jour les informations contractuelles dans SharePoint et assurer le respect des politiques.

Skills

Réalisation d RFx

Gestion de contrats

SAP

Excel

PowerBI

SharePoint

Anglais et Français (écrit et oral)

Communication

Education

Diplôme universitaire ou collégial pertinent

Tools

SAP

Excel

PowerBI

Access

SharePoint

Job description

Rejoignez-nous pour être à l'avant-garde des avancées en matière de santé. Pour tous. Partout. De manière durable.

Notre environnement inspirant et bienveillant forme une communauté mondiale qui célèbre la diversité et l'individualité. Nous vous encourageons à sortir de votre zone de confort, en offrant des ressources et de la flexibilité pour favoriser votre croissance professionnelle et personnelle, tout en valorisant vos contributions uniques.

Join us in pioneering breakthroughs in healthcare. For everyone. Everywhere. Sustainably.

Our inspiring and caring environment forms a global community that celebrates diversity and individuality. We encourage you to step beyond your comfort zone, offering resources and flexibility to foster your professional and personal growth, all while valuing your unique contributions.

Responsabilités principales

• Superviser tous les contrats de vente et de service de DX.
• Exercer toutes les activités relatives à la facturation du temps et des matériaux, y compris l’inscription de commandes dans SAP, la clarification, le suivi, l’exécution et la résolution des conflits liés à la facturation.
• Créer et tenir à jour les contrats dans le système SAP.
• Gérer les expéditions et les facturations d’instruments et d’accessoires, y compris l’acquisition de nouveaux stocks, les commandes en souffrance et les articles manquants, les retours et les remplacements.
• Superviser tous les renouvellements de fournitures et les notifications d’expiration aux clients, avec un suivi proactif si nécessaire.
• Facturer le coût par résultat, mener le projet en cours visant à intégrer tous les clients calculant leur coût par résultat à la plateforme de commerce électronique (eLuminate).
• Expédier et transférer les actifs de SiemensHealthineers aux clients (unités de marketing).
• Réapprovisionner les stocks d’instruments et d’accessoires de marketing et de service.
• Réviser et libérer les commandes pour la facturation.
• Régler les conflits liés à la facturation des clients.
• Remplir les états de charge, les documents d’établissement des prix (demande de prix) et les rapports du fournisseur.
• Répondre aux demandes générales des clients.
• Participer aux réunions d’examen des ventes.
• Contribuer à la vérification des projets, au besoin.
• Façonner un environnement de travail collaboratif avec le personnel sur le terrain.
• Numériser et automatiser tous les processus. Exécuter l’ensemble de l’étendue des travaux techniques, la gestion de projets, la documentation et les tests SAP, au besoin.
• Gérer les demandes ponctuelles, au besoin.

Profil requité

• Capacité à résoudre efficacement des problèmes
• Esprit analytique et minutieux
• Capacité à travailler efficacement en équipe
• Capacité à gérer plusieurs échéances serrées

Compétences requises

• Études postsecondaires en administration des affaires, en finances ou dans un domaine connexe
• Au moins 2ans d’expérience en administration des contrats et en facturation des clients
• Bilinguisme (français/anglais)
• Excellentes habiletés en communication, à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais
• Excellent sens de l’organisation et grand souci du détail
• Grande efficacité en gestion du temps
• Expérience avec SAP
• Capacité à faire preuve de flexibilité tout en gérant quotidiennement plusieurs tâches concurrentes
• Maîtrise des logiciels Excel, PowerBI et Access, et de la suite MSOffice365

Reporting to the Head of Finance, Diagnostics Canada, the Contract Specialist will coordinate the request for proposal (RFX) process, generate quotations for the Diagnostics business, lead projects with various stakeholders and ensure deadlines are always met. Responsible for ensuring quotations and purchase orders are accurate and compliant with approved financials. Monitor and ensure contract terms and conditions are reviewed for alignment with SHL terms and conditions and approved by relevant stakeholders. Ensure policies and procedures are adhered to.

Primary Duties & Responsibilities

• Responsible of coordinating the entire RFx and contract lifecycle process from initial intake to final submission and contract award and ensure deadlines are met
• Responsible for sourcing bid opportunities on various bid websites.
• Review of contractual terms and conditions, risk identification and coordinating all the activities between the customer and internal team to finalize and sign the contract
• Work and collaborate with cross functional teams, sales, marketing, finance and legal
• Participate and implement process and system improvement initiatives
• Produce quotations and proposals in French and English
• Validate and execute contract transactions
• Ensure policies and procedures are adhered to
• Respond to internal and external customer inquiries promptly
• Generate Service Renewals by using Service Force
• Monitor and ensure contract terms and conditions are adhered to
• Update contract information in SharePoint databases
• Maintain close communication with field employees
• Ensure policies and procedures and signature guidelines on agreements are adhered to

Qualifications & Skills

• University or college degree with relevant experience
• Fluent French and English oral and written
• RFx project management experience
• Contracts administration experience with good understanding of terms and conditions
• Exceptional interpersonal and organizational skills
• Excellent oral and written communications skills
• Ability to problem solve effectively and independently
• Must be analytical and detail oriented
• Work effectively in a team environment
• Ability to manage tight and multiple deadlines
• Strong knowledge of Microsoft Office
• Working knowledge of SharePoint an asset
• A Paralegal License/Certificate and/or inhouse training with a Law Firm will be an asset

Qui nous sommes

Nous sommes une équipe de plus de 72,000 Healthineers hautement dévoués dans plus de 70 pays. En tant que leader en technologie médicale, nous repoussons constamment les limites pour créer de meilleurs résultats et expériences pour les patients, quels que soient l'endroit où ils vivent ou leurs problèmes de santé. Notre portefeuille est crucial pour la prise de décision clinique et les parcours de traitement.

Notre méthode de travail

Lorsque vous rejoignez Siemens Healthineers, vous devenez membre d'une équipe mondiale de scientifiques, cliniciens, développeurs, chercheurs, professionnels et spécialistes qualifiés, qui croient que chaque individu a la capacité de participer en apportant ses propres idées. Nous venons d'horizons, de cultures et de religions variés, nous avons des orientations politiques et/ou sexuelles différentes, et nous travaillons ensemble pour combattre les maladies les plus menaçantes au monde et permettre l'accès aux soins, unis par un seul objectif : être à l'avant-garde des avancées en matière de santé. Pour tous. Partout. De manière durable.

Who we are

We are a team of more than 72,000 highly dedicated Healthineers in more than 70 countries. As a leader in medical technology, we constantly push the boundaries to create better outcomes and experiences for patients, no matter where they live or what health issues they are facing. Our portfolio is crucial for clinical decision-making and treatment pathways.

How we work

When you join Siemens Healthineers, you become one in a global team of scientists, clinicians, developers, researchers, professionals, and skilled specialists, who believe in each individual’s potential to contribute with diverse ideas. We are from different backgrounds, cultures, religions, political and/or sexual orientations, and work together, to fight the world’s most threatening diseases and enable access to care, united by one purpose: to pioneer breakthroughs in healthcare. For everyone. Everywhere. Sustainably.

Salary

$66,500 - $95,000

Les facteurs susceptibles d'influencer la rémunération de départ dans cette fourchette peuvent inclure la situation géographique/le marché, les compétences, la formation, l'expérience et d'autres qualifications du candidat retenu.

Factors which may affect starting compensation within this range may include geography/market, skills, education, experience, and other qualifications of the successful candidate.

Benefits (French)

• un régime d'avantages sociaux flexibles
• un régime de retraite à cotisations définies
• des cotisations de contrepartie au régime enregistré d'épargne-retraite
• programme compétitif de congés payés comprenant des vacances, des jours fériés, des congés de maladie et des congés parentaux

Benefits (English)

• flexible benefits plan
• Defined Contribution Pension Plan
• Registered Retirement Savings Plan matching contributions
• plus a competitive paid time off program including vacation, company holidays, sick leave, and parental leave

Déclaration sur l'égalité des chances en matière d'emploi

Siemens Healthineers s'engage à créer un environnement diversifié et est fier d'être un employeur garantissant l'égalité des chances. Bien que nous apprécions toutes les candidatures que nous recevons, nous informons que seuls les candidats retenus seront contactés.

Equal Employment Opportunity Statement

Siemens Healthineers is committed to creating a diverse environment and is proud to be an equal opportunity employer. While we appreciate all applications we receive, we advise that only candidates under consideration will be contacted.

Accessibility

Siemens Healthineers s’engage à offrir un excellent service à tous ses employés et clients, y compris les personnes souffrant d’incapacités. Siemens Healthineers veillera à ce que les politiques et les procédures établies relativement à la fourniture de ses produits et à la prestation de ses services aux personnes handicapées soient conformes aux principes de dignité, d’autonomie, d’intégration et d’égalité des chances stipulés dans la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Elle continuera de chercher à répondre aux besoins de tous ses clients, notamment les personnes souffrant d’incapacités, d’une façon efficiente et rapide.

Accessibility

Siemens Healthineers is committed to excellence in serving all employees and customers, including people with disabilities. Siemens Healthineers will strive to ensure that policies and procedures established with respect to the provisions of its goods and services to persons with disabilities are consistent with the principles of dignity, independence, integration and equal opportunity as provided in the Accessibilities for Ontarians with Disabilities Act, 2005. Siemens Healthineers will continue to attempt to meet the needs of all its customers, including but not limited to persons with disabilities, in an effective and timely manner.

Confidentialité des données

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