General Administration Associate – Compliance & Administration

Sway Sourcing; Jönköpings kommun; On-site; SEK 320,000 - 520,000; Full time

Job summary

Jobtailor i Sverige söker en noggrann och strukturerad administrativ partner som kan stödja materialkompliance och relaterade projekt. Du följer upp processer, projekstatus och samlar information från olika intressenter för att säkerställa framdrift.

Du hanterar dokumentation, stödjer rapporterings- och revisionsprocesser samt koordinerar dagliga administrativa leveranser. Goda kommunikationsfärdigheter och engelska flytande i tal och skrift ses som meriterande, liksom erfarenhet av

Qualifications

• Erfarenhet inom administration, koordinering eller liknande stödfunktioner
• Är strukturerad, detaljorienterad och kvalitetsfokuserad
• Har goda planerings-, prioriterings- och uppföljningsförmågor
• Trivs med att samarbeta med olika intressenter och avdelningar
• Utmärkta kommunikationsfärdigheter
• Flytande engelska, både skriftligt och muntligt
• Erfarenhet inom compliance, kvalitetssäkring eller regulatoriska processer är meriterande
• Erfarenhet av dokumentkontroll, rapportering eller revisionssupport är meriterande
• Kunskap om svenska är meriterande
• Erfarenhet av att arbeta i internationella organisationer eller industriella miljöer är meriterande

Responsibilities

• Administrera återkommande aktiviteter relaterade till materialkompliance och relaterade projekt.
• Följa upp på processer, projektstatus och aktiviteter för att säkerställa framsteg.
• Koordinera och samla nödvändig information från olika intressenter.
• Stödja rapporteringsprocesser relaterade till material- och ämneshantering.
• Förbereda, strukturera och underhålla dokumentation för projektuppföljning, revisioner och interna beslutsfattande.
• Hantera återkommande administrativa leveranser och dagliga koordinationsaktiviteter.
• Stödja riskhantering och testrelaterade aktiviteter genom uppföljning och dokumentation.
• Assistera vid interna och externa revisioner genom att samla dokumentation, spåra åtgärder och koordinera uppföljningsaktiviteter.

Skills

Organisational skills

Attention to detail

Planning & prioritisation

Interdepartmental collaboration

Excellent communication

Fluent English

Compliance experience

Documentation control

Swedish knowledge (merit)

International environments

Job description

Responsibilities

• Administrera återkommande aktiviteter relaterade till materialkompliance och relaterade projekt.
• Följa upp på processer, projektstatus och aktiviteter för att säkerställa framsteg.
• Koordinera och samla nödvändig information från olika intressenter.
• Stödja rapporteringsprocesser relaterade till material- och ämneshantering.
• Förbereda, strukturera och underhålla dokumentation för projektuppföljning, revisioner och interna beslutsfattande.
• Hantera återkommande administrativa leveranser och dagliga koordinationsaktiviteter.
• Stödja riskhantering och testrelaterade aktiviteter genom uppföljning och dokumentation.
• Assistera vid interna och externa revisioner genom att samla dokumentation, spåra åtgärder och koordinera uppföljningsaktiviteter.

Requirements

• Erfarenhet inom administration, koordinering eller liknande stödfunktioner
• Är strukturerad, detaljorienterad och kvalitetsfokuserad
• Har goda planerings-, prioriterings- och uppföljningsförmågor
• Trivs med att samarbeta med olika intressenter och avdelningar
• Utmärkta kommunikationsfärdigheter
• Flytande engelska, både skriftligt och muntligt.
• Erfarenhet inom compliance, kvalitetssäkring eller regulatoriska processer är meriterande
• Erfarenhet av dokumentkontroll, rapportering eller revisionssupport är meriterande
• Kunskap om svenska är meriterande
• Erfarenhet av att arbeta i internationella organisationer eller industriella miljöer är meriterande.