Chefsassistent till Stab Produktion

Region Stockholm; Huddinge kommun; Vor Ort; SEK 420.000 - 600.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Karolinska Universitetssjukhuset söker en chefsassistent som stödjer fastighetsdirektören och IT-direktören. Rollen är bred och kräver självständighet i att koordinera processer, planera möten och driva administrativa projekt inom Stab Produktion.

Du kommer att vara en viktig länk mellan flera chefer och funktioner, med fokus på integritet, professionellt bemötande och utveckling av arbetssätt i en komplex verksamhet.

Qualifikationen

• Relevant högskoleutbildning eller motsvarande kompetens, gärna med inriktning mot kommunikation
• Erfarenhet av arbete som chefsassistent på högre ledningsnivå
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 samt vana av att arbeta i olika IT-system
• Erfarenhet av projektstöd, tidsplanering, kommunikation och personaladministration
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift

Aufgaben

• Koordinera och planera möten, ledningsgruppsmöten, samverkansforum och andra interna och externa sammanhang
• Ta fram presentationsmaterial, upprätta kommunikationsplaner och ansvara för mötesprotokoll
• Bidra till intern och extern kommunikation
• Koordinera, delta i och vid behov leda projekt samt stödja uppföljning av aktiviteter och resultat
• Ansvara för dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring
• Stödja arbetet med tidsplanering och personaladministration
• Utveckla och effektivisera administrativa rutiner och bidra till att sprida goda arbetssätt

Kenntnisse

Chefsassistent på ledningsnivå

Projektstöd

Tidsplanering

Personaladministration

Svenska och engelska

Ausbildung

Relevant högskoleutbildning

Tools

Microsoft 365

IT-systemkompetens

Jobbeschreibung

Karolinska Universitetssjukhuset, Stab Produktion

Vill du arbeta i en kvalificerad och central roll nära sjukhusets ledning? Nu söker vi en chefsassistent som kommer att ge administrativt stöd till Karolinska Universitetssjukhusets fastighetsdirektör och IT-direktör. Här får du en bred roll med många kontaktytor och möjlighet att bidra med struktur, service och utveckling i en komplex verksamhet.

• en kvalificerad och varierad roll med nära samarbete med två direktörer och andra centrala funktioner
• möjlighet att självständigt driva administrativa processer och bidra till att utveckla och effektivisera arbetssätt
• en roll med många kontaktytor och inblick i flera delar av sjukhusets verksamhet
• möjlighet att vara med och påverka och utveckla rollen tillsammans med de chefer du stöttar.

Verksamhetsområde Vårdadministration är en central funktion inom Stab Produktion på Karolinska Universitetssjukhuset. Verksamheten består av cirka 640 medarbetare inom bland annat medicinsk sekreterarverksamhet, administration och chefsstöd.

Som chefsassistent arbetar du nära fastighetsdirektören och IT-direktören och utgör ett kvalificerat administrativt stöd i deras dagliga arbete. Rollen är bred och varierad och innebär att självständigt koordinera, planera och driva administrativa processer och aktiviteter.

• koordinera och planera möten, ledningsgruppsmöten, samverkansforum och andra interna och externa sammanhang
• ta fram presentationsmaterial, upprätta kommunikationsplaner och ansvara för mötesprotokoll
• bidra till intern och extern kommunikation
• koordinera, delta i och vid behov leda projekt samt stödja uppföljning av aktiviteter och resultat
• ansvara för dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring
• stödja arbetet med tidsplanering och personaladministration
• utveckla och effektivisera administrativa rutiner och bidra till att sprida goda arbetssätt.

Rollen innebär hantering av känslig information och ställer därför höga krav på integritet och förmåga att agera professionellt inom det mandat som ges.

Vi söker dig som

• är självgående, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och självständigt planerar och driver ditt arbete framåt
• har helhetssyn och kan se samband, prioritera och agera utifrån verksamhetens övergripande behov
• är relationsskapande och har lätt för att skapa och upprätthålla professionella kontakter med chefer, kollegor och andra samarbetspartners
• är serviceinriktad, lyhörd och lösningsorienterad samt arbetar för att ge ett professionellt och kvalitativt stöd utifrån verksamhetens behov
• har högintegritet och ett professionellt förhållningssätt samt hanterar känslig information och förtroenden på ett ansvarsfullt sätt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Kvalifikationer

• relevant högskoleutbildning eller motsvarande kompetens, gärna med inriktning mot kommunikation
• erfarenhet av arbete som chefsassistent på högre ledningsnivå
• mycket goda kunskaper i Microsoft 365 samt vana av att arbeta i olika IT-system
• erfarenhet av projektstöd, tidsplanering, kommunikation och personaladministration.
• mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift

Meriterande:

• erfarenhet av administrativa rutiner inom Region Stockholm.

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret. Här kan du läsa mer om rekryteringsprocessen och om vilka kontroller som utförs på Karolinska. Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras. Läs mer om vad det innebär här. Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef om du blir aktuell för anställning. För tillsvidaretjänster kan provanställning komma att tillämpas.

Om Karolinska Universitetssjukhuset

Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner.

Du kan läsa mer om vårt uppdrag inom vård, forskning och utbildning här.

Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.

Läs gärna mer om oss på karolinska.se och följ oss på sociala medier!

Att söka jobb i Region Stockholm

Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.

Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen.

Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.

Facklig företrädare

• SACO Karolinska, [e-mail]