Kommunvägledare/samordnare

Vara Kommun; Vara kommun; On-site; SEK 360,000 - 480,000; Full time

Benefits offered by this job

Friskvårdsbidrag

Medlemskap i Fritidsföreningen

Rabatter på evenemang

Job summary

Vara kommun söker en kommunvägledare/samordnare till kontaktcenter som ansvarar för daglig drift, samordning och utveckling av enheten. Rollen kräver ledarskap, bemanningsplanering och utveckling av medborgarservice över kommunens verksamheter.

Du kommer att samarbeta med verksamheterna, stödja kollegor och samordna utbildningar samt införandet av nya uppgifter i kontaktcenter. Tidigare erfarenhet från offentlig sektor ses som meriterande och en månadslön tillämpas.

Qualifications

• Har eftergymnasial utbildning inom ekonomi, samhällsvetenskap, IT eller annan teoretisk inriktning.
• Har arbetslivserfarenhet av arbete med kundkontakter/medborgarkontakter och kommunikation.
• Förstår värdet av god kommunikation och har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
• Har vana av arbete i olika IT-relaterade system.
• Har erfarenhet av teamarbete och en mycket god förmåga att samarbeta och bygga relationer.
• Har förmåga att arbeta strukturerat och med tydlighet.
• Kan agera lugnt och samlat även i stressiga situationer.
• Har arbetat med och är intresserad av grupp- och verksamhetsutveckling.
• Har ett gott bemötande, naturlig serviceanda och ett flexibelt och lösningsfokuserat förhållningssätt.

Responsibilities

• Leda, fördela och följa upp arbetsuppgifter i kontaktcenter.
• Coacha och stötta övriga kommunvägledare i deras arbete.
• Dagligen hantera ärenden som rör bemanning och den dagliga driften.
• Arbeta med schemaläggning, planering vid frånvaro och kontakt med vikarier.
• Med hjälp av statistik, analys och dagliga insikter följa upp arbetet i kontaktcenter.
• Utveckla arbetet med medborgarservice och kontaktcentrets uppdrag.
• Planera och genomföra utbildningsinsatser för kommunvägledarna.
• Samordna införandet av nya och förändrade uppgifter i kontaktcenter.

Skills

kundkontakter

medborgarkontakter

kommunikation

IT-system

teamarbete

samarbete

struktur

tydlighet

stresshantering

utveckling av medborgarservice

Education

Eftergymnasial utbildning inom ekonomi/samhällsvetenskap/IT

Job description

Då vår nuvarande samordnare går vidare till nytt uppdrag söker vi nu en ny kollega till vårt kontaktcenter.

Din roll

Som kommunvägledare/samordnare ansvarar du för den dagliga driften i kontaktcenter, samordning och utveckling.

Det innebär bland annat att:

• leda, fördela och följa upp arbetsuppgifter.
• coacha och stötta övriga kommunvägledare i deras arbete.
• dagligen hantera ärenden som rör bemanning och hur det påverkar den dagliga driften.
• arbeta med schemaläggning, planering vid frånvaro och kontakt med vikarier.
• med hjälp av statistik, analys och dagliga insikter följa upp arbetet i kontaktcenter och stämma av med kommunens verksamheter.
• utveckla arbetet med medborgarservice och kontaktcenters uppdrag i de olika verksamheterna.
• planera och genomföra utbildningsinsatser för såväl kommunvägledarna som för kommunens verksamheter.
• samordna införandet av nya och förändrade uppgifter i kontaktcenter.

En viss del av ditt uppdrag innebär även att tillsammans med övriga kommunvägledare besvara frågor som kommer in till kommunen via telefon, e-tjänster och mejl. Du tar emot besökare till kommunhusets reception och hjälper dem med deras ärenden samt arbetar med support av kommunens självservicetjänster. Du kommer även hantera en mängd information i våra olika verksamhetssystem samt utföra viss handläggning inom olika områden. Allt arbete i kontaktcenter sker i nära samarbete med verksamheterna och övriga kommunvägledare.

Tjänsten innefattar inte något personalansvar då detta ansvar ligger hos enhetschefen på Kommunikationsenheten där kontaktcenter ingår.

Din kunskap och erfarenhet

Vi söker dig som:

• har eftergymnasial utbildning inom ekonomi, samhällsvetenskap, IT eller annan teoretisk inriktning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• har arbetslivserfarenhet av arbete med kundkontakter/medborgarkontakter och kommunikation.
• förstår värdet av god kommunikation och har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska.
• har vana av arbete i olika IT-relaterade system.
• har erfarenhet av teamarbete och en mycket god förmåga att samarbeta och bygga relationer.
• har förmåga att arbeta strukturerat och med tydlighet.
• kan agera lugnt och samlat även i stressiga situationer.
• har arbetat med och är intresserad av grupp- och verksamhetsutveckling.
• har ett gott bemötande, naturlig serviceanda och ett flexibelt och lösningsfokuserat förhållningssätt.

Det är meriterande om du har viss erfarenhet av arbetsledning och beslutsfattande. Har du arbetat i en offentlig organisation ser vi även det som meriterande.

Vi vill att du i ditt personliga brev anger vad god kundservice innebär för dig och vad ditt främsta bidrag skulle vara i din nya roll.

Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet. Olika former av tester kan bli aktuellt vid rekryteringen. Även provanställning kan komma att tillämpas.

Har du frågor kring lön, kontakta rekryterande chef.

Kontaktcentret är en gemensam servicefunktion som arbetar på uppdrag av samtliga kommunens sektorer och bostadsbolaget Vara Bostäder. Här arbetar fem kommunvägledare varav en har samordnaransvar. Vårt mål är "en väg in" till kommunen och tillsammans med verksamheterna arbetar vi för att förbättra tillgängligheten, höja kvalitén på kommunens tjänster och ge bästa tänkbara service och bemötande till boende, besökare och företagare.

På sikt är målet att kunna svara på 60-70% av alla de frågor som inkommer via telefon, e-post och besök. Tidigare i år fick Vara kommuns kontaktcenter bäst resultat av alla deltagande kommuner avseende enkelhet och bemötande i den årliga servicemätningen som genomförs av företaget Brilliant.

Kontaktcenter är placerat på kommunikationsenheten tillsammans med funktionerna kommunikation och digitalisering.

Mer information om din framtida arbetsplats och Vara kommun kan du läsa på www.vara.se

Hos oss i Vara kommun får du engagerade kollegor och chefer, utbildningar och utvecklingsmöjligheter men också förmån i form av friskvårdsbidrag om du är månadsanställd.

Alla anställda är också medlemmar i vår Fritidsföreningen som bland annat ordnar motionsaktiviteter och andra fritids- och kulturverksamheter, du får bland annat rabatt på vissa evenemang på Vara konserthus.

I Vara kommun gör vi varandra bra och det är tillsammans med vår etiska kompass som vi når våra gemensamma mål!

Undrar du vad som finns att göra och se när du inte jobbar hos oss på Vara kommun? Gå in påwww.livetiskaraborg.se och upptäck alla Skaraborgs möjligheter!

Om du av något skäl inte kan ansöka digitalt (på grund av exempelvis skyddade personuppgifter), vänligen ta kontakt med annonsens kontaktperson för alternativ sökväg. I princip alla dokument som skickas in till kommunen blir allmän handling.

Anställningsform Tillsvidareanställning

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer

Facklig företrädare

• Facklig företrädare, via kommunens växel, 0512-31000