Koordinator ledningsstöd

KTH Royal Institute of Technology; Stockholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

KTH Royal Institute of Technology söker en koordinator för ledningsstöd som arbetar nära kärnverksamheten inom skolans verksamhetsstöd. Du kommer att bistå prefekt och projektledare med administrativa uppgifter, skriva protokoll, följa upp åtgärdsplaner och delta i ledningsforum.

Vår miljö är internationell och kommunikation sker ofta på engelska. Tidigare erfarenhet från universitet eller högskola samt goda IT-kunskaper krävs.

Qualifications

• Tidigare arbetslivserfarenhet från liknande administrativa uppgifter.
• God förmåga att tala och skriva svenska och engelska.
• Goda kunskaper i Officepaketet samt god förmåga att arbeta i olika IT-stödsystem.

Responsibilities

• Leda och driva administrativa arbetsuppgifter i nära samarbete med institutionsledningen.
• Bereda rapporter och dokumentation för institutionsledningen, samt föra protokoll och följa upp åtgärdsplaner.
• Koordinera möten, workshops och aktiviteter tillsammans med servicecenter och övriga stödfunktioner.

Skills

Svenska och engelska kommunikation

Officepaketet

IT-stödsystem

Education

Universitet eller högskola erfarenhet

Tools

Agresso

CASE

HR Visma

Job description

Verksamhetsstödets uppgift är att stödja universitetets utbildning och forskning. KTH:s verksamhetsstöd är inne i en spännande fas där vi tillsammans arbetar med utveckling av våra arbetsformer. Som medarbetare inom verksamhetsstödet bidrar du till KTH:s uppdrag att forska, utbilda och skapa samhällsnytta och får samtidigt möjlighet till egen professionell utveckling.

Skolan för Elektroteknik och datavetenskap söker nu en ny kollega som vill arbeta i en akademiskt inspirerande miljö. Tillsammans med andra funktioner inom verksamhetsstödet kommer rollen att vara placerad nära kärnverksamheten.

I rollen som koordinator för ledningsstöd arbetar du inom ett brett spann av administrativa, stödjande och koordinerande arbetsuppgifter i nära samarbete med institutionsledningen, övrig fakultet, forskare och doktorander. Dagen varvas med stora och små arbetsuppgifter och du kommer att vara en nyckelperson i de flesta av institutionens viktiga processer. Du kommer att medverka i, och driva, olika förbättringsprojekt kring både arbetsmiljö och administrativa processer.

Ditt huvudsakliga fokus är ledningsstöd vilket innebär att du hjälper prefekt och projektledare med administrativa uppgifter kopplade till deras uppdrag. Du kommer att bereda rapporter/annan dokumentation för institutionsledningen, föra protokoll, följa upp åtgärdsplaner och delta i olika ledningsforum. Du kommer att koordinera och hantera möten, workshops och andra aktiviteter tillsammans med kollegor vid skolans servicecenter. Du kan också komma att medverka i arbete med sammanställningar av ekonomiska underlag av olika slag och vara delaktig i avtalshantering. Vår miljö är internationell varför både möten och dokumentation företrädesvis sker på engelska.

Du tillhör skolans verksamhetsstöd och rapporterar till kanslichefen vid skolkansliet. I din roll kommer du att vara kontaktperson i organisationen för många interna arbetsprocesser samt koordinera stödinsatser inom institutionen med stöd från andra delar av verksamhetsstödet som ekonomi, HR, servicecenter och IT.

Det är viktigt att du trivs i en komplex miljö där du själv förväntas planera och genomföra ditt arbete. I den här rekryteringen kommer stor vikt att läggas vid dina personliga egenskaper.

Kvalifikationer

• Tidigare arbetslivserfarenhet från liknande administrativa uppgifter
• God förmåga att tala och skriva på svenska och engelska, då det krävs i det dagliga arbetet
• Goda kunskaper i Officepaketet samt god förmåga att arbeta i olika IT-stödsystem

Meriterande

• Tidigare arbetslivserfarenhet från universitet eller högskola
• Internationell erfarenhet av studier och/eller arbete
• Övriga språkkunskaper
• Tidigare erfarenhet av arbete i system som Agresso, CASE och HR Visma
• Övriga utbildningar relevanta för tjänsten

Bli en del av KTH

KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation. Som ett ledande internationellt tekniskt universitet spelar vi en aktiv roll i att driva och medverka i omställningen till ett hållbart samhälle. Här erbjuds du möjligheten att växa och utvecklas på en kreativ och dynamisk arbetsplats med goda arbetsvillkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund som universitet och statlig myndighet.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att arbeta och utvecklas på KTH.

Fackliga representanter

Kontaktuppgifter tillfackliga representanter.

Om anställningen

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.

Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.

Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning.

Tester kan komma att tillämpas i denna rekryteringsprocess.