Workplace Event Coordinator, Malmö Ingka AB

IKEA; Malmö kommun; On-site; SEK 400 000 - 600 000; Full time

Job summary

Ett servicebolag inom IKEA söker en Workplace Event Coordinator i Malmö för att stödja och koordinera event och stora möten. Du får arbeta i ett kreativt team och hantera flera uppgifter samtidigt. Kompetens i Microsoft Office 365 är avgörande. Tjänsten är heltid med vikariat från 1 december 2025 till 31 maj 2026.

Benefits

Flexibel arbetsmiljö

Möjlighet till utveckling

Stödjande team

Qualifications

• Serviceminded och proaktiv.
• Bra på att hantera flera uppgifter samtidigt.
• Utbildning inom Event-, Meeting- och Conference management.

Responsibilities

• Supporterar och koordinerar stora mötesrum.
• Skapa och följa upp enskilda events.
• Uppdaterar events informationssida i SharePoint.

Skills

Service-minded

Planeringsfärdigheter

Flexibel och anpassningsbar

Kommunicatonsförmåga på engelska

Gods kunskaper i Microsoft Office 365

Education

Utbildning inom Event Management

Tools

Microsoft Teams

SharePoint

Job description

Overview

SER DIN JOBB-ÖNSKELISTA UT SÅ HÄR?

Få ge våra medarbetare och kunder på våra tre kontor bästa möjliga service och support inom Event och stora möten. Få vara en del av att jobba mot vår vision "att skapa en bättre vardag för dem många människorna" genom våra Event och stora möten. Ingå i ett fantastiskt team som driver och hjälper varandra, men även arbeta självständigt i en föränderlig miljö. Jobba i en miljö där ingen dag är den andra lik och du får frihet under ansvar. Växa i ditt uppdrag genom att låta dina idéer och tankar bli en del av vår struktur och vårt sätt att jobba. Här får kreativitet och initiativkraft ta plats, och du blir en viktig del i att skapa upplevelser som engagerar och inspirerar.

Härligt! Då har jag goda nyheter.

Mitt namn är Caroline Göransson och jag är Workplace Event Manager på Ingka AB. Jag söker nu en kollega till vårt event-team som jobbar inom funktionen Workplace Services. Hos oss får du möjlighet att arbeta med din passion för möten och event tillsammans med härliga kollegor i en utvecklande miljö. Vi är ett team som stöttar varandra och tillsammans utmanar varandra att utvecklas.

VÅR ÖNSKELISTA

Jag och mina kollegor har också några önskemål:

• Du är serviceminded, proaktiv och kan hantera flera uppgifter samtidigt
• Du är flexibel, anpassningsbar till snabba förändringar och gillar att alla dagar inte ser likadana ut
• Du har utmärkta planerings- och koordinationsfärdigheter och följer deadlines
• Du har en utbildning inom Event-, Meeting- och Conference management eller liknande, eller motsvarande arbetslivserfarenhet
• Du har goda kunskaper i Microsoft Office 365, inklusive SharePoint och Teams
• Du kommunicerar effektivt både i tal och skrift, på engelska och svenska, och förmedlar information på ett korrekt sätt med en hög känsla för detaljer

Vi tror att du är en duktig relationsbyggare som kan kommunicera effektivt med kunder, leverantörer och kollegor. Du har förmågan att prioritera och planera ditt arbete, oförutsedda problem kan uppstå när som helst, därför ser vi att du kan ställa om snabbt och hitta lösningar på plats. Vi tror att du är en person som sprider positivitet i teamet och ser lösningar istället för problem. Men viktigast av allt, du delar våra värderingar!

EN DAG I LIVET MED OSS!

Tillsammans med dina kollegor kommer du att planera, genomföra och följa upp olika möten och event för att möta kundens önskemål och behov.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är:

• Supporterar, koordinerar, bokar och följer upp bokningar av stora mötesrum.
• Skapa, koordinerar och följer upp enskilda events på lokal, regional och global nivå.
• Supporterar KÖKET och/eller externa leverantörer med koordinering av kvällsevent.
• Uppmärksammar behov för att proaktivt utveckla nya rutiner och ways of working.
• Underhåller och uppdaterar events informationssida i SharePoint.
• Skapa kommunikation så som mötesinbjudningar, deltagarlistor och mailutskick.

Inom Workplace Operations strävar vi alltid efter att bli lite bättre och hitta nya smartare sätt att genomföra våra uppgifter, därför ser vi att du som person gillar utmaningar och drivs av att identifiera och genomföra förbättringar både på kort och lång sikt tillsammans med dina kollegor.

VÅRT TEAM PÅ IKEA

Ingka AB är ett servicebolag som levererar tjänster och kompetens inom Workplace, Real Estate, HR och Finance till andra IKEA bolag. På så sätt kan de fokusera på sin kärnverksamhet. Och tillsammans bidrar vi till att skapa en bättre vardag för de många människorna!

FRÅGOR OM TJÄNSTEN- LÅT OSS KNYTA KONTAKT!

Tjänsten vi erbjuder är ett vikariat på heltid från och med 1 december till och med 31 maj 2026 (med möjlighet till förlängning), placeringsort Hubhult, Malmö dock förekommer resor vid Event, till våra andra kontor i Helsingborg och Älmhult. Arbetstiderna är helgfria vardagar dagtid men det kan förekomma kvällsevent.

Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Caroline Göransson, [e-mail]

Har du frågor om rekryteringsprocessen kontakta rekryterare Rina Cindrak; [e-mail]

Vi kommer att tillsätta tjänsten så snart vi har hittat rätt kandidat och ber dig skicka in din ansökan snarast, dock senast den 20 oktober.

För att följa de grundläggande principerna inom GDPR ber vi er vänligen att inte skicka in ansökningar via mail. Ansökningar bör ske endast via IKEAs hemsida.

Vi ser fram emot din ansökan!