Gruppadministratör

Techrytera AB; Stockholms kommun; On-site; SEK 320,000 - 420,000; Full time

Job summary

Techrytera AB söker en gruppadministratör på heltid till en större organisation inom samhällsinfrastruktur. Rollen avlastar befintliga administratörer och projektingenjörer med projektövergripande administrativa uppgifter.

Som central samordningspunkt skapas struktur och stöd för effektiva arbetsflöden. Krav inkluderar gymnasienivå och minst tre års administrativ erfarenhet, samt goda kunskaper i Microsoft 365.

Qualifications

• Kandidat har minst tre års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet.
• Har erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter och att följa upp uppgifter samtidigt.

Responsibilities

• Vara gruppens huvudadministratör i passersystem och registrering av uppdrag.
• Stödja projekten med löpande diarieföring.
• Administrera dokumenthanteringssystem och behörigheter.
• Stödja administrativa delar av större projektmoment och överlämning vid projektslut.
• Administrera uppdrag, åtaganden och fakturor i ekonomiska/ procurement-system.
• Bevaka budget och hantera eventuella utökningar.
• Hantera konsultavrop, förlängningar och uppgraderingar av uppdrag.
• Ansvara för onboarding av nya medarbetare och behörigheter.

Skills

Organisationsförmåga

Kommunikativ

Prioritering

självständighet

Teamarbete

Pedagogisk

Flexibilitet

Education

Gymnasieexamen

Tools

Microsoft 365

Job description

Om oss
På Techrytera AB börjar rekryteringen med dig. Vi är ett bemannings- och rekryteringsföretag med spetskompetens och ett tydligt fokus inom IT och Engineering. Med vår branschkunskap och nära dialog med både kandidater och kunder skapar vi träffsäkra matchningar där rätt kompetens möter rätt behov.

Vi tror att en riktigt bra matchning inte bara handlar om en rollbeskrivning – utan om dina erfarenheter, din potential och vad du faktiskt vill utvecklas inom. Därför utgår vi alltid från individen. Genom att förstå din bakgrund, dina drivkrafter och dina ambitioner kan vi koppla ihop dig med uppdrag och roller hos våra kunder där du får rätt förutsättningar att utvecklas och göra skillnad.

Vårt mål är att bygga långsiktiga och meningsfulla samarbeten – både för dig som kandidat och för våra kunder.

Arbetsbeskrivning

Vi söker en gruppadministratör på heltid till en större organisation inom samhällsinfrastruktur. Rollen innebär att avlasta befintliga administratörer och projektingenjörer med projektövergripande administrativa uppgifter.

Administratören fungerar som en central samordningspunkt med många interna och externa kontaktytor. Rollen innebär att skapa struktur, stötta kollegor och bidra till effektiva arbetsflöden. Arbetet kräver god prioriteringsförmåga, flexibilitet och förmåga att hantera flera parallella uppgifter.

Arbetsuppgifter

• Vara gruppens huvudadministratör i passersystem, inklusive registrering av uppdrag och beställning av behörigheter.
• Stödja projekten med löpande diarieföring.
• Administrera dokumenthanteringssystem, exempelvis behörigheter och mappstrukturer.
• Stödja administrativa delar av större projektmoment, exempelvis överlämning vid projektslut.
• Administrera uppdrag, åtaganden och fakturor i ekonomiska/procurement-relaterade system.
• Bevaka budget och hantera eventuella utökningar.
• Hantera konsultavrop, förlängningar och utökningar av befintliga uppdrag.
• Ansvara för onboarding, exempelvis beställning av behörigheter och hårdvara.
• Samverka brett med kollegor, projektmedlemmar och externa kontakter.

Arbetsuppgifterna kan vara händelsestyrda och förändras över tid, vilket ställer krav på flexibilitet och förmåga att snabbt anpassa sig efter verksamhetens behov.

Profil

Vi söker dig som är:

• Ansvarsfull och initiativtagande.
• Lösningsorienterad och serviceinriktad.
• Strukturerad och van att hantera flera uppgifter parallellt.
• Selvständig men samtidigt en stark lagspelare.
• Kommunikativ och pedagogisk.
• Bra på att skapa struktur och effektiva arbetsflöden.
• Flexibel och bekväm med varierande administrativa uppgifter.
• Engagerad och intresserad av att utvecklas i rollen.

God samarbetsförmåga och förmåga att kommunicera tydligt med olika typer av interna och externa kontaktytor är viktigt för rollen.
KRAV
1. Som lägst gymnasieexamen.
2. Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet. Behöver ej vara sammanhängande.
3. Minst 3 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter med varierande deadlines och prioritet.
4. Minst 1 års erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration.
5. Minst 2 års erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter, exempelvis möten, beställningar, informationsflöden, uppföljning eller dokumentation
6. Erfarenhet från minst 1 anställning/uppdrag av att identifiera, föreslå och genomföra förbättringar i administrativa arbetssätt, rutiner eller processer som bidragit till ökad effektivitet, kvalitet eller service.
7. Minst 3 års erfarenhet av att arbeta i Microsoft 365 samt förmåga att snabbt sätta sig in i nya administrativa system och digitala verktyg.

MERIT: 1. Minst 1 års erfarenhet av onboarding av nya medarbetare i form av att t.ex beställa passerkort, starta upp dator/telefon eller dylikt.

Ansökan

När du söker via Techrytera AB söker du inte bara ett jobb – du påbörjar en dialog om din fortsatta karriär. Vi vill lära känna dig, din erfarenhet och dina ambitioner för att kunna matcha dig med rätt möjligheter hos våra kunder.