Servicekoordinator

KTH Royal Institute of Technology; Stockholms kommun; On-site; SEK 320,000 - 420,000; Full time

Job summary

KTH Royal Institute of Technology söker en servicekoordinator som står i centrum för vårt servicecenter och reception. Du assisterar anställda och studenter med olika ärenden, bokningar och frågor, både på plats och i vårt ärendehanteringssystem.

Du arbetar vid huvudcampus i Stockholm och förväntas kommunicera mycket väl på svenska och engelska i tal och skrift. Anställningen är tidsbegränsad till 2027-08-10 och start enligt överenskommelse.

Qualifications

• Du har lämplig gymnasieutbildning eller har studerat ett ämne som är relevant för området.
• Då du kommer att arbeta i en internationell miljö där merparten av de du servar inte kan svenska, är det av stor vikt att du kommunicerar mycket väl på både svenska och engelska i tal och skrift.
• Tidigare arbete med serviceyrke (reception, växel, frontdesk, kundtjänst)

Responsibilities

• Du arbetar i ett servicecenterteam och hanterar olika ärenden som catering, besök, kontofrågor och lokalbokningar.
• Du koordinerar evenemang och rese-/hotellbokningar samt hanterar SINK-ansökningar.
• Du dokumenterar och uppdaterar rutiner och utvecklar processbeskrivningar för enhetens ansvarsområden.

Skills

Serviceförmåga

Kommunikation

Receptionserfarenhet

Education

Gymnasieutbildning

Job description

Brinner du för att hjälpa andra? Har du ett hjärta för service och support?

Vill du vara med och bidra till KTH:s utbildning, forskning och samverkan i denna nyckelroll?

Varmt välkommen med din ansökan.

Här erbjuds du att arbeta i en nyckelroll inom vårt servicecenterteam, i dagsläget arbetar teamet utifrån våra två servicecenter på KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen. Servicecenterteamet består av fyra kollegor som alla/du är vårt ansikte utåt och brinner för att hjälpa, ge service och möta människor varje dag, både bakom datorskärmen samt genom att bemanna receptionen.

Som servicekoordinator är du behjälplig till anställda och studenter med en mängd olika ärenden och besvarar allehanda frågor inom servicecenter/receptionen så som cateringbeställningar, ta emot besökare, kontofrågor, studentfrågor, lokalbokning, paket & bud, passerkortsärenden, nycklar, enklare inköpsärenden m.m.

Exempel på tjänster som du utför till anställda, utöver det som nämns ovan, är att ordna med

förberedelser till nyanställda och när anställda slutar, att koordinera olika firandenoch förbereda det praktiska för gäster till skolan.

Det ingår också att koordinera mindre event samt hjälpa besökare till skolan med beställning och

bokning av resor och hotell samt hantera SINK-ansökningar som en del av din tjänst.

Du kommer löpande att arbeta i vårt ärendehanteringssystem. Du förväntas dokumentera och

uppdatera rutiner samt arbeta med att ta fram nya processbeskrivningar för enhetens ansvarsområden.

Tjänsten innebär att du arbetar på plats vid KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen i Stockholm. På campus finns skolan i ett flertal byggnader, vilket kräver ett flexibelt arbetssätt då arbetet utförs med fokus på att vara verksamhetsnära.

Från 1 januari 2023 har verksamhetsstödet på KTH samordnats till en och samma linjeorganisation, vilket betyder att ansvarsområden och arbetsuppgifter kan flyttas om internt i takt med att översynen pågår under förändringsprogrammet som drivs inom universitetet.

Kvalifikationer

• Du har lämplig gymnasieutbildning eller har studerat ett ämne som är relevant för området.
• Då du kommer att arbeta i en internationell miljö där merparten av de du servar inte kan svenska, är det av stor vikt att du kommunicerar mycket väl på både svenska och engelska i tal och skrift.
• Tidigare arbete med serviceyrke (reception, växel, frontdesk, kundtjänst)

Personliga egenskaper

• Du behöver vara serviceinriktad med en mycket god kommunikationsförmåga samt

  initiativtagande och självgående för att få arbetet genomfört i en fungerande vardag.

• Du är strukturerad och brinner för att bygga relationer med och mellan de olika delarna på KTH.
• Du har lätt för att anpassa dig till förändrade omständigheter, kan snabbt ändra ditt synsätt och ser möjligheter i förändringar.
• Vi arbetar i en föränderlig miljö med periodvis högt tempo där det är viktigt att vara stabil och lugn i sitt förhållningssätt

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Meriterande

• Vana av att arbeta med webbaserade system, molnapplikationer och MS Office-program är meriterande då vi använder oss av flera olika system, för t.ex. ärendehantering, fakturaflöde, resebokningar, personalinformation etc.
• Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter är också meriterande, speciellt arbete i reception och

  erfarenhet av resebokningar samt hantering av SINK-ansökningar.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Bli en del av KTH

KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation. Som ett ledande internationellt tekniskt universitet spelar vi en aktiv roll i att driva och medverka i omställningen till ett hållbart samhälle. Här erbjuds du möjligheten att växa och utvecklas på en kreativ och dynamisk arbetsplats med goda arbetsvillkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund som universitet och statlig myndighet.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att arbeta och utvecklas på KTH.

Fackliga representanter

Kontaktuppgifter tillfackliga representanter.

Ansökan

Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen

Anställningen gäller tidsbegränsat enligt avtal, dock längst tom 2027-08-10, med tillträde enligt överenskommelse.

Övrigt

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.

Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning.

Tester kan komma att tillämpas i denna rekryteringsprocess.