Kvalificerad handläggare

Högalids församling; Stockholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 520,000; Full time

Job summary

Högalids församling på Södermalm i Stockholm söker en kvalificerad handläggare med bred och verksamhetsnära roll. En stor del av tjänsten fokuserar på begravningsverksamheten med kolumbarium samt omfattande administration, utredning, analys, verksamhetsutveckling och systemstöd.

Du arbetar självständigt med dokumentation, uppföljning och prioritering av ärenden och samarbetar nära administrativ chef, kyrkoherde och kollegor.

Qualifications

• Kvalificerad handläggning inom begravningsverksamheten och kolumbarium.
• Mycket god analytisk förmåga och förmåga att utreda och sammanställa faktaunderlag.
• Du behärskar nya system och har hög digital kompetens.

Responsibilities

• Löpande handläggning för kolumbariet inklusive administration och uppföljning.
• Utreda och analysera demografiska, ekonomiska och verksamhetsmässiga förutsättningar.
• Ta fram statistik, analyser och beslutsunderlag till kyrkoherde och ledning.
• Bidra till planering, uppföljning och utvärdering av verksamhet och administrativa processer.
• Driva och delta i utveckling av administrativa processer och arbetssätt.
• Arbeta med IT-samordning, systemstöd och digitala arbetssätt, inklusive AI.
• Samordna GDPR-arbetet och informationshantering.
• HR-, löne- och personaladministration; arbetet i HR-plus 8 och Medvind.
• Vara mötessekreterare vid kyrkoråd och kyrkofullmäktige.
• Delta i verksamhetsövergripande projekt, inklusive Svenska kyrkans kyrkoval.

Skills

Analytiskt tänkande

Svenska i tal & skrift

Digital kompetens

Självstyrning

Education

180 hp akademisk examen inom offentlig förvaltning/HR/ekonomi

Tools

HR-plus 8

Medvind

Job description

Högalids församling ligger på Södermalm i Stockholm och har cirka 24 medarbetare. Vi bedriver verksamhet inom gudstjänst, musik, diakoni, barn och familj samt begravningsverksamhet.

Förvaltningen är ett mindre team som arbetar nära kyrkoherde, ledning och övrig verksamhet. Här finns korta beslutsvägar och möjlighet att påverka administrativa processer, system och arbetssätt.

Vi söker en kvalificerad handläggare till en bred och verksamhetsnära roll. En stor del av tjänsten är handläggning inom begravningsverksamheten med fokus på församlingens kolumbarium. Rollen innehåller omfattande löpande administration samt utredning, analys, verksamhetsutveckling och systemstöd.

Handläggningen för kolumbariet är ett av dina arbetsområden och utgör en stor del av det dagliga arbetet. Du behöver trivas med att självständigt hantera ärenden, dokumentera, följa upp och utföra återkommande administrativa uppgifter med noggrannhet och kontinuitet.

Du arbetar även med frågor inom andra delar av förvaltningen. Du får egna ansvarsområden och arbetar nära administrativ chef, kyrkoherde och kollegor. Rollen kräver både självständighet och samarbete. Under perioder tar det administrativa arbetet mycket tid, och du behöver kunna prioritera den dagliga ärendehanteringen utifrån verksamhetens behov.

• arbeta med löpande handläggning för kolumbariet, inklusive administration, dokumentation och uppföljning, samt utveckla rutiner och arbetssätt
• utreda och analysera demografiska, ekonomiska och verksamhetsmässiga förutsättningar
• ta fram statistik, analyser och beslutsunderlag till kyrkoherde, ledning och kyrkoråd
• bidra till planering, uppföljning och utvärdering av verksamhet och administrativa processer
• självständigt driva och delta i utveckling av administrativa processer och arbetssätt
• arbeta med IT-samordning, systemstöd och digitala arbetssätt, inklusive AI
• samordna GDPR-arbetet och arbeta med informationshantering, behörigheter, registratur och diarieföring
• arbeta med HR-, löne- och personaladministration, bland annat i HR-plus 8 och Medvind
• vara andra mötessekreterare vid kyrkoråd och kyrkofullmäktige
• delta i verksamhetsövergripande projekt, däribland Svenska kyrkans kyrkoval.

Vi hjälps även åt med gemensamma administrativa uppgifter såsom funktionsbrevlådor, telefon, besökare och lokalbokningar.

Vem söker vi

Vi söker dig som trivs med att ta ansvar, skapa struktur och få saker genomförda. Du uppskattar kvalificerad handläggning och omfattande löpande administration och ser värdet i att det dagliga arbetet fungerar väl.

Du sätter dig snabbt in i nya frågor, analyserar information och omsätter dina slutsatser i praktiska lösningar. Du kan skilja det viktigaste från detaljerna, prioritera mellan parallella frågor och driva arbetet till avslut. Du arbetar noggrant och håller hög kvalitet även i återkommande uppgifter.

Du vill förstå nya system, processer och verksamhetsområden för att arbetet ska bli rätt och effektivt utfört. Du värdesätter fungerande rutiner och tar initiativ till förbättringar när något kan göras bättre.

Du behöver inte vara specialist inom alla områden från början. Vi lägger större vikt vid din förmåga att lära dig snabbt, ta ansvar och använda nya kunskaper än vid erfarenhet av våra specifika system. Du är strukturerad och självgående samt tydlig och prestigelös i samarbetet med andra. Du lyssnar på kollegors kunskap och bidrar till att gemensamma uppgifter blir lösta.

Vi förutsätter att du delar Svenska kyrkans grundläggande värderingar och bemöter människor med öppenhet och respekt. Medlemskap i Svenska kyrkan är inget krav för tjänsten.

Vi söker dig som har

• akademisk examen om minst 180 hp inom exempelvis offentlig förvaltning, statsvetenskap, beteendevetenskap, personalvetenskap/HR, ekonomi, systemvetenskap/informatik, juridik eller annat relevant område
• mycket god analytisk förmåga och förmåga att sätta dig in i komplexa frågeställningar
• förmåga att självständigt utreda, strukturera och bearbeta information
• förmåga att självständigt planera, driva och slutföra arbetsuppgifter
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift
• mycket god digital kompetens och förmåga att snabbt sätta dig in i nya system

Det är meriterande om du har erfarenhet av

• kvalificerad handläggning, utredning eller analys
• verksamhets-, process- eller systemutveckling
• HR-, löne- eller schemaläggningssystem
• Svenska kyrkans organisation och beslutsprocesser

Tidigare erfarenhet från Svenska kyrkan är meriterande men inget krav.

Hos oss får du en bred roll med egna ansvarsområden, nära ledning och verksamhet. Du bygger kompetens inom handläggning, kvalificerad förvaltning, utredning och verksamhetsutveckling och får arbeta med frågor från analys till genomförande och uppföljning.

Du får möjlighet att förbättra processer och digitala lösningar samt påverka innehållet i din roll i takt med att verksamhetens behov och din kompetens utvecklas. Vi är en mindre organisation där initiativ och förmågan att omsätta idéer till resultat gör konkret skillnad.

Anställningen

Tjänsten är en kollektivavtalad visstidsanställning, K-AVA, på tre år med möjlighet till tillsvidareanställning. Placering är Högalids församling på Södermalm i Stockholm.

Kvalifikationer

Meriterande

• Servicehandläggare - ingen arbetslivserfarenhet krävs

• Eftergymnasial utbildning två år eller längre inom Samhälls- och beteendevetenskap

Övrig information

Lönetyp: Fast månads- vecko- eller timlön