Inköpsadministratör till Svenska Bostäder

AB Svenska Bostäder; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 360,000 - 540,000; Full time

Job summary

AB Svenska Bostäder söker en inköpsadministratör som fungerar som ett administrativt stöd till strategiska inköpare och inköpschef. Rollen innebär hantering av upphandlingssystem, datauppdateringar och stöd till planering samt diarieföring och redaktörsarbete för intranätet.

Du bör ha utbildning inom logistik/administration/ekonomi och erfarenhet av upphandling samt avtalshantering. Våra flexibla arbetsmodeller omfattar distansarbete och kontor i Stockholm.

Qualifications

• Relevant utbildning inom logistik, administration eller ekonomi.
• Erfarenhet av administrativ roll inom inköp.
• Erfarenhet av upphandlings-, inköps- och inköpsanalyssystem.
• Förmåga att tolka avtal i skrift.

Responsibilities

• Agera administrativt stöd till inköpsenheten och upphandlingsprocesser.
• Hantera inköps- och upphandlingssystem samt relaterade verktyg.
• Uppdatera data och dokumentation i spendanalyssystem.
• Vara redaktör för intranätets sidor och dokumenthantering.
• Fakturaadministration och möteskoordinering.

Skills

Administrativ erfarenhet

Kommunikation

Struktur och ordning

Skriftlig tolkning av avtal

Education

Relevant utbildning inom logistik/administration/ekonomi

Tools

Upphandlingssystem

Inköpssystem

Diarieföringssystem

Job description

Välkommen till oss

Svenska Bostäders inköpsenhet utvecklar tillsammans bolagens inköpsprocesser genom ständiga förbättringar samt ansvarar för en årlig inköpsvolym om ca 2,3 miljarder kronor. Här arbetar du tillsammans med engagerade, prestigelösa och hjälpsamma kollegor. Tillsammans med oss får du möjlighet att vara med och påverka morgondagens Stockholm samtidigt som du bygger din karriär och har roligt på jobbet.

Vår värdegrund ger oss en gemensam bild av vilka vi är och hur vi vill vara mot varandra. Vi utgår från fyra grundpelare: Vi värnar demokratiska principer, vi arbetar för och med stockholmarna, vi är samhällsbyggare och vi arbetar tillsammans.

Du får ett stort eget ansvar och blir en viktig person på bolaget. Svenska Bostäder erbjuder kontinuerlig kompetensutveckling, goda anställningsvillkor och för rätt person finns det bra utvecklingsmöjligheter. Vi vill att alla medarbetare ska må bra och därför satsar vi på hälsofrämjande insatser och förmåner, såsom massage på arbetstid, hälsoundersökningar, egen idrotts- och konstförening, friskvårdsbidrag och generöst semestertillägg.

Din placeringsort är på Vällingbykontoret, men givetvis tillämpar vi flexibla och digitala arbetssätt och vi har flera kontor i Stockholm. Vi tillämpar möjlighet till distansarbete i ett företag som är utsedd till en av Sveriges bästa arbetsplatser.

Vi genomför en förändring av vår inköpsorganisation i syfte att få ett förstärkt affärsfokus. Den nya organisationen, med denna och fler nya tjänster, kommer att träda i kraft den 1 september 2026.

Som inköpsadministratör agerar du som ett administrativt stöd till de strategiska inköparna, inköpschefen och Svenska Bostäders organisation när det gäller upphandlingar och inköp.

• förvaltning, hantering och att ansvara för inköps- och upphandlingssystem samt eventuella övriga system såsom inköpsanalysverktyg,
• uppdatering data och kategorisering i spendanalyssystem,
• avtalsvård, avtalsändringar, strukturering av dokumentation i upphandlingssystem samt uppdateringar i de olika systemen,
• stöd till intern planering, t.ex. sammanställning för upphandlingsplan,
• ansvara för funktionsbrevlåda: att besvara, fördela samt diarieföra,
• redaktör: vara kontaktperson för enhetens sidor på intranät, uppdatering av sidorna samt hantering av dokument,
• handläggning av ”begäran om allmän handling”, sekretessbedömning, sekretessbeläggning, utlämnande samt diarieföring,
• fakturaadministration för enheten,
• mötessamordning.

Centralt för rollen är att värna om dina kollegor inom enheten och i bolaget, samt att genomföra uppdraget med hyresgästerna i åtanke. Vi är vänliga och omtänksamma mot varandra, vi hjälper och stöttar varandra, och vi delar med av oss våra kunskaper och utvecklas tillsammans. Tillsammans med enheten strävar du efter att förbättra och förenkla arbetssätt och att skapa värde för medarbetare och hyresgäster.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som;

• har en relevant utbildning för tjänsten, exempelvis eftergymnasial utbildning inom logistik, administration eller ekonomi, alternativt motsvarande kunskaper som bedöms likvärdiga,
• erfarenhet av administrativ roll inom inköp,
• erfarenhet av att använda upphandlings-, inköps- och inköpsanalyssystem,
• erfarenhet av att tillgodogöra sig skriftlig information, samt tolka och tillämpa avtal.

Det är meriterande om du har:

• utbildning inom inköp eller offentlig upphandling,
• erfarenhet av diarieföringssystem,
• kunskap i offentlig upphandling och LOU,
• kunskap och erfarenhet av offentlighetsprincipen.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen behöver du som person vara strukturerad, ordningsam samt lösningsorienterad. Du är kommunikativ och strävar alltid efter att ha goda samarbeten.