Utbildningsadministratör, vikariat vid Institutionen för odontologi

Umeå Universitet; Umeå kommun; On-site; SEK 368,000 - 469,000; Full time

Job summary

Umeå universitet söker en utbildningsadministratör till Institutionen för odontologi. Du kommer att vara ett kvalificerat administrativt stöd till utbildningsprogrammen och vara sekreterare för programrådet (PRO).

Arbetsuppgifterna inkluderar hantering av antagning och NyA, utbildningsadministration i Ladok, samt planering och arkivering av beslut och underlag i ett nära samarbete med lärare, studenter och ledning.

Qualifications

• Relevant utbildning på lägsta gymnasienivå samt flera års erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter.
• Erfarenhet av utbildningsadministration vid högskola är meriterande.
• Mycket god förmåga att kommunicera muntligt och skriftligt på svenska och engelska.

Responsibilities

• Administrera antagning till tandhygienist-, tandläkar- och tandteknikerprogrammen (NyA, antagning och reservantagning).
• Lägg till handläggning i Ladok, registrering av kurser, skapande av kurstillfällen och kursplaner.
• Sekreterare för Programrådet för odontologiska utbildningar (PRO) och protokollföring samt arkivering av beslut.

Skills

Samarbete

Planering

Organisering

Kommunikation

Education

Relevant utbildning på gymnasienivå

Tools

Office 365

LADOK

Selma

Job description

Utbildningsadministratör, vikariat vid Institutionen för odontologi

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 41 500 studenter och cirka 4 600 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur.

Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas.

Medicinska fakulteten är en av de största fakulteterna vid Umeå universitet och attraherar många studenter med ett omfattande utbud av utbildningar inom områdena medicin, tandvård, hälsa och vård. Vi erbjuder en väl utvecklad forskningsinfrastruktur och en inspirerande, dynamisk miljö med ledande forskning. Vår nära samverkan med de fyra regionerna i Norra sjukvårdsregionen ser vi som en stor ömsesidig tillgång för att utveckla forskning och utbildning och att säkra tillgången på vår framtids vårdpersonal.

Institutionen för odontologi har cirka 70 medarbetare och bedriver utbildning inom tandhygienist-, tandläkar- och tandteknikerprogrammen samt odontologisk forskning. Vi söker nu en utbildningsadministratör för ett vikariat på heltid med tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Beskrivning

Som utbildningsadministratör utgör du ett kvalificerat administrativt stöd till institutionens utbildningsprogram. En central del av uppdraget är att vara sekreterare för programrådet och samordna tillhörande administrativa processer.

Rollen är bred och varierad och omfattar såväl löpande utbildningsadministration som utvecklings- och förbättringsarbete. Du arbetar nära lärare, studenter och ledning och bidrar till att säkerställa effektiva administrativa processer och en väl fungerande utbildningsverksamhet. Tjänsten ger möjlighet att aktivt delta i utvecklingen av arbetsformer och rutiner samtidigt som du ansvarar för kvalificerade administrativa uppgifter inom utbildningsområdet.

Som utbildningsadministratör vid Institutionen för odontologi utgör du ett kvalificerat administrativt stöd till institutionens utbildningsverksamhet och arbetar främst med tandhygienist-, tandläkar- och tandteknikerprogrammen. En central del av uppdraget är att vara sekreterare för Programrådet för odontologiska utbildningar (PRO).

Programrådet är institutionens beslutande och rådgivande organ i utbildningsfrågor och ansvarar för att utveckla, följa upp och kvalitetssäkra utbildningsprogrammen samt beakta deras koppling till samhälle och arbetsmarknad. I rollen ingår att självständigt handlägga ärenden, bereda beslutsunderlag, föredra ärenden, föra protokoll, expediera och arkivera beslut samt genomföra analyser, uppföljningar och kvalitetsrelaterat arbete. Du medverkar även i arbetet med budgetunderlag och prognoser.

Arbetsuppgifterna omfattar administration av antagning till tandhygienist-, tandläkar- och tandteknikerprogrammen. Detta inkluderar hantering av uppgifter i NyA inför antagningsomgångar, administration av antagning och reservantagning samt stöd till sökande i antagningsrelaterade frågor. I arbetet ingår även utbildningsadministration i Ladok, såsom registrering av kurser, skapande av kurstillfällen, kurspaket och hantering av kursplaner.

Vidare ansvarar du för administrationen av Programrådet för odontologiska utbildningar, inklusive planering och samordning av sammanträden, framtagande av dagordningar, protokollföring samt utskick av möteshandlingar.

Du handlägger även studentärenden såsom tillgodoräknanden, studieuppehåll, studieavbrott och intyg. Därutöver ansvarar du för att utarbeta studiehandböcker inför programstart samt för att administrera och arkivera beslut och tillhörande underlag.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant utbildning på lägst gymnasienivå och minst ett par års erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter, företrädesvis av utbildningsadministration vid högskola.

Arbetet kräver god datorvana och erfarenhet av Office 365 samt mycket god förmåga att kommunicera muntligt och skriftligt på svenska och engelska. Du arbetar noggrant, strukturerat och har god förmåga att planera, prioritera och organisera ditt arbete.

Som person är du lyhörd, initiativrik och ansvarstagande med en stark servicekänsla. Du samarbetar väl med andra samtidigt som du självständigt och flexibelt tar ansvar för att lösa arbetsuppgifter och anpassa dig till förändrade behov. Du är även öppen för att ta dig an nya arbetsuppgifter.

Rollen innebär många kontaktytor, vilket ställer krav på god förmåga att skapa och upprätthålla professionella relationer med olika intressenter. Eftersom arbetet är serviceinriktat lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet samt förmågan att bemöta studenter, lärare och ledning på ett professionellt sätt, även under perioder med hög arbetsbelastning och tidspress.

Erfarenhet av administrativt arbete inom universitet eller högskola och vana av arbete i studieadministrativa system som exempelvis LADOK och Selma är meriterande.

Anställningen är ett vikariat på heltid till och med 2027-03-31 med eventuell förlängning. Tillträde så snart som möjligt enligt överenskommelse.

Närmare upplysningar om anställningen lämnas av prefekt Pernilla Lif Holgerson, Tel: [phone], pernilla.lif @umu.se.

Ansökan

Ansökan ska göras senast 2026-10-15 via Umeå universitets e-rekryteringssystem Varbi. Till ansökan bifogas ett personligt brev med motivering till varför du söker anställningen, CV/meritförteckning samt relevanta kopior av betyg och intyg.

Umeå universitet vill erbjoda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.

Anställningsform Tidsbegränsad anställning

Anställningen avslutas

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Snarast, enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Ort Umeå

Referensnummer