Chefsassistent till Stab Produktion

Karolinska University Hospital; Stockholms kommun; On-site; SEK 480,000 - 720,000; Full time

Job summary

Karolinska Universitetssjukhuset söker en chefsassistent som stödjer fastighetsdirektören och IT-direktören. Rollen är bred och kräver självständigt koordinering, planering och drivande av administrativa processer.

Du kommer att arbeta nära två direktioner, utveckla kommunikationsplaner och hantera dokument- och ärendehantering. Vi söker en självgående lagspelare med integritet och goda språkkunskaper i svenska och engelska.

Qualifications

• relevant högskoleutbildning eller motsvarande kompetens, gärna med inriktning mot kommunikation
• erfarenhet av arbete som chefsassistent på högre ledningsnivå
• mycket goda kunskaper i Microsoft 365 samt vana av att arbeta i olika IT-system
• erfarenhet av projektstöd, tidsplanering, kommunikation och personaladministration.
• mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift

Responsibilities

• koordinera och planera möten, ledningsgruppsmöten, samverkansforum och andra interna och externa sammanhang
• ta fram presentationsmaterial, upprätta kommunikationsplaner och ansvara för mötesprotokoll
• bidra till intern och extern kommunikation
• koordinera, delta i och vid behov leda projekt samt stödja uppföljning av aktiviteter och resultat
• ansvara för dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring
• stödja arbetet med tidsplanering och personaladministration
• utveckla och effektivisera administrativa rutiner och bidra till att sprida goda arbetssätt

Skills

Chefsassistent erfarenhet

Microsoft 365

Projektstöd

Personaladministration

Svenska och engelska (tal och skrift)

Education

Relevant högskoleutbildning eller motsvarande kompetens

Tools

MS 365 suite

Job description

Vill du arbeta i en kvalificerad och central roll nära sjukhusets ledning? Nu söker vi en chefsassistent som kommer att ge administrativt stöd till Karolinska Universitetssjukhusets fastighetsdirektör och IT-direktör. Här får du en bred roll med många kontaktytor och möjlighet att bidra med struktur, service och utveckling i en komplex verksamhet.

Du erbjuds

• en kvalificerad och varierad roll med nära samarbete med två direktörer och andra centrala funktioner
• möjlighet att självständigt driva administrativa processer och bidra till att utveckla och effektivisera arbetssätt
• en roll med många kontaktytor och inblick i flera delar av sjukhusets verksamhet
• möjlighet att vara med och påverka och utveckla rollen tillsammans med de chefer du stöttar.

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

Verksamhetsområde Vårdadministration är en central funktion inom Stab Produktion på Karolinska Universitetssjukhuset. Verksamheten består av cirka 640 medarbetare inom bland annat medicinsk sekreterarverksamhet, administration och chefsstöd.

Som chefsassistent arbetar du nära fastighetsdirektören och IT-direktören och utgör ett kvalificerat administrativt stöd i deras dagliga arbete. Rollen är bred och varierad och innebär att självständigt koordinera, planera och driva administrativa processer och aktiviteter.

Du Kommer Bland Annat Att

• koordinera och planera möten, ledningsgruppsmöten, samverkansforum och andra interna och externa sammanhang
• ta fram presentationsmaterial, upprätta kommunikationsplaner och ansvara för mötesprotokoll
• bidra till intern och extern kommunikation
• koordinera, delta i och vid behov leda projekt samt stödja uppföljning av aktiviteter och resultat
• ansvara för dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring
• stödja arbetet med tidsplanering och personaladministration
• utveckla och effektivisera administrativa rutiner och bidra till att sprida goda arbetssätt.

Rollen innebär hantering av känslig information och ställer därför höga krav på integritet och förmåga att agera professionellt inom det mandat som ges.

Vi söker dig som

• är självgående, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och självständigt planerar och driver ditt arbete framåt
• har helhetssyn och kan se samband, prioritera och agera utifrån verksamhetens övergripande behov
• är relationsskapande och har lätt för att skapa och upprätthålla professionella kontakter med chefer, kollegor och andra samarbetspartners
• är serviceinriktad, lyhörd och lösningsorienterad samt arbetar för att ge ett professionellt och kvalitativt stöd utifrån verksamhetens behov
• har hög integritet och ett professionellt förhållningssätt samt hanterar känslig information och förtroenden på ett ansvarsfullt sätt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Kvalifikationer

Krav

• relevant högskoleutbildning eller motsvarande kompetens, gärna med inriktning mot kommunikation
• erfarenhet av arbete som chefsassistent på högre ledningsnivå
• mycket goda kunskaper i Microsoft 365 samt vana av att arbeta i olika IT-system
• erfarenhet av projektstöd, tidsplanering, kommunikation och personaladministration.
• mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift

Meriterande

• erfarenhet av administrativa rutiner inom Region Stockholm.

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!

Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret. Här kan du läsa mer om rekryteringsprocessen och om vilka kontroller som utförs på Karolinska.

Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras. Läs mer om vad det innebär här.

Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef om du blir aktuell för anställning.

För tillsvidaretjänster kan provanställning komma att tillämpas.

Om Karolinska Universitetssjukhuset

Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner.

Du kan läsa mer om vårt uppdrag inom vård, forskning och utbildning här.

Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.

Läs gärna mer om oss på karolinska.se och följ oss på sociala medier!

Att söka jobb i Region Stockholm

Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.

Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.

Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen.

Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.

Läs mer om hur det är att jobba hos oss i Region Stockholm (öppnas i nytt fönster)

Fackliga representanter

Namn

SACO Karolinska

E-post

[e-mail]