Office Coordinator (vikariat)

Kleer; Stockholms kommun; On-site; SEK 350,000 - 480,000; Full time

Job summary

Kleer söker en serviceinriktad Office Coordinator som ser till att kontoren är välkomnande och välfungerande. Rollen omfattar administration, HR-support och praktisk koordination med många kontakter i hela organisationen.

Du arbetar nära teamen i Stockholm och hanterar rese- och mötesbokningar, inköp, accesskort, och uppgifter som gör medarbetares vardag enklare. Erfarenhet av Office Management och en prestigelös, serviceminded attityd krävs.

Qualifications

• Erfarenhet av Office Management, administration eller HR-support.
• Goda organisatoriska färdigheter och initiativförmåga.
• Gott bemötande och servicefokus.

Responsibilities

• Säkra att kontoren är trivsamma och välfungerande.
• Hantera kontorsservice, leverantörskontakter och inköp.
• Ta emot besökare och vara kontaktpunkt på kontoret.
• Koordinera aktiviteter, möten och interna initiativ.
• Stödja HR-processer som onboarding och offboarding.
• Koordinera rese- och hotellbokningar samt utrustning.

Skills

Office Management

Administration

HR support

Job description

Älskar du att få saker att fungera bakom kulisserna samtidigt som du skapar en fantastisk upplevelse för människorna omkring dig? Är du en person som gärna tar initiativ, gillar att ha många kontaktytor och trivs i en roll där ingen dag är den andra lik? Då kan det här vara rollen för dig!

Om oss

Kleer är ekonomi- och lönehantering för moderna SaaS- och konsultbolag. Vi kombinerar Sveriges mest automatiserade ekonomisystem med ett dedikerat ekonomiteam för att skapa finansiell kontroll i realtid och minimera administrationen för våra kunder.

Vi har utsetts till DI Gasell sju gånger och är idag cirka 200 medarbetare med kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö.

Hos oss möts du av en kultur som präglas av ansvar, nyfikenhet, prestigelöshet och glädje. Vi tror på att ha kul tillsammans, hjälpa varandra att växa och skapa en arbetsplats där människor trivs och utvecklas.

Om rollen

Som Office Coordinator är du hjärtat i vår interna service. Du ser till att våra kontor är inspirerande, välkomnande och fungerar smidigt för både medarbetare och besökare. Samtidigt är du en viktig stödfunktion inom administration, HR-relaterade processer och praktisk koordinering.

Det här är en bred roll med stor variation där du får kombinera service, struktur, problemlösning och relationsskapande. Du kommer att ha många kontaktytor i organisationen och bidra till att skapa en riktigt bra medarbetarupplevelse, från första arbetsdagen till sista.

Exempel på arbetsuppgifter

Office Management

• Säkerställa att våra kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö är trivsamma, välfungerande och välkomnande
• Ansvara för kontorsservice, leverantörskontakter, inköp och praktisk samordning
• Ta emot besökare och vara en naturlig kontaktpunkt på kontoret
• Planera och koordinera aktiviteter, event, AW:s, möten och andra interna initiati

Administration & Service

• Hantera löpande kontorsadministration och samordna praktiska frågor
• Stötta verksamheten i inköps- och fakturarelaterade processer
• Koordinera rese- och hotellbokningar samt andra arrangemang
• Vara en serviceinriktad problemlösare i vardagen

HR & Medarbetarstöd

• Koordinera klassrumsutbildning, onboarding och offboarding för medarbetare
• Administrera passerkort, telefonabonnemang och annan personaladministration
• Stötta i HR-relaterade processer och initiativ
• Bidra till en positiv medarbetarupplevelse genom hela medarbetarresan

IT & Interna System

• Samordna hantering av datorer, mobiltelefoner och annan utrustning
• Administrera behörigheter, licenser och olika systemrelaterade ärenden
• Vara länken mellan verksamheten och externa IT-partners

Vem är du?

Vi tror att du har erfarenhet från en roll inom Office Management, administration, HR-support eller liknande. Men framför allt tror vi att du är en person som gillar att få saker att hända och som får energi av att hjälpa andra.

För att trivas hos oss tror vi att du:

• Är strukturerad, självgående och gillar att ta ansvar
• Har ett starkt servicefokus och tycker om att skapa positiva upplevelser
• Trivs i en roll med många kontaktytor och varierande arbetsuppgifter
• Är lösningsorienterad, prestigelös och ser möjligheter där andra ser problem
• Är nyfiken och har lätt för att sätta dig in i nya system och arbetssätt

Varför Kleer?

Hos oss får du en central och betydelsefull roll där du verkligen gör skillnad i människors vardag. Du blir en del av ett engagerat team med hög energi, stort driv och en stark gemenskap. Här finns korta beslutsvägar, mycket skratt och stora möjligheter att påverka.

Kort sagt: om du gillar att skapa ordning, sprida positiv energi och vara den som får både människor och kontor att fungera som allra bäst, då tror vi att du kommer att trivas hos oss.

Välkommen med din ansökan. Vi ser fram emot att lära känna dig!

• Tillträde:November 2026
• Arbetsplats:Fleminggatan 14, Stockholm (5 dagar i veckan på kontoret)
• Omfattning:Heltid
• Anställningsform:Föräldravikariat, minst 1 år

Vi genomför bakgrundskontroller i slutskedet av våra rekryteringsprocesser.

Kleer är ekonomi- och lönehantering för moderna SaaS- och konsultbolag. Vi kombinerar Sveriges mest automatiserade ekonomisystem med ett dedikerat ekonomiteam. Resultatet: finansiell kontroll i realtid, minimal administration och en ekonomi som driver affären – inte bara rapporterar om den.

Vi har utsetts till DI Gasell sju gånger och är stolta över vår värderingsstyrda kultur som bygger på ansvar, glädje, nyfikenhet och prestigelöshet. Idag är vi cirka 200 medarbetare med kontor i centrala Stockholm, Göteborg och Malmö.