Fakultetshandläggare

Uppsala University; Uppsala kommun; On-site; SEK 420,000 - 520,000; Full time

Job summary

Uppsala universitet söker en kvalificerad handläggare till kansliet för teknik och naturvetenskap. Du kommer självständigt att handlägga och samordna rekryterings- och befordringsärenden samt ge rådgivning till fakultetsledning och institutioner.

Denna tillsvidareanställning placeras vid enheten för verksamhets- och ledningsstöd i Uppsala och kräver noggrannhet, struktur och god förmåga att kommunicera både på svenska och engelska.

Qualifications

• Minst tre års universitets- eller högskoleutbildning inom ett relevant område.
• Minst ett par års aktuell erfarenhet av kvalificerad handläggning.
• Erfarenhet av arbete som inneburit beredning och formulering av skriftliga underlag på svenska, exempelvis beslutsunderlag, yttranden eller protokoll.
• Erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning eller annan regelstyrd verksamhet, där du har tillämpat förvaltningsrättsliga principer och andra relevanta regelverk i praktiken.
• Erfarenhet av en roll där du självständigt har gett råd och stöd i komplexa frågor.
• Mycket god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
• god digital kompetens och goda kunskaper i Officepaketet

Responsibilities

• Självständigt handlägga och samordna rekryterings- och befordringsärenden.
• Ge kvalificerad rådgivning till prefekter, fakultetsledning och institutioner i frågor som rör rekrytering, anställningsprocesser och regelverk.
• Bereda ärenden och ta fram beslutsunderlag, yttranden och andra kvalificerade skriftliga underlag.
• Ge kvalificerat handläggar- och sekreterarstöd till fakultetens anställningsberedning och andra beredande och beslutande organ, inklusive planering och samordning av ärenden, sammanträden och intervjuer, protokollföring och expediering av beslut.
• Bidra till utveckling och kvalitetssäkring av rutiner, processer och arbetssätt inom rekryteringsområdet.
• Andra arbetsuppgifter vid kansliet kan också förekomma.

Job description

Kansliet för teknik och naturvetenskap består av cirka 60 medarbetare och är organiserat i fem enheter. Den här anställningen är placerad vid enheten för verksamhets- och ledningsstöd. Enheten, liksom kansliet i stort, är en del av universitetsförvaltningen, men får huvuddelen av sitt uppdrag via fakultetsnämnden.

Enheten ansvarar för verksamhets- och ledningsstöd inom bland annat anställnings- och befordringsärenden, likavillkors- och säkerhetsfrågor, remisshantering, verksamhetsplanering, budget och uppföljning. Enheten handlägger även ärenden på fakultetsnivå riktade till institutioner, fakultetens beredande och beslutande organ och ledning inom fakulteten. Utöver detta ingår i enhetens uppdrag att samarbeta med övriga avdelningar vid universitetsförvaltningen vid beredning av ärenden och medverka i utredningar och remisser på universitetetsövergripande nivå.

Vill du arbeta med kvalificerad handläggning av rekryterings- och befordringsärenden i en akademisk miljö? Vi söker dig som kan kombinera förståelse för regelverk och rättssäkra processer med ett lösningsorienterat och konsultativt arbetssätt.

Arbetet innebär att självständigt handlägga och samordna rekryterings- och befordringsärenden samt ge kvalificerat stöd och rådgivning i dessa frågor till fakultetens ledning och institutioner. Du behöver kunna sätta dig in i komplexa frågeställningar, göra självständiga bedömningar och omsätta regelverk och principer i praktiskt fungerande lösningar. Arbetet kräver att du samverkar nära med kollegor och olika nivåer inom organisationen.

I rollen ingår bland annat att:

• självständigt handlägga och samordna rekryterings- och befordringsärenden
• ge kvalificerad rådgivning till prefekter, fakultetsledning och institutioner i frågor som rör rekrytering, anställningsprocesser och regelverk
• bereda ärenden och ta fram beslutsunderlag, yttranden och andra kvalificerade skriftliga underlag
• ge kvalificerat handläggar- och sekreterarstöd till fakultetens anställningsberedning och andra beredande och beslutande organ, inklusive planering och samordning av ärenden, sammanträden och intervjuer, protokollföring och expediering av beslut
• bidra till utveckling och kvalitetssäkring av rutiner, processer och arbetssätt inom rekryteringsområdet

Andra arbetsuppgifter vid kansliet kan också förekomma.

Kvalifikationskrav

Vi söker dig som har

• minst tre års universitets- eller högskoleutbildning inom ett område som arbetsgivaren bedömer relevant för anställningen, eller motsvarande kompetens
• minst ett par års aktuell erfarenhet av kvalificerad handläggning, med självständigt ansvar för ärenden
• erfarenhet av arbete som inneburit beredning och formulering av skriftliga underlag på svenska, exempelvis beslutsunderlag, yttranden eller protokoll
• erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning eller annan regelstyrd verksamhet, där du har tillämpat förvaltningsrättsliga principer och andra relevanta regelverk i praktiken
• erfarenhet av en roll där du självständigt har gett råd och stöd i komplexa frågor
• mycket god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• god digital kompetens och goda kunskaper i Officepaketet

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Du är strukturerad, ansvarstagande och har gott omdöme. Du är trygg i att göra självständiga bedömningar även i frågor där svaret inte är givet och kan väga samman regelverk, praxis och verksamhetens behov. Du har ett lösningsorienterat och konsultativt förhållningssätt och kan på ett pedagogiskt sätt förklara både möjligheter och begränsningar för personer med olika roller och förkunskaper.

Rollen kräver att du kan skapa förtroende och samarbeta väl med såväl vetenskapliga företrädare som administrativ personal. Du är lyhörd för verksamhetens behov, samtidigt som du har integritet och kan stå för professionella bedömningar. Du har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete och kan hantera perioder med hög arbetsbelastning och många parallella ärenden.

Önskvärt/meriterande i övrigt

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete inom universitets- och högskolesektorn
• kunskaper i arbetsrätt
• erfarenhet av att utveckla och kvalitetssäkra administrativa processer och arbetssätt

Om anställningen

Anställningen är tillsvidare (provanställning kan tillämpas). Omfattningen är 100%. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala.

Upplysningar om anställningen lämnas av: enhetschef Maria Klarenfjord, tel. [phone], e-post [e-mail].

Uppsala universitet är ett brett forskningsuniversitet med stark internationell ställning. Det yttersta målet är att bedriva utbildning och forskning av högsta kvalitet och relevans för att göra skillnad i samhället. Vår viktigaste tillgång är alla 7 500 anställda och 53 000 studenter som med nyfikenhet och engagemang gör Uppsala universitet till en av landets mest spännande arbetsplatser.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba inom Uppsala universitet

https://uu.se/om-uu/jobba-hos-oss/

Anställningen kan komma att säkerhetsprövas. Vid säkerhetsprövning är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd.

Fackliga företrädare: Saco-S - [e-mail], Seko - [e-mail], ST (OFR/S) - [e-mail]