IT- och servicekoordinator till Stockholms Stadsmission

Stockholms Stadsmission; Stockholms kommun; Presencial; SEK 420.000 - 560.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Stockholms Stadsmission söker en IT- och servicekoordinator som stärker vår interna service. Du hanterar ärendehantering i Freshdesk och samordnar mellan kollegor, leverantörer och IT-chefen för att säkerställa bra återkoppling och tydliga arbetsflöden.

Vi erbjuder en roll där du driver förbättringar, skapar nya rutiner och omsätter behov till konkreta åtgärder som gör skillnad i medarbetarnas vardag. Tjänsten är placerad på Kungsholmen, med tillsvidareanställning och fokus på kontinuerlig

Formación

• Erfarenhet av service eller support samt administration eller samordning.
• Självständigt hantera och följa upp flera ärenden samtidigt.
• Goda svenska skriftliga färdigheter samt god engelska i dokumentation.

Responsabilidades

• Ta emot och förtydliga frågor, beställningar och behov, hjälpa användare och se till att ärenden får rätt ansvarig.
• Följa upp pågående ärenden, återkoppla till användare och samordna överlämningar mellan kollegor och leverantörer.
• Förvalta Freshdesk och utveckla rutiner för prioritering, eskalering och uppföljning.

Conocimientos

Service/Support

Digital vana

Skriftlig svenska

Engelska skriftlig

Freshdesk

Herramientas

Freshdesk

Ärendehanteringssystem

Descripción del empleo

IT- och servicekoordinator till Stockholms Stadsmission

Varaktighet:

Anställningsform:

Tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning

Sista ansökningsdag: 18 nov. (om 8 dagar)

IT- och servicekoordinator till Stockholms Stadsmission

Vill du göra det enklare för kollegor att få hjälp och se till att frågor tas om hand hela vägen? Hos oss får du vara med och bygga upp en tydlig och tillgänglig intern service, med ordning i ärenden, bra återkoppling och fungerande samarbete mellan verksamheter och leverantörer.

IT & Digitalisering befinner sig i en förändrings- och uppbyggnadsfas där vi stärker vår interna förmåga. Du blir en del av ett mindre team i en relativt stor organisation med många olika verksamheter och behov. Du arbetar nära IT-chefen och har löpande kontakt med medarbetare, interna funktioner och externa leverantörer.

Här får du möjlighet att påverka både våra arbetssätt och rollens utveckling. Din drivkraft, dina idéer och ditt eget initiativ är centrala i uppdraget. Du ser behov, föreslår lösningar och omsätter dem i konkreta förbättringar som gör skillnad i medarbetarnas vardag.

Du är systemförvaltare för Freshdesk, vårt nyligen införda ärendehanteringssystem, och har processansvar för gemensamma arbetssätt för ärendehantering. Med Freshdesk som utgångspunkt hjälper du även andra delar av organisationen att bygga upp sin service. Du ger själv användarstöd och samordnar mindre, avgränsade initiativ inom beslutade ramar.

Det här kommer du att arbeta med

• Ta emot och förtydliga frågor, beställningar och behov, hjälpa användare och se till att ärenden får rätt ansvarig.
• Följa upp pågående ärenden, återkoppla till användare och samordna överlämningar mellan kollegor och leverantörer.
• Förvalta Freshdesk, exempelvis köer, formulär, kategorier, mallar, behörigheter och kunskapsartiklar.
• Utveckla rutiner för prioritering, eskalering, avslut och uppföljning samt stötta andra funktioner i att använda dem.
• Skapa ett tydligt flöde för idéer och förbättringsförslag, från inkommet behov till beslut, åtgärd och återkoppling.
• Samordna mindre beställningar och förändringar mellan leverantörer och verksamheter och följa upp att överenskomna åtgärder blir klara.
• Ta initiativ till, etablera och hålla ihop ett återkommande forum för organisationens IT-ombud. Skapa en nära dialog mellan IT och verksamheterna, fånga upp behov, dela kunskap och följa upp gemensamma frågor och förbättringar.

Vem vi söker

Du har dokumenterad erfarenhet av service eller support i kombination med administration eller samordning. Erfarenheten ska innefatta att du självständigt har hanterat inkommande frågor eller ärenden, dokumenterat information, följt upp aktiviteter och samordnat frågor till avslut.

Du har

• erfarenhet av att självständigt hantera och följa upp flera parallella ärenden
• erfarenhet av att skapa eller förbättra rutiner, processer, instruktioner eller andra arbetssätt
• mycket god digital vana och erfarenhet av att arbeta i flera digitala system
• mycket god förmåga att uttrycka dig tydligt i tal och skrift på svenska
• förmåga att använda engelska i skriftlig dokumentation och i kontakter med leverantörer
• erfarenhet av Freshdesk eller annat ärendehanteringssystem.

Det är meriterande om du har erfarenhet av ett eller flera av följande områden:

• systemförvaltning eller systemadministration
• utveckling av service- eller supportprocesser
• framtagande av rutiner, instruktioner och mallar
• samordning och uppföljning av externa leverantörer.

Personliga egenskaper

• Du är initiativtagande och omsätter behov och idéer i praktiska lösningar.
• Du arbetar strukturerat och kan hålla ihop flera parallella frågor från start till avslut.
• Du är lösningsorienterad och undersöker orsaker till problem för att förebygga att de återkommer.
• Du är lyhörd och serviceinriktad samt anpassar din kommunikation efter olika behov och tekniska förkunskaper.
• Du skapar förtroende genom tydlighet, återkoppling och ett professionellt bemötande.
• Du är nyfiken, utvecklingsorienterad och trivs i en miljö där arbetssätt och processer fortfarande formas.
• Du samarbetar väl med andra och tar samtidigt ett självständigt ansvar för att driva arbetet framåt.

Du arbetar nära kollegor och IT-chefen, med gemensamma prioriteringar och möjlighet att påverka hur vi utvecklar vår interna service. Rollen formas över tid utifrån organisationens behov och den kompetens och de initiativ du bidrar med.

En del av ditt uppdrag blir att etablera och hålla ihop ett återkommande forum för organisationens IT-ombud. Genom forumet skapar du en nära dialog mellan IT och verksamheterna, fångar upp behov, delar kunskap och följer upp gemensamma frågor och förbättringar.

Tjänsten är placerad på vårt kommande huvudkontor på Kungsholmen och är en tillsvidareanställning på 100% med inledande provanställning. Tillträde enligt överenskommelse.

Övrig information

Lönetyp: Fast månads- vecko- eller timlön

Sista ansökningsdag: 18 nov. (om 8 dagar)