Procurement Officer

OIO; Stockholms kommun, Danmark; Remote; SEK 424,000 - 580,000; Full time

Job summary

OIO söker en erfaren Inköpshandläggare för ett konsultuppdrag med samhällsviktig uppgift. Du fungerar som länk mellan verksamheten och den centrala inköpsfunktionen, strukturerar behov, sammanställer beslutsunderlag och bidrar till förbättringar i upphandlingsprocesser.

Du arbetar distans med möjlighet att arbeta från närmaste kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö eller Norrköping. Uppdraget innebär resor inom Sverige och initialt 6 månader med möjlighet till förlängning.

Qualifications

• Kravprofilen betonar inköpsadministration, upphandlingssamordning eller liknande arbete.
• Vana att driva arbetsuppgifter framåt och omsätta iakttagelser till förbättringar.
• Goda kunskaper i svenska, muntligt och skriftligt.

Responsibilities

• Samordna och bereda mellan verksamheten och inköpsfunktionen.
• Identifiera behov, sammanställa underlag och stödja upphandlingsfrågor.
• Följa upp avvikelser och bidra till standardisering inom inköpsområdet.
• Ta fram beslutsunderlag och stödja inför upphandling.
• Dokumentera och förbereda underlag inför anskaffningar.

Skills

Strukturerad arbetsstil

Kommunikativ

Samarbeta tvärfunktionellt

Självständigt driv

Analys av underlag

Dokumentation

Förbättringsarbete

Education

YH-utbildning inom inköp

Högskoleutbildning inom inköp/upphandling

Job description

Inköpshandläggare till samhällsviktig verksamhet

Vill du arbeta i en samordnande och kvalificerad roll där du får bidra till effektiva inköp och förbättrade arbetssätt? Nu söker vi en erfaren Inköpshandläggare till ett konsultuppdrag hos en etablerad organisation med ett viktigt samhällsuppdrag och verksamhet över hela Sverige. Här får du en central roll som länk mellan verksamheten och den centrala inköpsfunktionen. Uppdraget passar dig som är strukturerad, kommunikativ och van att snabbt sätta dig in i nya verksamheter, skapa ordning och driva förbättringar framåt.

Som Inköpshandläggare fungerar du som en samordnande och beredande funktion mellan verksamheten och kundens centrala inköpsfunktion. Du arbetar proaktivt med att identifiera inköps- och anskaffningsbehov, sammanställa underlag och stödja verksamheten i frågor som rör inköp och upphandling.

Rollen innebär många kontaktytor och passar dig som trivs med att skapa struktur, samordna information och driva uppgifter framåt. Du kommer även att bidra till förbättringar av inköpsprocesser, följa upp genomförda inköp och fungera som ett praktiskt stöd för verksamheten.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Identifiera och strukturera återkommande upphandlings- och anskaffningsbehov samt bidra till bättre framförhållning och samordning med inköpsfunktionen.
• Identifiera återkommande inköp utan avtal och analysera bakomliggande orsaker.
• Ta fram fakta- och beslutsunderlag inför uppdrag till inköpsfunktionen.
• Samla in, strukturera och sammanställa underlag från verksamheten.
• Stödja verksamheten i dialogen med inköpsfunktionen under upphandlingsprocessen.
• Säkerställa att relevanta krav och förutsättningar är hanterade inför inköp och upphandling, exempelvis inom arbetsrätt, säkerhet, dataskydd och miljö.
• Förtydliga instruktioner, sprida information och samla in erfarenheter från verksamheten för att återkoppla förbättringsbehov inför kommande upphandlingar och avtalsförvaltning.
• Följa upp avvikelser och återkommande inköp samt bidra till standardisering och administrativa förbättringar inom inköpsområdet.

Vem vi söker

Vi söker dig som har erfarenhet av inköpsadministration, upphandlingssamordning eller liknande arbete. Du är strukturerad, kommunikativ och van att samarbeta med flera olika funktioner. Du har förmåga att självständigt driva dina arbetsuppgifter framåt och omsätta iakttagelser till konkreta förbättringar.

För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla samtliga följande krav:

• YH-utbildning inom inköp eller upphandling, alternativt annan utbildning med inriktning mot inköp eller upphandling på högskolenivå.
• Minst ett års arbetslivserfarenhet som inköpshandläggare, inköpskoordinator, upphandlingssamordnare eller i en annan roll med motsvarande arbetsuppgifter.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska, både muntligt och skriftligt.
• Erfarenhet av kvalificerat inköpsstöd eller liknande.
• Erfarenhet av arbete i gränssnittet mellan verksamhet och central inköpsfunktion.
• Förmåga att analysera underlag, följa upp avvikelser och bidra till konkreta förbättringar.
• Erfarenhet av att stödja verksamheten med dokumentation och förberedelser inför anskaffning eller upphandling.
• God kommunikativ och samordnande förmåga.

Meriterande

• Erfarenhet från offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av avtalsuppföljning, avtalstrohet och inköp utan avtal.
• Erfarenhet av att ta fram stödmaterial och återkommande uppföljningar för verksamheten.
• Erfarenhet av att självständigt driva arbetsuppgifter, identifiera förbättringsbehov och genomföra lösningar.

Övriga krav

• Du behöver kunna uppge två referensuppdrag av liknande karaktär som har genomförts under de senaste fem åren.

Du kommer att arbeta hos en etablerad organisation med verksamhet över hela Sverige och ett viktigt samhällsuppdrag. Organisationen arbetar för att skapa säkra, effektiva och hållbara förutsättningar för en samhällsviktig verksamhet.

Verksamheten präglas av långsiktighet, professionalism och ett tydligt fokus på säkerhet, kvalitet och samhällsnytta. I rollen som Inköpshandläggare blir du en viktig länk mellan verksamheten och organisationens centrala inköpsfunktion.

Om anställningen

Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd som konsult av OIO.

• Uppdraget utförs främst på distans. Vid behov förväntas du kunna arbeta från närmaste kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö eller Norrköping.
• Resor inom Sverige kan förekomma i uppdraget.
• Uppdragslängd: Initialt 6 månader, med möjlighet till förlängning 6 + 6 månader. Maximalt 18 månader.
• Ersättning: Fast månadslön.

Vår passion är att hjälpa dig till rätt roll och arbetsplats. Vi är samtidigt medvetna om att du är kräsen och väljer med omsorg inför nästa karriärsteg, det skulle vi också göra. Därför arbetar vi dedikerat i rekryteringsprocessen för att lära känna dig och dina ambitioner. Vi tror nämligen att människor på rätt plats har större chans att nå sin fulla potential. Genom schyssta, okrångliga anställningsvillkor samt ett närvarande ledarskap arbetar vi därefter aktivt med ditt engagemang och din utveckling. På så vis strävar vi efter att bli en självklar karriärpartner för dig. We are as picky as you are.