Ofis Yönetmeni / Departman Asistanı

Karadeniz Holding; Fatih; On-site; TRY 134,000 - 201,000; Full time

Benefits offered by this job

Hibrit çalışma imkanı

Doğum gününde 1 gün izin

Kapsamlı Özel Sağlık Sigortası

Mesleki ve kişisel eğitim & gelişim

Çalışanlara özel indirim ve kampanylar

Job summary

Karadeniz Holding İstanbul Finans departmanında Ofis Yönetmeni / Departman Asistanı olarak görev arıyoruz. Üniversite mezunu ve 7-8 yıl deneyimli adaylar, Yönetici ajandalarının takibi, yazışma yönetimi ve evrak takibi gibi sorumlulukları üstlenecekler.

Gerekli beceriler arasında ileri düzey İngilizce, MS Office kullanımı ve profesyonel temsil yetkinliği bulunmaktadır. Hibrit çalışma olanakları, toplantı ve seyahat organizasyonları ile desteklenecektir.

Qualifications

• Üniversitelerin lisans bölümlerinden mezun olmak.
• Yönetici asistanlığı, departman asistanlığı veya ofis yönetimi alanlarında en az 7-8 yıl deneyim sahibi olmak.
• İleri düzey İngilizce bilgisi gereklidir.
• MS Office programlarını etkin şekilde kullanabilen olmak (Outlook dahil).
• Diksiyonu düzgün, yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü, profesyonel temsil yetkinliğine sahip olmak.

Responsibilities

• Departmanda görev yapan Direktör ve üst düzey yöneticilerin ajandalarını takip etmek ve takvimlerini düzenlemek.
• Yazışmaları gerçekleştirmek ve talimatları ilgili taraflara iletmek; yurt içi/yurt dışı yazışmalarını arşivlemek.
• Fatura, evrak ve imza süreçlerinin takibini yapmak; dosyalama ve evrak takip süreçlerini yürütmek.
• Masrafları hazırlamak, muhasebe ile koordinasyonu sağlamak; yönetici seyahatlerini organize etmek.
• Seyahat ve vize/pasaport süreçlerini koordine etmek; gerekli yenileme işlemlerini takip etmek.
• Departman çalışanlarının seyahat bilgilerini paylaşmak ve transfer/araç kiralama organizasyonlarını yapmak.
• Gelen-giden evrakların postayla/elektronik ortamda akışını yürütmek ve iletişim bilgisini güncel tutmak.
• Prosedürlerin uygulanmasını sağlamak ve Kalite/Çevre/İSG politikalarına uyumu gözetmek.

Skills

İleri İngilizce

Yönetici Asistanlığı

Ofis Yönetimi

MS Office yetkinliği

Education

Lisans mezunu

Tools

MS Office

Outlook

Job description

1948 yılında temelleri atılan Karadeniz Holding, enerji ve gemi inşa başta olmak üzere geniş bir sektör yelpazesinde inovasyonu ön planda tutarak büyümeyi ekonomik ve çevresel sürdürülebilirlik açısından destekleyen, vizyoner sektör lideridir.

30 farklı milletten 3.000’den fazla çalışanı ile 20’den fazla ülkede faaliyet gösteren, 8.000 MW’tan fazla kurulu güce sahip Grup, 45 Powership™ ve 11 LNG gemisinden oluşan filosuyla 4 kıtada güvenilir ve temiz elektrik üretirken dünya genelinde 10 bini aşkın kişiye istihdam alanı sağlamaktadır. Powership™ filosunu, uluslararası markası Karpowership altında yöneten Karadeniz Holding; Avrupa, Afrika, Amerika ve Asya kıtalarında faaliyet gösterdiği ülkelerin%10- %100 oranındaki elektrik ihtiyacını karşılamaktadır. Powership™, kara elektrik santralleri ve aynı zamanda yüzen LNG altyapısının dahil olduğu yüksek kapasiteli enerji çözümleriyle, Karpowership ülkelere ve şirketlere enerji geçişi süreçlerinde yardımcı olmaktadır.

İstanbul bulunan Finans departmanımızda görevlendirilmek üzere Ofis Yönetmeni / Departman Asistanı arayışımız bulunmaktadır.

NE BEKLİYORUZ ?

• Üniversitelerin lisans bölümlerinden mezun,
• Yönetici asistanlığı, departman asistanlığı veya ofis yönetimi alanlarında en az 7-8 yıl deneyimli, tercihen üst düzey yöneticilere destek sağlamış,
• Yazılı ve sözlü ileri düzeyde İngilizce bilgisine sahip,
• MS Office programlarını etkin şekilde kullanabilen,
• Diksiyonu düzgün, yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü, profesyonel temsil yetkinliğine sahip,
• Protokol kurallarına hâkim ve insan ilişkilerinde başarılı,
• Planlama, organizasyon, koordinasyon, zaman yönetimi ve takip becerileri güçlü,
• Birden fazla işi ve değişen öncelikleri eş zamanlı ve etkin şekilde yönetebilen,
• Detaylara önem veren, titiz, dikkatli, düzenli ve sistemli çalışma prensibine sahip,
• Yoğun ve dinamik çalışma ortamlarında proaktif hareket edebilen, problem çözme becerisi gelişmiş ve çözüm odaklı,
• Gizlilik gerektiren konularda yüksek hassasiyete sahip, gizli ve hassas bilgileri güvenle yönetebilen,
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilecek.

SENİ NELER BEKLİYOR ?

• Sorumlu olduğu departmanda görev yapan Direktör ve üzeri yöneticilerin ajandalarını takip etmek, programlarını düzenlemek, meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli bilgilendirmeleri yapmak ve takvim davetlerini ilgili katılımcılarla paylaşmak.
• Yöneticileri tarafından talep edilen yazışmaları gerçekleştirmek; direktif ve talimatları ilgili taraflara iletmek ve süreçlerin takibini yapmak. Yurt içi ve yurt dışı resmi yazışmaları ve gelen-giden evrakları elektronik ve fiziki ortamda düzenli şekilde arşivlemek, gerektiğinde revize etmek ve ilgili taraflarla paylaşmak.
• Departman üst yöneticisinin belirlediği departman işleyişi doğrultusunda dosyalama ve evrak takip süreçlerini yürütmek; fatura, evrak, resmi belge ve imza süreçlerinin sistemli şekilde takibini gerçekleştirmek.
• Sorumlu olduğu Direktör ve üzeri yöneticilerin masraf listelerini hazırlamak, ilgili sistemlere girişlerini gerçekleştirmek ve Muhasebe Departmanı ile gerekli koordinasyonu sağlamak.
• Yöneticilerin seyahatleri kapsamında check-in işlemlerini gerçekleştirmek, seyahat kitlerini hazırlamak ve seyahat öncesinde ilgili yöneticiye teslim etmek.
• Yöneticilerin vize ve pasaport geçerlilik sürelerini takip etmek; gerekli yenileme işlemlerinin zamanında gerçekleştirilmesi için ilgili süreçleri koordine etmek.
• Yönetici ve departman çalışanlarının seyahat rezervasyonlarına ilişkin opsiyon sürelerini takip etmek ve gerekli hatırlatmaları yapmak.
• Yönetici ve departman çalışanlarının seyahat bilgilerini ilgili ülke ofisleriyle paylaşmak; transfer, araç kiralama ve benzeri ihtiyaçlara yönelik gerekli organizasyonları gerçekleştirmek.
• Departmanla ilişkili taşeron ve iş ortaklarının seyahat süreçlerini Kurumsal Seyahat Departmanı ile koordineli şekilde yürütmek ve takip etmek.
• Yönetici ve departman çalışanlarının seyahatlerine ilişkin ödeme hesaplamalarını gerçekleştirmek; ilgili prosedür ve uygulama esaslarında belirtilen süreler doğrultusunda Kurumsal Seyahat Departmanı onayını alarak İnsan Kaynakları Departmanına iletmek.
• Ofis düzeninin sağlanması ve sürdürülebilirliğinden sorumlu olmak; departman ihtiyaçlarına yönelik satın alma süreçlerini takip etmek ve ihtiyaç halinde mutfak personeli ile gerekli koordinasyonu sağlamak.
• Misafir organizasyonları, heyet ve protokol ağırlama, kurum içi/dışı etkinlikler ile toplantı organizasyonlarını şirket prosedürleri doğrultusunda planlamak ve yürütmek.
• Departmanın işleyişi doğrultusunda proje ve ihale dokümantasyonu, imza dosyaları, resmi evraklar ve ilgili diğer belgelerin dokümantasyon, takip ve arşivleme süreçlerini yürütmek.
• Departmanın çeviri ihtiyaçlarını sözleşmeli çeviri bürolarıyla koordineli şekilde yürütmek; ilgili arşivleme, raporlama ve ödeme süreçlerini takip etmek.
• İlgili departmanlardan gelen talepler doğrultusunda, yöneticilere ait ikametgâh belgesi, kimlik belgesi ve benzeri kişisel/resmi evrakların temin süreçlerini koordine etmek; gerektiğinde noter onay işlemlerini takip etmek ve belgelerin ilgili birimlere zamanında ve güvenli şekilde teslim edilmesini sağlamak.
• Şirketin ilişkide bulunduğu resmi ve özel kurumların yönetici asistanları ve ilgili görevlerde bulunan çalışanlarıyla etkin iletişim ve koordinasyon sağlamak, iş ilişkilerini geliştirmek.
• Sorumlu olduğu ofis çalışanları arasındaki koordinasyonu ve bilgi akışını sağlamak; gelen telefonları karşılamak, gerekli notları ilgili kişilere iletmek, kurye ve resmi evraklara ilişkin posta akışını yürütmek; kişi ve kurumlara ait iletişim bilgilerini Outlook üzerinde güncel tutmak.
• Görev alanına ilişkin yayımlanmış prosedürlerin uygulanmasını ve ilgili süreçlerin prosedürlere uygun şekilde yürütülmesini sağlamak.
• Şirketin risk yönetimi yaklaşımına uyum göstermek ve görev alanındaki süreçlerde risk farkındalığının sürdürülmesine katkı sağlamak.
• Sorumluluğundaki iş ve süreçlerin doğruluğunu kontrol etmek, ilgili taraflarla gerekli mutabakatı sağlamak ve süreçlerin sonuçlarını takip etmek.
• Şirketin Kalite, Çevre ve İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) politika, prosedür, talimat ve yönetmeliklerine uygun hareket etmek; sorumluluğundaki faaliyetlerin ilgili dokümantasyona uygun şekilde yürütülmesini sağlamak.

NE SUNUYORUZ ?

• Hibrit çalışma imkanı,
• Doğum gününde 1 gün izin hakkı,
• Kapsamlı Özel Sağlık Sigortası,
• Mesleki ve kişisel eğitim & gelişim fırsatları,
• Çalışanlara özel indirim ve kampanyalar

Çalışma arkadaşlarımız, adaylarımız ve tüm paydaşlarımızla “Tek Dünya” felsefemiz doğrultusunda başarılarımıza başarı katıyoruz. İlanlarımıza başvuru yapan tüm adaylarımıza ırk, din, dil, cinsiyet gözetmeksizin fırsat eşitliği sağlamayı ilke edinerek; farklılıklarımızla başarılarımızı taçlandırıyoruz.