Inköpsadministratör till Svenska Bostäder

Stockholms stad; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Benefits offered by this job

Massage på arbetstid

Hälsoundersökningar

Friskvårdsbidrag

Generöst semestertillägg

Egen idrotts- och konstförening

Job summary

Stockholms stad söker en inköpsadministratör som stödjer upphandlingsprocessen och avtalshanteringen. Rollens fokus är administrativt arbete inom inköp, databashantering och processförbättringar.

Du placeras i Stockholms stads inköpsenhet och erbjuds möjligheter till kompetensutveckling, digitala arbetsverktyg, samt flexibla och distansbara arbetssätt inom en stor offentlig organisation.

Qualifications

• Relevanta utbildningar inom logistik, administration eller ekonomi.
• Erfarenhet av administrativ roll inom inköp.
• Erfarenhet av upphandlings- och inköpssystem.
• Erfarenhet av tolka och tillämpa avtal.

Responsibilities

• Förvaltning och hantering av upphandlings- och inköpssystem.
• Uppdatering av data och kategorisering i spendanalysverktyg.
• Avtalsvård och dokumentation i upphandlingssystem.
• Stöd till intern planering och sammanställning av upphandlingsplan.
• Möttesamordning och fakturaadministration.

Skills

Administration

Inköp

Upphandling

Avtalshantering

Skriftlig kommunikation

Education

Relevant utbildning inom logistik eller ekonomi

Tools

Upphandlingssystem

Inköpsanalysverktyg

Diarieföringssystem

Job description

En utvecklande arbetsplats eller en trygg arbetsgivare med härliga kollegor? Hos oss behöver du inte välja.

Du kanske tror att en kommunal hyresvärd mest jobbar med att hyra ut lägenheter. Det är en viktig del av vad vi gör, men vi är också med och driver på utvecklingen mot ett hållbart Stockholm där alla Stockholmare har en plats.

Välkommen till oss

Svenska Bostäders inköpsenhet utvecklar tillsammans bolagens inköpsprocesser genom ständiga förbättringar samt ansvarar för en årlig inköpsvolym om ca 2,3 miljarder kronor. Här arbetar du tillsammans med engagerade, prestigelösa och hjälpsamma kollegor. Tillsammans med oss får du möjlighet att vara med och påverka morgondagens Stockholm samtidigt som du bygger din karriär och har roligt på jobbet.

Vår värdegrund ger oss en gemensam bild av vilka vi är och hur vi vill vara mot varandra. Vi utgår från fyra grundpelare: Vi värnar demokratiska principer, vi arbetar för och med stockholmarnas, vi är samhällsbyggare och vi arbetar tillsammans.

Vi erbjuder dig

Du får ett stort eget ansvar och blir en viktig person på bolaget. Svenska Bostäder erbjuder kontinuerlig kompetensutveckling, goda anställningsvillkor och för rätt person finns det bra utvecklingsmöjligheter. Vi vill att alla medarbetare ska må bra och därför satsar vi på hälsofrämjande insatser och förmåner, såsom t.ex. massage på arbetstid, hälsoundersökningar, egen idrotts- och konstförening, friskvårdsbidrag och generöst semestertillägg.

Din placeringsort är på Vällingbykontoret, men givetvis tillämpar vi flexibla och digitala arbetssätt och vi har flera kontor i Stockholm. Vi tillämpar möjlighet till distansarbete i ett företag som är utsedd till en av Sveriges bästa arbetsplatser.

Din roll

Vi genomför en förändring av vår inköpsorganisation i syfte att få ett förstärkt affärsfokus. Den nya organisationen, med denna och fler nya tjänster, kommer att träda i kraft den 1 september 2026.

Som inköpsadministratör agerar du som ett administrativt stöd till de strategiska inköparna, inköpschefen och Svenska Bostäders organisation när det gäller upphandlingar och inköp.

• förvaltning, hantering och att ansvara för inköps- och upphandlingssystem samt eventuella övriga system såsom inköpsanalysverktyg,
• uppdatering data och kategorisering i spendanalyssystem,
• avtalsvård, avtalsändringar, strukturering av dokumentation i upphandlingssystem samt uppdateringar i de olika systemen,
• stöd till intern planering, t.ex. sammanställning för upphandlingsplan,
• ansvara för funktionsbrevlåda: att besvara, fördela samt diarieföra,
• redaktör: vara kontaktperson för enhetens sidor på intranät, uppdatering av sidorna samt hantering av dokument,
• handläggning av ”begäran om allmän handling”, sekretessbedömning, sekretessbeläggning, utlämnande samt diarieföring,
• fakturaadministration för enheten,
• mötessamordning.

Centralt för rollen är att värna om dina kollegor inom enheten och i bolaget, samt att genomföra uppdraget med hyresgästerna i åtanke. Vi är vänliga och omtänksamma mot varandra, vi hjälper och stöttar varandra, och vi delar med av oss våra kunskaper och utvecklas tillsammans. Tillsammans med enheten strävar du efter att förbättra och förenkla arbetssätt och att skapa värde för medarbetare och hyresgäster.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som;

• har en relevant utbildning för tjänsten, exempelvis eftergymnasial utbildning inom logistik, administration eller ekonomi, alternativt motsvarande kunskaper som bedöms likvärdiga,
• erfarenhet av administrativ roll inom inköp,
• erfarenhet av att använda upphandlings-, inköps- och inköpsanalyssystem,
• erfarenhet av att tillgodogöra sig skriftlig information, samt tolka och tillämpa avtal.

Det är meriterande om du har:

• utbildning inom inköp eller offentlig upphandling,
• erfarenhet av diarieföringssystem,
• kunskap i offentlig upphandling och LOU,
• kunskap och erfarenhet av offentlighetsprincipen.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen behöver du som person vara strukturerad, ordningsam samt lösningsorienterad. Du är kommunikativ och strävar alltid efter att ha goda samarbeten.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten.

Rekryteringsprocessen kommer bestå av intervjuer, referenstagning samt arbetspsykologiska tester som ett komplement i helhetsbedömningen. Vi strävar efter en fördomsfri, jämförbar och objektiv rekryteringsprocess. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Över 60 000 stockholmare har sina liv, hem och drömmar hos oss. Vi vill att våra hyresgäster ska trivas och vilja bo hos oss. Genom att ta hyresgästernas intressen på allvar arbetar vi tillsammans för att bygga, utveckla och förvalta hållbara boenden. Det är inte bara hyresgästen som är viktig utan för oss är det avgörande att även våra medarbetare trivs hos oss och därför erbjuder vi generösa förmåner med bland annat korta fredagar. Vi har även flexibla och digitala arbetssätt och har flera kontor i Stockholm. Fler av våra förmåner hittar du här.