Förvaltningsassistent (vikariat) - Bostadsstiftelsen Platen

Jobbet.se Sverige AB; Motala kommun; On-site; SEK 300,000 - 420,000; Full time

Job summary

Bostadsstiftelsen Platen söker en förvaltningsassistent som får ta eget ansvar och arbeta nära hyresgäster och kollegor. Du planerar och genomför administrativa uppgifter kopplade till löpande fastighetsförvaltning och fungerar som länk mellan kunder och externa samarbetspartner.

Tjänsten är ett vikariat på cirka 1,5 år med start snarast. Vi lägger stor vikt vid serviceförmåga, noggrannhet och god datorvana, samt kunskap i hyresjuridik och Office 365. Körkort (B) ses som meriterande.

Qualifications

• Gymnasieutbildning och gärna eftergymnasial utbildning inom administration, fastighetsområdet eller motsvarande
• Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom fastighets- eller bostadsbranschen
• God datorvana och erfarenhet av Office 365
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• B-körkort
• God administrativ kompetens och gärna kunskaper inom hyresjuridik

Responsibilities

• Hantera hyresgästmedgivanden för tillträde till lägenheter via e-signering och sms
• Administrera bostadsanpassningsärenden
• Hantera administration och hyresgästkontakter vid större skador
• Ta fram underlag för hyresjusteringar och ersättningar
• Dokumentera statusuppdateringar i fastighetssystem
• Lägga in standardhöjande åtgärder och avgifter i fastighetssystem
• Hantera beställningar av hyresgäststyrt lägenhetsunderhåll (HLU)

Skills

Serviceinriktad

Noggrannhet

Administrativ förmåga

Strukturerad

Ansvarstagande

Kundrelationer

Svenska kommunikation

Education

Gymnasieutbildning

Eftergymnasial utbildning (administration/fastighetsområdet)

Tools

Office 365

Fastighetssystem

Ärendehanteringssystem

Job description

Trivs du i en administrativ roll där du får ta eget ansvar och ha mycket kontakt med människor? Hos Bostadsstiftelsen Platen blir du en del av ett engagerat team som tillsammans arbetar för att skapa trygga och trivsamma boendemiljöer. Här får du möjlighet att bidra till en verksamhet som gör skillnad för människor varje dag!

Om tjänsten

Som förvaltningsassistent är du ett viktigt stöd till förvaltningsorganisationen och ansvarar för administration kopplad till den löpande fastighetsförvaltningen. Du arbetar självständigt med att planera och genomföra arbetsuppgifter inom ditt ansvarsområde och har nära kontakt med både hyresgäster, kollegor och externa samarbetspartners.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Hantera hyresgästmedgivanden för tillträde till lägenheter via bland annat e-signering och sms
• Hantera budning via sms
• Administrera bostadsanpassningsärenden
• Hantera administration och hyresgästkontakter vid större skador
• Upprätta skadeanmälningar och vara kontaktperson gentemot försäkringsbolag
• Ta fram underlag för hyresjusteringar och ersättningar
• Dokumentera statusuppdateringar i fastighetssystem
• Lägga in standardhöjande åtgärder och avgifter i fastighetssystem
• Hantera beställningar av hyresgäststyrt lägenhetsunderhåll (HLU)

Vem är du?

Vi söker dig som är serviceinriktad, noggrann och har god administrativ förmåga. Du trivs med att strukturera ditt arbete, ta eget ansvar och skapa goda relationer med både kunder och kollegor.

För att lyckas i rollen ser vi att du har:

• Gymnasieutbildning och gärna eftergymnasial utbildning inom administration, fastighetsområdet eller motsvarande
• Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom fastighets- eller bostadsbranschen
• God datorvana och erfarenhet av Office 365
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• B-körkort
• God administrativ kompetens och gärna kunskaper inom hyresjuridik

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av hyresgästkommunikation och kundservice
• Erfarenhet av fastighetssystem och ärendehanteringssystem
• Kunskaper inom bostadsförvaltning och hyresjuridik
• Erfarenhet av fakturahantering och ekonomiadministration

Våra värderingar

Platens medarbetare verkar i enlighet med organisationens värdegrund och bidrar gemensamt till att förverkliga visionen Ett samhälle för generationer. Verksamheten präglas av värderingarna Respekt, Engagemang, Delaktighet och Ansvar, vilka utgör grunden för vårt arbetssätt och våra relationer.

Samarbete är en central del av medarbetarskapet på Platen och sker såväl inom den egna organisationen som i samverkan med externa parter.

Medarbetarskap på Platen innebär att du:

• Tar initiativ och ansvar för både egna och gemensamma arbetsuppgifter
• Vill lära, utvecklas och bidra till förbättringar
• Delar med dig av kunskap och tar del av andras erfarenheter
• Arbetar engagerat och reflekterande
• Ser din roll ur ett helhetsperspektiv och bidrar till att nå våra mål
• Samarbetar naturligt med kollegor både inom och utanför avdelningen

Övrig information

Tjänsten är ett vikariat på cirka 1,5 år med tillträde så snart som möjligt. Som en del i rekryteringsprocessen kommer drogtest genomföras i samband med anställning. Tjänsten är placerad i vår nya gemensamma fastighet på Vintergatan 2 i Motala. Vid eventuella frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta förvaltningschef Martina Sjökvist på [e-mail].

Om arbetsgivaren - Bostadsstiftelsen Platen

Fastighetsbranschen utvecklas snabbt med nya utmaningar och ny teknik, vilket gör det spännande att arbeta i vår bransch. Bostadsstiftelsen Platen är det allmännyttiga bostadsbolaget i Motala med det förtroendefulla uppdraget att sköta, vårda och utveckla våra hyresgästers hem, vilket ställer höga krav på oss och våra samarbetspartners. Vi ska erbjuda väl underhållna och framtidsinriktade fastigheter, bostäder och boendemiljöer. Vi är idag ca 80 medarbetare inom olika yrkesgrupper och omsätter ca 480 Mkr.