Eventkoordinator och Administrativ Assistent

Lund University; Lunds kommun; On-site; SEK 290,000 - 379,000; Full time

Job summary

Lunds universitet söker en administrativ assistent vid LINXS som ska stödja planering och genomförande av evenemang samt hantera diarieföring och administrativt supportarbete.

Du koordinerar resor, hotell, catering och lokaler, uppdaterar webb och kommunicerar på svenska och engelska i en internationell miljö. Positionen kräver närvaro på plats och visstidsanställning under två månader.

Qualifications

• Eftergymnasial utbildning inom eventkoordination eller motsvarande erfarenhet.
• Gedigen erfarenhet av att koordinera och genomföra event och konferenser inkl gästmottagande.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska både i tal och skrift.
• Erfarenhet av att uppdatera innehåll på webbplatser och relevanta kunskaper inom kommunikation kopplat till detta.
• Arbetsdatorvana samt MS Office och digitala möten.

Responsibilities

• Planera och genomföra event, boka lokaler, catering, resor och hotell samt stöd på plats.
• Ge deltagarsupport vid fysiska och digitala events.
• Spela in event och bearbeta videomaterialet.
• Uppdatera kontaktlista, deltagarstatistik och rapportering av LINXS aktiviteter.
• Uppdatera LINXS webbplats och eventmanagementsystem.
• Säkerställa närvaro på plats och att tjänsten följer verksamhetens behov.
• Hantering av dokumentation i Lunds universitets diarieföringssystem.
• Övriga administrativa uppgifter vid behov.

Skills

Eventkoordination

Kundservice

Svenska/Engelska

IT-kunskaper

Education

Eftergymnasial utbildning inom eventkoordination

Tools

Primula

W3D3

Lupin

Zoom

Microsoft Teams

Job description

Lunds universitet söker en administrativ assistent vid LINXS som ska stödja planering och genomförande av evenemang samt hantera diarieföring och administrativt supportarbete.

Du koordinerar resor, hotell, catering och lokaler, uppdaterar webb och kommunicerar på svenska och engelska i en internationell miljö. Positionen kräver närvaro på plats och visstidsanställning under två månader.