Erfaren programkoordinator till programmet Norra Hagastaden

Region Stockholm; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 650,000 - 900,000; Full time

Benefits offered by this job

Tjänstepension

Löneväxling möjlig

Friskvårdsbidrag

Friskvårdstimme

Föräldraledighetstillägg

Förtroendearbetstid

Job summary

Region Stockholm söker en erfaren programkoordinator som ska vara central i ett pågående stadsutvecklingsprogram. Rollen kombinerar ledningsstöd med utveckling och samordning av administrativa processer och system, med ansvar för dokumentation, uppföljning och rapportering.

Du arbetar nära programchef och ledning, utvecklar arbetssätt och hjälper till etableringen av nya medarbetare. Tjänsten är tillsvidare och erbjuds i hybridarbete mellan Västra Kungsholmen och Norra Hagastaden.

Qualifications

• Erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd och samordning i komplexa verksamheter.
• God förståelse för krav på struktur, dokumentation och kvalitet i offentliga beslutsprocesser.
• Självgående, strukturerad och noggrann med förmåga att hålla flera processer samtidigt.
• Utpräglad initiativförmåga och förmåga att utveckla administrativa arbetsprocesser.
• God kommunikation och förmåga att samarbeta med olika aktörer.
• Mycket god svenska i tal och skrift.

Responsibilities

• Utveckla och förvalta processer för dokumenthantering och administration.
• Samordna programledningens möten, ta fram agendor och protokoll.
• Stödja uppföljning, rapportering och beslut.
• Bidra till introduktion av nya medarbetare och hantera administrativa frågor kopplade till system och behörigheter.

Skills

Ledningsstöd

Samordning

Administrativt arbete

Digital kompetens

Kommunikativ

Svenska (tal och skrift)

Job description

Vill du ha en nyckelroll i ett av Stockholmsregionens största stadsutvecklingsprogram?

Vi söker en erfaren koordinator som vill ha en central roll nära programledningen och bidra till utvecklingen av ett av Stockholmsregionens mest omfattande stadsutvecklingsprogram.

Regionledningskontoret stödjer regionstyrelsen i att leda, samordna och följa upp Region Stockholms verksamheter. Programkontoret för Norra Hagastaden är en del av Regionledningskontoret.

Programmet ska bidra till Stockholmsregionens utveckling genom att möjliggöra nya bostäder och arbetsplatser i en hållbar stadsmiljö. Samtidigt stärks områdets roll som en nationell nod för forskning, innovation och utveckling inom hälsa. En viktig del av uppdraget är att också säkerställa Region Stockholms långsiktiga behov av vårdlokaler i anslutning till Karolinska Universitetssjukhuset.

Programmet sträcker sig över närmare två decennier och ska skapa långsiktigt värde för både Region Stockholm och framtidens invånare.

Om tjänsten

Som programkoordinator har du en central och utvecklingsinriktad roll i ett programkontor som är under uppbyggnad. Du bidrar till att skapa de strukturer, processer och arbetssätt som krävs för att stödja programmets långsiktiga genomförande.

Du arbetar nära programchef och programledning och kommer bland annat att utveckla och förvalta processer och arbetssätt inom dokumenthantering och administration samt bistå vid rapportering och uppföljning. Du identifierar förbättringsbehov, föreslår lösningar och driver utveckling som bidrar till ökad kvalitet, tydlighet och effektivitet. Du samordnar programledningens möten, tar fram agendor och underlag samt ansvarar för protokoll och uppföljning av beslut. I uppdraget ingår även att bidra till en välfungerande introduktion av nya medarbetare och samordna administrativa frågor kopplade till exempelvis system och behörigheter.

Detta är inte enbart en traditionell administrativ roll utan också en kvalificerad samordningsfunktion med stort eget ansvar. Rollen kombinerar avancerat ledningsstöd med utveckling och samordning i ett komplext program där stadsutveckling, fastighetsutveckling, forskning samt hälso- och sjukvård möts.

Detta uppdrag ger dig goda möjligheter att påverka hur programkontorets arbetssätt och stödfunktioner utvecklas i takt med att programorganisationen växer och förändras.

Rapportering sker till programchefen.

Vem är du?

Vi söker dig som har erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd och samordning i en komplex verksamhet. Du är van att arbeta nära ledning och beslutsfattare och har god förståelse för de krav på struktur, dokumentation och kvalitet som följer med offentliga beslutsprocesser.

Du är självgående, strukturerad och noggrann, och har förmåga att hålla ihop flera frågor och processer samtidigt utan att tappa helhetsperspektivet. Du tar initiativ, identifierar förbättringsbehov och bidrar aktivt till att utveckla arbetssätt och administrativa processer. Rollen har många kontaktytor och förutsätter att du är kommunikativ, prestigelös och har lätt för att skapa goda samarbeten.

Vi söker dig som har:

• flerårig erfarenhet av att leverera kvalificerat ledningsstöd, samordning eller administrativt arbete i en större eller komplex verksamhet
• erfarenhet av att arbeta nära ledning, ledningsgrupp eller motsvarande beslutsforum
• erfarenhet av uppföljning, rapportering och samordning av beslut och aktiviteter
• erfarenhet av att utveckla och förbättra administrativa processer och arbetssätt
• god digital kompetens och vana att arbeta i administrativa system och verktyg
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation, som Region Stockholm, med offentliga beslutsprocesser samt av att ta fram, hantera och kvalitetssäkra underlag och dokumentation inför beslut
• kunskap om dokument- och informationshantering och de krav på struktur, spårbarhet och korrekt hantering som gäller i offentlig verksamhet
• erfarenhet från större program, projekt eller komplexa utvecklingsverksamheter, gärna exploaterings-, bygg-, infrastruktur- eller fastighetsutvecklingsprojekt
• erfarenhet av metoder, verktyg och digitala lösningar för uppföljning, rapportering och visualisering av projekt- eller programframdrift
• erfarenhet av automatisering, AI-stöd eller annan digital utveckling av administrativa processer.

Hos oss får du en central roll i ett av Sveriges mest långsiktiga stadsutvecklingsprogram. Du arbetar nära programledningen och bidrar till att skapa struktur, kvalitet och framdrift i en verksamhet med omfattande investeringar och samverkan mellan många olika aktörer.

Rollen erbjuder en unik möjlighet att kombinera kvalificerat ledningsstöd med utvecklingsarbete i en komplex miljö där stadsutveckling, forskning, fastighetsutveckling och hälso- och sjukvård möts. Du får stor möjlighet att påverka hur programkontorets arbetssätt, processer och stödfunktioner utvecklas över tid.

Få roller erbjuder samma möjlighet att arbeta nära ledningen i ett av Region Stockholms största stadsutvecklingsprogram och samtidigt vara med och utveckla de strukturer och arbetssätt som skapar förutsättningar för programmets långsiktiga framgång.

Tjänsten är en tillsvidareanställning och vi erbjuder ett attraktivt förmånspaket med bland annat tjänstepension, möjlighet till löneväxling, friskvårdsbidrag, friskvårdstimme, föräldraledighetstillägg och förtroendearbetstid. I dagsläget kombinerar vi arbete på distans med arbete i våra lokaler både på västra Kungsholmen och i anslutning till Norra Hagastaden.

Självklart har vi kollektivavtal och med det följer kollektivavtalade försäkringar, tjänstepension och möjlighet till löneväxling. För att du ska kunna ta ansvar för din hälsa erbjuder vi friskvårdstimme och friskvårdsbidrag samt subventionerad sjukvård i form av kostnadsfri öppensjukvård. Flexibel arbetstid och möjlighet till att arbeta hemifrån har vi för att underlätta för dig att få ihop vardagen. Här kan du läsa mer om förmånerna i vårt kollektivavtal.

Övrigt

Provanaställning kan komma att tillämpas.

Tester kan komma att ingå som steg 2 i rekryteringsprocessen. Vi använder oss av Assessios tester MAP och Matrigma. MAP är en personlighetstest och Matrigma är ett problemlösningstest som båda bygger på arbetspsykologisk forskning. Testerna används som ett komplement till dina erfarenheter och kompetenser.

Att söka jobb i Region Stockholm

Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.

Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.

Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen.

Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.

Läs mer om hur det är att jobba hos oss i Region Stockholm