Erfaren administratör till Södermalms stadsdelsförvaltningen

Stockholms stad; Stockholms kommun; On-site; SEK 357,000 - 469,000; Full time

Benefits offered by this job

Friskvårdsbidrag

Schyssta villkor enligt kollektivavtal

Individuell introduktion

Kontor i Hammarby Sjöstad

Job summary

Stockholms stad Södermalms stadsdelsförvaltning söker en erfaren administratör som stödjer Lokalvårdsenheten med daglig administration, uppföljning och dokumentation.

Du arbetar nära enhetschef och gruppledare, ansvarar för beställningar, fakturor och dokumentation, samt bidrar till utvecklingen av administrativa arbetssätt och digitalisering.

Qualifications

• Slutförd gymnasieutbildning.
• Aktuell erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och/eller projektadministration.
• Erfarenhet av att arbeta strukturerat med flera parallella arbetsuppgifter.
• God förmåga att strukturera, sammanställa och analysera information.
• Erfarenhet av uppföljning, statistik och nyckeltal.
• Erfarenhet av arbetsplanering och uppföljning.
• Formulera och dokumentera rutiner och arbetsprocesser.
• Mycket god IT-vana och goda kunskaper i Office-paketet.
• Erfarenhet av service, samarbete och tydlig kommunikation.

Responsibilities

• Stötta chef och gruppledare i dagligt administrativt och operativt arbete.
• Ansvara för administration och hantering av beställningar, fakturor och andra ekonomiadministrativa underlag.
• Administrera och följa upp dokumentation avseende städutrustning, service och underhåll.
• Handla och följa upp reklamationer, avvikelser och andra ärenden kopplade till verksamheten.
• Bidra till planering, samordning och uppföljning av enhetens arbete.
• Strukturera och uppdatera rutiner, instruktioner och styrande dokument.
• Digitalisering av städtjänster och administrativa processer.
• Sammanställa information och underlag för uppföljning och planering.
• Bistå med underlag till tertialrapporter, verksamhetsberättelse och verksamhetsplan.

Education

Gymnasieutbildning

Administrativt arbete

Projektadministration

Strukturerat arbetssätt

Information & nyckeltal

IT-vana & Office-paketet

Serviceinriktad kommunikation

Tools

Office-paketet

Job description

Erfaren administratör till Södermalms stadsdelsförvaltning

Stockholms stad, Södermalms stadsdelsförvaltning, Ekonomiavdelningen, Lokalvårdsenheten

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Södermalms Stadsdelsförvaltningen är en del av Stockholms stad och arbetar för att skapa en trygg, hållbar och välfungerande vardag för våra invånare. Hos oss får du möjlighet att vara en viktig del av utvecklingen av verksamheten och tillsammans med kollegor skapa en trygg och välfungerande miljö för både medarbetare och invånare på Södermalm.

Lokalvårdsenheten är en nystartad enhet och ansvarar för att stödja medarbetare och chefer i lokalfrågor som avveckling, inflyttning, renoveringar och underhåll. Enheten består av 18 personer inklusive enhetschef och vi har vårt kontor i Hammarby Sjöstad.

Vi söker nu en erfaren administratör som trivs med att skapa ordning, samordna processer och bidra till att det dagliga arbetet inom lokalenheten fungerar smidigt och effektivt!

• en ny och spännande roll i en nystartad verksamhet
• individuell introduktion och kontinuerlig kompetensutveckling
• friskvårdsbidrag och goda anställningsvillkor enligt kollektivavtal
• läs mer som Stockholms stads förmåner här.

I rollen som administrativt stöd till Lokalvårdsenheten arbetar du nära och ger stöd åt enhetschef och gruppledare och bidrar till att verksamheten bedrivs effektivt, strukturerat och med god kvalitet.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att

• stötta chef och gruppledarna för Lokalvårdsenheten i det dagliga administrativa och operativa arbetet
• ansvara för administration och hantering av beställningar, fakturor och andra ekonomiadministrativa underlag
• administrera och följa upp dokumentation avseende städutrustning, service och underhåll
• hantera och följa upp reklamationer, avvikelser och andra ärenden kopplade till verksamheten
• bidra till den löpande planeringen, samordningen och uppföljningen av enhetens arbete
• strukturera, ta fram och uppdatera rutiner, instruktioner och andra styrande dokument för Lokalvårdsenheten
• vara ett administrativt stöd i verksamhetens dagliga arbete och bidra till effektiva och enhetliga arbetssätt
• medverka i utvecklingen och digitaliseringen av städtjänster och administrativa processer
• sammanställa information, statistik och underlag för verksamhetens uppföljning och planering
• bidra i arbetet med verksamhetsplanering, mål, nyckeltal och effektivisering
• stödja arbetet med leveransdialog och avtalsuppföljning
• bidra med underlag till tertialrapporter, verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och övrig verksamhetsuppföljning.

Din kompetens och erfarenhet

Vi ser att du har

• slutförd gymnasieutbildning
• aktuell erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och/eller projektadministration
• erfarenhet av att arbeta strukturerat med flera parallella arbetsuppgifter och processer
• god förmåga att strukturera, sammanställa och analysera information och olika typer av underlag
• erfarenhet av verksamhetsuppföljning, statistik och sammanställning av nyckeltal
• erfarenhet av att ta fram och sammanställa underlag för verksamhetsplanering och uppföljning
• god förmåga att formulera och dokumentera rutiner, instruktioner och arbetsprocesser
• mycket god och aktuell IT-vana samt goda kunskaper i Office-paketet
• erfarenhet av arbete där service, samarbete och tydlig kommunikation är en förutsättning
• erfarenhet av ILS (integrerat ledningssystem) och arbete med verksamhetsplan, tertialrapport och verksamhetsberättelse
• goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.
• erfarenhet av arbete med lokalvårdsfrågor eller inom lokalvårdsverksamhet
• erfarenhet av liknande arbetsuppgifter i Stockholms stad (arbetsgivaren)
• erfarenhet av digitalisering och utveckling av administrativa arbetssätt inom städtjänster.

Vi lägger stor vikt vid nedan personliga egenskaper.

Du är serviceinriktad och har en god förmåga att bemöta människor på ett professionellt och lyhört sätt. Du trivs med att samarbeta med andra och bidrar till ett gott arbetsklimat genom att vara hjälpsam, prestigelös och lösningsorienterad. Du kommunicerar tydligt och anpassar din kommunikation efter mottagare och situation. Med ett strukturerat arbetssätt har du förmåga att planera, prioritera och hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Du är även analytisk och har lätt för att se samband, identifiera behov och hitta effektiva lösningar på administrativa utmaningar.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Ditt CV ska vara på svenska.

Detta är en projektanställning på 10-11 månader med start så snart som möjligt.

Då arbete på förskolor förekommer, vill vi att du uppvisar utdrag från polisens belastningsregister (ladda inte upp detta i din ansökan). Du kan hämta utdraget här.

I denna rekrytering kommer tester att användas i samband med urval.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.

Välkommen till Södermalms stadsdelsförvaltning!
Södermalm är en kulturell och levande stadsdel i innerstaden med engagerade invånare och ett stort hjärta. Hos oss kan du verkligen göra skillnad. Tillsammans med våra Södermalmsbor utvecklar vi en ännu bättre stadsdel att leva, verka och bo i.
Som medarbetare hos oss har du en trygg anställning med schyssta villkor, där vi tror att mångfald och jämn könsfördelning bidrar till att stärka vår verksamhet. Vi gillar att tänka nytt – vi hoppas att du som söker vill utveckla Södermalm tillsammans med oss!
Här kan du läsa mer om Södermalms stadsdelsförvaltning och du får även gärna besöka vår Facebooksida .

Anställningsform Tidsbegränsad anställning

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer

• Edyta Loranc, Rekryterande chef, [e-mail]

Facklig företrädare