Systemförvaltare

Lunds Universitet; Lunds kommun; On-site; SEK 700,000 - 860,000; Full time

Benefits offered by this job

Generösa förmåner

Generös semester

Tjänstepension

Job summary

Lunds universitet söker en systemförvaltare som kan leda och utveckla förvaltningen av W3D3 och HR-verktyg. Du delar din tid mellan Juridik och dokumenthantering samt HR och arbetar nära systemägare och leverantörer.

Du bidrar med kravställning, riskbedömning och kontinuitetsplanering samt följer upp avtal och serviceleveler. Långsiktigt stödjer du regelverk, arkivering och dataskydd i en förvaltningsorganisation.

Qualifications

• Krav på högre utbildning inom ett relevant område.
• Aktuell erfarenhet av kvalificerad systemförvaltning i en komplex organisation.
• Erfarenhet av att införa nya system eller molntjänster och av att verka i en förvaltningsorganisation.
• Erfarenhet av att självständigt planera, samordna och följa upp systemförvaltning eller projekt.
• Erfarenhet av leverantörsdialog, avtalsuppföljning och kravställning.
• Erfarenhet av upphandling eller av att ta fram underlag och krav inför upphandling eller avrop av IT-system.
• Erfarenhet av riskvärderande arbete i anslutning till systemförvaltning, behörighetsstyrning, projekt eller IT-styrning.
• God förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift samt engelska.

Responsibilities

• Planera, samordna, utveckla och följa upp förvaltningen av systemen i uppdraget.
• Dela arbetstid mellan Juridik och dokumenthantering samt HR och samarbeta med systemägare och verksamhet.
• Fånga upp verksamhetens behov och omsätta till tydliga krav för systemutveckling och förvaltning.
• Införa och följa upp nya system, avtal och leveranser samt hantera dialog med leverantörer.

Skills

Svenska i tal och skrift

Samarbetsförmåga

Självständigt arbete

Engelska färdigheter

Education

Högskoleutbildning inom relevant område

Tools

W3D3

HR-system

Job description

Lunds universitet, Sektionen Juridik och dokumenthantering

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 46 000 studenter och 8 500 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.

Beskrivning av arbetsplatsen

Sektionerna Juridik och dokumenthantering samt HR har uppdrag att ge verksamhetsstöd till organisationen som helhet, bland annat genom att förvalta och utveckla centrala IT-system som används över hela universitetet.

Aktuell anställning är placerad vid sektionen Juridik och dokumenthantering och innebär en delad roll som systemförvaltare för både sektionen Juridik och dokumenthantering och sektionen HR inom Lunds universitetsgemensamma förvaltning. Arbetet omfattar systemförvaltning inom båda sektionernas verksamhetsområden, där du bidrar med din kompetens i verksamheter med nära koppling till universitetets myndighetsutövning, administrativa processer samt stöd till chefer och medarbetare.

Inom sektionen Juridik och dokumenthantering ansvarar du för W3D3, universitetets gemensamma systemstöd för diarieföring, där allmänna handlingar registreras och förvaras i enlighet med Lunds universitets dokumenthanteringsplan. Inom sektionen HR ansvarar du för ett nyligen upphandlat system för medarbetarundersökningar och kommer även involveras i viktigt arbete med ett framtida systemstöd för hantering och uppföljning av regler enligt lagen om anställningsskydd, exempelvis beräkning av anställningstid, företrädesrätt och konvertering till tillsvidareanställning.

Du arbetar nära systemägare, verksamhetsspecialister, användare, IT-funktioner, informationssäkerhets- och dataskyddsfunktioner, andra systemförvaltare samt externa leverantörer.

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Hos oss får du ett självständigt och omväxlande uppdrag med stor möjlighet att påverka hur systemförvaltningen utvecklas och organiseras. Rollen ger dig breda kontaktytor och möjlighet att kombinera verksamhetsutveckling, förvaltning, informationssäkerhet och leverantörsstyrning i två centrala verksamheter. Inom båda sektionerna omges du av erfarna kollegor som kompetensdelar inom de områden som IT-systemen ska stödja.

Vi arbetar strukturerat och tillsammans för en god arbetsmiljö, med tydliga prioriteringar, gemensamt ansvarstagande och utrymme för dialog och utveckling.

Sektionerna tillämpar flextid, vilket skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som systemförvaltare har du ett samlat ansvar för att planera, samordna, utveckla och följa upp förvaltningen av de system som ingår i uppdraget. Systemförvaltarkompetensen kan över tid användas även för andra system. Du delar din arbetstid mellan sektionen Juridik och dokumenthantering och sektionen HR och arbetar i nära dialog med respektive systemägare och verksamhet.

Du kommer att ansvara för att planera, genomföra och följa upp systemförvaltningen genom att ta fram mål, aktiviteter, prioriteringar och budgetunderlag. I rollen ingår att fånga upp verksamhetens behov, omsätta dem till tydliga krav och säkerställa att systemen utvecklas och förvaltas på ett sätt som stödjer verksamheten. Du samordnar införanden och förändringar, hanterar dialogen med externa leverantörer och följer upp avtal, leveranser och servicenivåer.

Du deltar också i upphandlingar och avtalsförvaltning samt leder och samordnar olika förvaltningsforum. En viktig del av arbetet är att identifiera och hantera risker samt säkerställa att lagkrav och universitetets krav inom exempelvis dataskydd, informationssäkerhet, arkivering, offentlighet och sekretess följs. Tillsammans med relevanta specialistfunktioner ansvarar du för frågor som behörighetsstyrning, dokumentation och kontinuitetsplanering.

Vidare arbetar du med att utveckla användarstöd, rutiner och utbildningsinsatser för att skapa goda förutsättningar för användarna. Du följer även den tekniska och verksamhetsmässiga utvecklingen och bidrar till att ta tillvara möjligheter och hantera risker kopplade till exempelvis AI, automatisering och datadrivna arbetssätt.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Högskoleutbildning inom ett område som arbetsgivaren bedömer relevant för anställningen.
• Aktuell erfarenhet av kvalificerad systemförvaltning i en komplex organisation.
• Erfarenhet av att införa nya system eller molntjänster och av att verka i en tillhörande förvaltningsorganisation.
• Erfarenhet av att självständigt planera, samordna och följa upp systemförvaltning eller projekt med flera intressenter.
• Erfarenhet av leverantörsdialog, avtalsuppföljning och kravställning.
• Erfarenhet av upphandling eller av att ta fram underlag och krav inför upphandling eller avrop av IT-system.
• Erfarenhet av riskvärderande arbete i anslutning till systemförvaltning, behörighetsstyrning, projekt eller IT-styrning.
• Förmåga att analysera verksamhetsbehov och omsätta dem till tydliga, prioriterade och uppföljningsbara krav och aktiviteter.
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift samt god förmåga att kommunicera på engelska.
• God samarbetsförmåga och förmåga att skapa struktur, tydlighet och framdrift i arbete där ansvar och resurser delas mellan flera verksamheter.
• Förmåga att arbeta självständigt, göra välgrundade prioriteringar och samtidigt förankra frågor hos systemägare och berörda specialistfunktioner.

Meriterande för anställningen är:

• Erfarenhet av diarieföringssystem, särskilt W3D3 eller motsvarande system.
• Erfarenhet av HR-system och då gärna system för medarbetarundersökningar och/eller systemstöd för arbetsrättsliga beräkningar.
• Kunskap om offentlighet och sekretess, arkivkrav, tillgänglighet och hantering av allmänna handlingar.
• Erfarenhet av informationsklassning, konsekvensbedömning eller kontinuitetsplanering
• Erfarenhet av AI, automatisering eller datadriven verksamhetsutveckling i systemförvaltningssammanhang.
• Utbildning eller certifiering inom något eller några av följande: systemförvaltning, projektledning, IT-styrning, informationssäkerhet eller dataskydd.

Övrigt

Anställningen är en tillsvidareanställning på 100% med önskat tillträde i början av 2027 eller enligt överenskommelse. Arbetsplatsen är förlagd till Lund, främst universitetets lokaler i Byrålogen på Sandgatan och Arkivcentrum Syd på Porfyrvägen. Provanställning kan komma att tillämpas.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.

Anställningsform Tillsvidareanställning

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde 2027-02-01 eller enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Län Skåne län

Referensnummer

• Åsa Berglund, [phone], [e-mail]

Facklig företrädare

• OFR/ST:Fackförbundet ST:s kansli, 046-2229362, [e-mail]
• SACO:Saco-s-rådet vid Lunds universitet, 046-2220000, [e-mail]