Administrative assistant

Saab AB; Stockholms kommun; On-site; SEK 360,000 - 480,000; Full time

Job summary

Saab AB söker en administrativ assistent till Executive Security som tryggt stödjer chef och ledning i en högkravsmiljö. Du koordinerar säkerhetsrelaterade aktiviteter, planerar resor och möten samt administrerar dokumentation och behörigheter.

Rollen kräver discretion, stark servicekänsla och proaktivt arbetssätt. Du kommer att stödja onboarding av nya medarbetare och konsulter samt producera beslutsunderlag och rapporter i en organisation med hög sekretess.

Qualifications

• Mycket god organisatorisk förmåga.
• Goda kommunikationsförmågor på svenska och engelska.
• Förmåga att hantera känslig information med hög integritet.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.

Responsibilities

• Administrativt stöd till chef, ledningsgrupp och säkerhetskoordinatorer
• Planera, samordna och följa upp aktiviteter inom Executive Security
• Dokumentera beslut, åtgärder och aktivitetslistor
• Koordinera möten, utbildningar, workshops och säkerhetsarrangemang
• Hantera resor, logistik, lokaler och resursbokningar
• Administrera Teams, SharePoint och andra digitala verktyg
• Behörighetshantering och systemadministration
• Stödja onboarding av nya medarbetare och konsulter
• Hantera beställningar, inköp, fakturor och avtal
• Framställa rapporter, statistik och beslutsunderlag

Skills

Organisatorisk förmåga

God kommunikationsförmåga (Svenska och

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Job description

Vill du påverka och göra skillnad på riktigt? Här bidrar du till att skapa trygghet för människor och samhällen. Det du gör spelar roll.

Vill du vara navet i en verksamhet där struktur, service och integritet är avgörande? Executive Security söker en administrativ assistent som spelar en central roll i att stödja personskyddsverksamheten och skapa förutsättningar för att teamet ska lyckas varje dag.Som administrativ assistent arbetar du nära chef, ledning och operativa resurser. Du ansvarar för planering, samordning och administration i en verksamhet med höga krav på kvalitet, sekretess och professionalism.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Administrativt stöd till chef, ledningsgrupp och säkerhetskoordinatorer
• Planera, samordna och följa upp aktiviteter inom Executive Security
• Dokumentera beslut, åtgärder och aktivitetslistor
• Koordinera möten, utbildningar, workshops och säkerhetsarrangemang
• Hantera resor, logistik, lokaler och resursbokningar
• Administrera Teams, SharePoint och andra digitala verktyg
• Behörighetshantering och systemadministration
• Stödja onboarding av nya medarbetare och konsulter
• Hantera beställningar, inköp, fakturor och avtal
• Framställa rapporter, statistik och beslutsunderlag

Vi söker dig som är strukturerad, serviceinriktad och självgående. Du tar egna initiativ, arbetar proaktivt och är flexibel. Hög integritet, omdöme och diskretion är grundläggande för rollen och du har ett lösningsorienterat förhållningssätt.

Kvalifikationer:

• Mycket god organisatorisk förmåga
• Goda kunskaper i Microsoft 365, Teams och SharePoint
• God kommunikationsförmåga på svenska och engelska
• Förmåga att hantera känslig information med hög integritet
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete

Befattningen kräver att dugenomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För befattningar där Saab har krav på säkerhetsklassinplacering kan,i förekommande fall,medföra krav på visst medborgarskap.

Upptäck oändliga möjligheter. Anta utmaningar, skapa smarta innovationer och uppgradera dina förmågor. Det här är en plats för kluriga tänkare, modiga pionjärer och alla däremellan. Tillsammans uppnår vi det extraordinära, var och en tar med sitt unika perspektiv. Varje bidrag räknas. Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med syfte att hjälpa nationer att skydda sin befolkning och bidra till trygghet för människor och samhällen. Med 28 000 talangfulla medarbetare utvecklar Saab teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld. Saab utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem. Saab har sitt huvudkontor i Sverige men en global verksamhet där Saab är en del av många nationers försvarsförmåga. Läs mer om oss här .