Handläggare inom kontorsservice

Kronofogdemyndigheten; Malmö kommun; On-site; SEK 320,000 - 420,000; Full time

Job summary

Kronofogdemyndigheten söker en handläggare inom kontorsservice i Malmö med ansvar för daglig drift, service och administrativa uppgifter. Rollen kräver noggrannhet, struktur och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt.

Du arbetar fysiskt på plats utan distansarbete och inleds med provanställning. Placering är Malmö och arbetsuppgifterna omfattar lokaler, posthantering samt uppföljning av ärenden och leverantörer.

Qualifications

• Slutbetyg från gymnasieutbildning
• Erfarenhet av servicearbete, kontorsservice eller lokal drift
• God datorvana och erfarenhet av administrativa system
• God förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift
• B-körkort

Responsibilities

• Hantera löpande kontorsservice och praktisk service i lokalerna
• Ta emot, registrera och följa upp serviceärenden och felanmälningar
• Göra beställningar kopplade till lokal drift, t.ex. kontorsmaterial
• Vara kontaktperson mot leverantörer kopplade till kontorsdriften
• Följa upp att lås och larm fungerar samt beställa service vid behov
• Hantera post, brev, paket och godsmottagning
• Utföra enklare reparationer i lokaler och på inventarier
• Bistå vid inventeringar och utveckla lokala rutiner

Skills

Serviceinriktad

Noggrannhet

Ansvarstagande

Säkerhetstänkande

Education

Gymnasieutbildning

Tools

Administrativa system

Ärendehanteringssystem

Beställningssystem

Job description

Anställningsform:

Tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning

Sista ansökningsdag: 29 okt. (om 19 dagar)

Ett jobb som räknas! Hos oss bidrar du till ett välfungerande samhälle för allmänhet och företag.

Trivs du i en varierad roll där service, struktur och problemlösning står i centrum? Som handläggare inom kontorsservice har du en viktig roll i att skapa förutsättningar för att verksamheten ska kunna utföra sitt uppdrag.

Som handläggare inom kontorsservice arbetar du med operativt stöd kopplat till kontorets dagliga drift, lokaler och interna service. Rollen är bred och innebär att du kombinerar praktiskt servicearbete med administrativa uppgifter, systemhantering, leverantörskontakter och uppföljning.

I rollen ingår bland annat att:

• hantera löpande kontorsservice och praktisk service i lokalerna
• ta emot, registrera och följa upp serviceärenden och felanmälningar
• göra beställningar kopplade till lokal drift, exempelvis kontorsmaterial och förbrukningsmaterial
• vara kontaktperson mot leverantörer kopplade till kontorsdriften
• följa upp att lås och larm fungerar samt beställa service vid behov
• hantera post, brev, paket och godsmottagning
• utföra enklare reparationer och åtgärder i lokaler och på inventarier
• bistå vid inventeringar, exempelvis materiella anläggningstillgångar och konst
• bidra till att lokala rutiner, arbetssätt och serviceflöden fungerar och utvecklas
• hantera tjänstebilar, hyrbilar och fordonsrelaterad administration

Arbetet innebär att du behöver kunna hantera flera parallella uppgifter, prioritera mellan löpande och akuta frågor samt följa upp ärenden från start till avslut. Rollen kräver också noggrannhet och gott omdöme, särskilt i frågor som rör behörigheter, lås, larm och lokal drift.

Din placeringsort är Malmö.

Du tar ansvar för dina arbetsinsatser, är trygg i att fatta beslut och kan anpassa dig när förutsättningar förändras. Du har god framförhållning, bidrar aktivt till förbättringar och trivs med att samarbeta för att nå bästa möjliga resultat. Du motiveras av att arbeta i en verksamhet som gör samhällsnytta och där uppdraget ibland innebär komplexa avvägningar och möten med människor i utsatta situationer.

På Kronofogden vill vi ha ett aktivt medarbetarskap där alla tar ansvar för sitt arbete och bidrar till verksamhetens utveckling. Läs mer om våra medarbetarkriterier här:

I det här jobbet behöver du vara serviceinriktad, noggrann och ansvarstagande. Du trivs med ett varierat arbete där praktiska uppgifter kombineras med administration och kontakter med både interna och externa parter. Du har förmåga att skapa struktur, prioritera i vardagen och driva ärenden framåt även när flera frågor behöver hanteras samtidigt.

Du har förmåga att arbeta strukturerat med flera parallella uppgifter, samt förmåga att utföra arbetsmoment som kan innebära hantering av leveranser, iordningställande av lokaler och vissa lyft.

Du behöver också ha ett säkerhetsmedvetet arbetssätt, eftersom rollen omfattar uppgifter kopplade till behörigheter, larm, passersystem och lokal drift.

• slutbetyg från gymnasieutbildning
• aktuell erfarenhet av arbete inom service, kontorsservice, lokal drift, internservice, arbetsplatsservice, reception eller liknande
• god datorvana och erfarenhet av att arbeta i administrativa system, ärendehanteringssystem eller beställningssystem
• god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift
• B-körkort.

Det är önskvärt att du har erfarenhet av arbete i myndighet, offentlig sektor eller större organisation. Det är även önskvärt att du har erfarenhet av leverantörskontakter, beställningar, fakturahantering, inventering, tjänstebilar eller posthantering inom Kronofogden.

Kronofogden är en statlig myndighet med ett viktigt uppdrag. Vi jobbar nära människor i utsatta situationer. Vi hjälper den som inte har fått betalt och vägleder den som ska betala. Vi ger medborgare och företag information och god service, så att de kan fatta långsiktiga och hållbara beslut. Det kräver kunskap, handlingskraft, omtanke och mod. Vi bidrar till ett väl fungerande samhälle för allmänhet och företag – ett samhälle där skulder och andra krav blir fastställda och indrivna på ett rättssäkert sätt.

Hos oss kan du räkna med utmanande arbetsuppgifter som även är utvecklande för dig. När du går hem från en dag på jobbet kan du vara säker på att du har gjort något som verkligen räknas – både för andra och för dig.

Bra att veta

Anställningen är tillsvidare och inleds med provanställning i sex månader. Du blir anställd som handläggare.

Rollen kräver fysisk närvaro på kontoret eftersom arbetsuppgifterna är kopplade till kontorsservice, lokal drift, behörigheter, posthantering, tjänstebilar och praktisk service. Det finns därför inte möjlighet till distansarbete i denna anställning.

Att arbeta i staten innebär att du följer den statliga värdegrunden. Det ställs också särskilda krav på omdöme, säkerhetstänkande och att du följer gällande lagar. Vi ställer frågor vid intervju om tidigare eventuell brottslighet och brister i tidigare anställning. För slutkandidater ställs även dessa frågor till referenspersoner. Vi tar även in uppgifter om skulder registrerade hos Kronofogden, konkurs och näringsförbud. Framkomna uppgifter vägs in vid helhetsbedömningen av din lämplighet för den aktuella anställningen.

Anställningen är placerad i säkerhetsklass 3. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen kommer att genomföras före beslut om anställning.

Kvalifikationer

Meriterande

• Servicehandläggare - 1-2 års erfarenhet

Övrig information

Lönetyp: Fast månads- vecko- eller timlön

Sista ansökningsdag: 29 okt. (om 19 dagar)

Välj från inte alls nöjd till mycket nöjd