Rektors assistent/akademisamordnare

Föreningen HR- Akademikerna vid Stockholms universitet; Stockholms kommun; On-site; SEK 100 000 - 400 000; Full time

Job summary

Stockholms universitet söker en assistent/samordnare för att bistå rektor i det dagliga arbetet. Rollen kräver hög administrativ förmåga och god kommunikationsförmåga på svenska och engelska. Anställningen är heltid med sex månaders provanställning. Du kommer att arbeta i en internationell miljö med förmånliga villkor.

Benefits

Förmånliga villkor

Internationell arbetsmiljö

Qualifications

• Flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom offentlig sektor.
• Mycket god förmåga att formulera dig på svenska och engelska.

Responsibilities

• Samordna rektors dagliga planering och hantera e-post och kalender.
• Förbereda och följa upp interna och externa möten.
• Arbete med pressrelaterade frågor i samarbete med Kommunikationsavdelningen.

Skills

Administrativ förmåga

Skriftlig kommunikation

Muntlig kommunikation

Flexibilitet

Social kompetens

Education

Högskoleexamen

Tools

Office-paketet

Job description

Stockholms universitet präglas av öppenhet och en nyskapande verksamhet. Rankat som ett av världens 200 främsta lärosäten är universitetet ledande inom forskning och utbildning inom humanvetenskap och naturvetenskap. Universitetet har mer än 5 400 medarbetare och cirka 30 000 helårsstudenter och leds av rektor i egenskap av myndighetschef.

Till universitetet söker vi nu en assistent/samordnare med huvuduppgift att bistå rektor i det dagliga arbetet, och i vissa frågor också övriga universitetsledningen. Anställningen är placerad vid Planeringssekretariatet som är en del av universitetsförvaltningen och tillsammans med Ledningssekretariatet och Rättssekretariatet utgör Rektors kansli.

Planeringssekretariatet ger stöd till universitetets ledning och ansvarar för att upprätthålla och utveckla universitetets övergripande verksamhetsplanerings- och uppföljningsprocess, anslagsfördelningssystem, det centrala miljöledningssystemet samt bistå universitetets ledning med assistentstöd. Sekretariatet har totalt nio medarbetare.

Arbetsuppgifter

Som rektors assistent/samordnare kommer du ingå i ett team med ytterligare en assistent. Dina arbetsuppgifter kommer huvudsakligen vara:

1. Samordna och bistå i rektors dagliga planering.
2. Bevaka, fördela och hantera rektors e-post, kalenderbokningar och mötes- och reseplanering.
3. Handlägga inkommande ärenden till rektor.
4. Samordning och koordinering av ledningsgruppen.
5. Förberedelse och uppföljning av interna och externa möten, samt vid behov föra mötesanteckningar.
6. Huvudansvar för arrangemang av rektors prefektmöten, veckomöten mm.
7. Faktakontroll, språklig granskning, bearbetning av texter i dokument, brev etc på svenska och engelska.
8. Självständigt formulera och föra korrespondens på såväl svenska och engelska.
9. Ta emot besök och bistå rektor i olika representativa sammanhang.
10. Arbete med pressrelaterade frågor i nära samarbete med Kommunikationsavdelningen.
11. Bevaka och hålla sig uppdaterad i aktuella frågor såväl inom som relaterat till universitetet.

Kvalifikationer

Krav

• Högskoleexamen eller annan relevant avslutad eftergymnasial utbildning.
• Flerårig aktuell dokumenterad erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna inom offentlig sektor.
• Mycket god administrativ förmåga.
• Mycket god förmåga att självständigt formulera dig i tal och skrift, både på svenska och engelska.
• Mycket god vana att arbeta med Office-paketet.

Meriterande

• Högskoleexamen
• Erfarenhet av högskolesektorn.

Personliga egenskaper

Rollen som assistent/samordnare till rektor ställer höga krav på personlig integritet, flexibilitet och lyhördhet. För att trivas i rollen behöver du ha hög social kompetens och förmåga att skapa goda relationer. Du behöver kunna arbeta självständigt såväl som i grupp, proaktivt och strukturerat för att leverera arbetsresultat med hög kvalitet till din uppdragsgivare. Du behöver även vara stabil i stressade situationer, kunna göra självständiga bedömningar i komplexa frågor och ha en god prioriteringsförmåga. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Om anställningen

Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city. Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Närmare information om anställningen lämnas av planeringschef Karin Fürstenbach, tfn 08-16 22 81, mailto:[e-mail].

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. Anvisningar för sökande finns på webbsidan: https://www.su.se/om-universitetet/jobba-på-su/att-söka-en-anställning.