Enhetschef administrativ service

Svenska kyrkan Malmö; Malmö kommun; On-site; SEK 520,000 - 750,000; Full time

Job summary

Svenska kyrkan Malmö söker en engagerad enhetschef som tar ansvar för administration, service och samordning i församlingen. I rollen ingår personalansvar och operativt stöd till förtroendevalda och medarbetare.

Du blir en del av ledningsgruppen och bidrar till utvecklingen av verksamheten utifrån mål och uppdrag. Ange sista ansökningsdag i annonsen samt önskat tillträde enligt överenskommelse.

Qualifications

• Erfarenhet av chefs- eller arbetsledande uppdrag.
• God administrativ förmåga och vana att arbeta strukturerat med flera parallella processer.
• Erfarenhet av budgetarbete, planering och verksamhetsuppföljning.
• Har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
• God digital kompetens och lätt för att sätta dig in i olika administrativa system.

Responsibilities

• Vara administrativt stöd till församlingsrådet, inklusive kallelser, protokoll och övrig mötesadministration.
• Ha ett övergripande ansvar och fördjupad kunskap kring församlingens administrativa system såsom Medvind, Kbok, Aveny, Kyrksam och andra verksamhetssystem.
• Vara administrativt stöd inom inventariehanteringen, arbeta med arkiv- och diariefunktion.
• Samordna frågor som rör fastigheter, uthyrningar och kontakter med fastighetsavdelningen.
• Leda och samordna särskilda projekt, exempelvis kyrkoval och verksamhetsrelaterade flyttar.
• Ta fram underlag inför exempelvis skyddsronder, brandskyddsarbete, budgetprocesser och andra uppföljningar.
• Samordna intern information och kommunikation.
• Hanterar avtal, utveckla och ansvara för församlingens inköpsorganisation och inköpsrutiner.

Skills

Ledarskap

Administrativ förmåga

Budgetarbete

Svenska (tal & skrift)

Digital kompetens

Tools

Medvind

Kbok

Aveny

Kyrksam

Sacer

Job description

Mitt i ett av Malmös mest levande områden – mellan Triangeln, Möllevången, Sorgenfri och Sofielund – finns S:t Johannes församling. Här pulserar stadslivet runt våra kyrkor, och här möts människor i musik, samtal, tro och gemenskap.

Vi är en församling med en tydlig profil inom kultur, mångfald och musik, där kyrkorummen är öppna, levande och fyllda av både stillhet och aktivitet. Nu söker vi dig som vill vara med och forma kyrkans närvaro mitt i denna dynamiska miljö.

Vill du vara med och leda och utveckla en viktig del av församlingen?

Vi söker en engagerad och strukturerad enhetschef som vill ta ansvar för administration, service och samordning i vår församling. Rollen är central för verksamheten och innebär både personalansvar, strategiskt utvecklingsarbete och operativt stöd till förtroendevalda och medarbetare.

Som enhetschef ingår du i församlingens ledningsgrupp och bidrar aktivt till att utveckla verksamheten utifrån församlingens mål och uppdrag.

Arbetsuppgifter

• Vara administrativt stöd till församlingsrådet, inklusive kallelser, protokoll och övrig mötesadministration.
• Ha ett övergripande ansvar och fördjupad kunskap kring församlingens administrativa system såsom Medvind, Kbok, Aveny, Kyrksam och andra verksamhetssystem.
• Vara administrativt stöd inom inventariehanteringen, arbeta med arkiv- och diariefunktion.
• Samordna frågor som rör fastigheter, uthyrningar och kontakter med fastighetsavdelningen.
• Leda och samordna särskilda projekt, exempelvis kyrkoval och verksamhetsrelaterade flyttar.
• Ta fram underlag inför exempelvis skyddsronder, brandskyddsarbete, budgetprocesser och andra uppföljningar.
• Samordna intern information och kommunikation.
• Hantera avtal, utveckla och ansvara för församlingens inköpsorganisation och inköpsrutiner.

Kvalifikationer

• Erfarenhet av chefs- eller arbetsledande uppdrag.
• God administrativ förmåga och vana att arbeta strukturerat med flera parallella processer.
• Erfarenhet av budgetarbete, planering och verksamhetsuppföljning.
• Har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
• God digital kompetens och lätt för att sätta dig in i olika administrativa system.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet från Svenska kyrkan.
• Erfarenhet av system som Medvind, Kbok, Aveny, Kyrksam eller Sacer.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen är du en trygg och tydlig ledare som skapar förtroende och goda relationer. Du är serviceinriktad, strukturerad och har förmåga att se helheten samtidigt som du hanterar detaljer med hög kvalitet. Du trivs med att samordna olika verksamhetsområden och att vara ett stöd för både medarbetare, chefer och förtroendevalda.

Vi erbjuder

Hos oss får du ett ansvarsfullt och varierande arbete där du får möjlighet att påverka och utveckla verksamheten. Du blir en viktig del av församlingens ledning och får arbeta nära både medarbetare och förtroendevalda i en organisation med ett meningsfullt uppdrag.

Information om tjänsten

• Anställningsform: Tillsvidare
• Tjänstgöringsgrad: Heltid
• Tillträde: Enligt överenskommelse
• Sista ansökningsdag: 1/11
• Intervjuer planeras till den 9-10/11