Servicekoordinator

Kungliga Tekniska högskolan; Stockholms kommun; On-site; SEK 320,000 - 400,000; Full time

Job summary

Kungliga Tekniska högskolan söker en servicekoordinator till Verksamhetsstödet vid KTH. Du stödjer anställda och studenter med olika ärenden, tar emot besökare och hanterar bokningar samt rese- och inköpsärenden.

Du arbetar på plats vid huvudcampus i Stockholm och bidrar till en smidig vardag i servicecenterteamet. Vi söker dig som har gymnasieutbildning, god svenska och engelska, och erfarenhet av serviceyrken.

Qualifications

• Lämplig gymnasieutbildning eller relevant studier.
• Viktigt att kommunicera väl på svenska och engelska i tal och skrift.
• Tidigare servicearbete (reception, växel, kundtjänst).

Responsibilities

• Assistera anställda och studenter med olika ärenden i servicecenter.
• Ta emot besökare, boka lokalen, hantera catering och passerkort.
• Hantera nya och avslutade användarkonton samt enklare inköp och resebokningar.
• Dokumentera rutiner och bidra till utveckling av processer.

Skills

Serviceinriktad

Kommunikation

Engelska flytande

Education

Gymnasieutbildning eller relevanta ämnen

Job description

Kungliga Tekniska högskolan, Verksamhetsstödet vid KTH

Brinner du för att hjälpa andra? Har du ett hjärta för service och support?
Vill du vara med och bidra till KTH:s utbildning, forskning och samverkan i denna nyckelroll?

Varmt välkommen med din ansökan.

Här erbjuds du att arbeta i en nyckelroll inom vårt servicecenterteam, i dagsläget arbetar teamet utifrån våra två servicecenter på KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen. Servicecenterteamet består av fyra kollegor som alla/du är vårt ansikte utåt och brinner för att hjälpa, ge service och möta människor varje dag, både bakom datorskärmen samt genom att bemanna receptionen.

Som servicekoordinator är du behjälplig till anställda och studenter med en mängd olika ärenden och besvarar allehanda frågor inom servicecenter/receptionen så som cateringbeställningar, ta emot besökare, kontofrågor, studentfrågor, lokalbokning, paket & bud, passerkortsärenden, nycklar, enklare inköpsärenden m.m.

Exempel på tjänster som du utför till anställda, utöver det som nämns ovan, är att ordna med
förberedelser till nyanställda och när anställda slutar, att koordinera olika firandenoch förbereda det praktiska för gäster till skolan.
Det ingår också att koordinera mindre event samt hjälpa besökare till skolan med beställning och
bokning av resor och hotell samt hantera SINK-ansökningar som en del av din tjänst.
Du kommer löpande att arbeta i vårt ärendehanteringssystem. Du förväntas dokumentera och
uppdatera rutiner samt arbeta med att ta fram nya processbeskrivningar för enhetens ansvarsområden.

Tjänsten innebär att du arbetar på plats vid KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen i Stockholm. På campus finns skolan i ett flertal byggnader, vilket kräver ett flexibelt arbetssätt då arbetet utförs med fokus på att vara verksamhetsnära.
Från 1 januari 2023 har verksamhetsstödet på KTH samordnats till en och samma linjeorganisation, vilket betyder att ansvarsområden och arbetsuppgifter kan flyttas om internt i takt med att översynen pågår under förändringsprogrammet som drivs inom universitetet.

Kvalifikationer

• Du har lämplig gymnasieutbildning eller har studerat ett ämne som är relevant för området.
• Då du kommer att arbeta i en internationell miljö där merparten av de du servar inte kan svenska, är det av stor vikt att du kommunicerar mycket väl på både svenska och engelska i tal och skrift.
• Tidigare arbete med serviceyrke (reception, växel, frontdesk, kundtjänst)

Personliga egenskaper

• Du behöver vara serviceinriktad med en mycket god kommunikationsförmåga samt
  initiativtagande och självgående för att få arbetet genomfört i en fungerande vardag.
• Du är strukturerad och brinner för att bygga relationer med och mellan de olika delarna på KTH.
• Du har lätt för att anpassa dig till förändrade omständigheter, kan snabbt ändra ditt synsätt och ser möjligheter i förändringar.
• Vi arbetar i en föränderlig miljö med periodvis högt tempo där det är viktigt att vara stabil och lugn i sitt förhållningssätt

Meriterande

• Vana av att arbeta med webbaserade system, molnapplikationer och MS Office-program är meriterande då vi använder oss av flera olika system, för t.ex. ärendehantering, fakturaflöde, resebokningar, personalinformation etc.
• Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter är också meriterande, speciellt arbete i reception och
  erfarenhet av resebokningar samt hantering av SINK-ansökningar.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Bli en del av KTH

KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation. Som ett ledande internationellt tekniskt universitet spelar vi en aktiv roll i att driva och medverka i omställningen till ett hållbart samhälle. Här erbjuds du möjligheten att växa och utvecklas på en kreativ och dynamisk arbetsplats med goda arbetsvillkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund som universitet och statlig myndighet.

Om anställningen

Anställningen gäller tidsbegränsat enligt avtal, dock längst tom 2027-08-10, med tillträde
enligt överenskommelse.

Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning.

Tester kan komma att tillämpas i denna rekryteringsprocess.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.