Arkivarie till AcadeMedia

Academedia; Stockholms kommun; On-site; SEK 520,000 - 660,000; Full time

Job summary

AcadeMedia söker en arkivarie som blir en nyckelfunktion i vår centrala stabsorganisation. Rollen innebär att leda utvecklingen av vår arkiv- och dokumenthanteringspraxis och bidra till införandet av modern upphandlad diarieföring samt stöd till skolhuvudmän runt om i landet.

Du kommer att analysera nuläget, föreslå nya arbetssätt och skapa rutiner i samarbete med interna och externa parter. Placering i Stockholm, resor ingår, provanställning tillämpas.

Qualifications

• Akademisk examen om minst 180 hp med inriktning mot arkivvetenskap eller likvärdig utbildning.
• Förståelse för hur digitala flöden påverkar dokumentets livscykel.
• Aktuell erfarenhet av elektronisk informationshantering.
• Mycket god kunskap om offentlighetsprincipen (OSL).
• Snabbt kunna bedöma om en handling är allmän.
• Kunskap om diarieföring, arkivredovisning och processbaserad arkivbildning.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

Responsibilities

• Utveckla AcadeMedias skolhuvudmäns arkivfunktion.
• Göra gallringsutredningar.
• Informationsvärdera.
• Förvalta AcadeMedias ledningssystem för informationshantering.
• Bidra till kunskapsutveckling i organisationen kring dokumenthantering och bevarande av handlingar.
• Utbildningsinsatser inom arkiv- och informationshantering.
• Delta i utvecklingen av rutiner och processer för dokumenthantering.
• Säkerställa att handlingar hanteras i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen.

Skills

Diarieföring

Informationshantering

Dokumenthantering

Skriftlig kommunikation

Samarbete

Analytisk förmåga

Projektledning

Svenska – skriftlig kommunikation

Education

180 hp arkivvetenskap

Tools

Diariehanteringssystem

AI-teknik

Job description

AcadeMedia är med sina över 25 000 medarbetare och 200 000 elever Europas största utbildningsföretag med verksamheter i Sverige, Norge, Finland, Tyskland, Nederländerna, Storbritannien och Polen. Vår storlek skapar trygghet och ger oss förutsättningar att vara en långsiktig och stabil utbildningsaktör som bidrar till det gemensamma samhällsbygget. AcadeMedia drivs av människor som arbetar för att skapa ett bättre och mer hållbart samhälle, med utbildning och lärande som grund. Vår vision är att leda utvecklingen av framtidens utbildning och tillsammans rustar vi våra barn, elever och vuxenstuderande med kunskaper och bildning samtidigt som vi ger dem förutsättningar att kunna forma sin egen framtid. Vi är övertygade om att utbildning kan skapa förändring på riktigt, både för enskilda individer och för hela samhällen – vi kallar det ”Change Through Education”

Vi söker dig som vill vara med och skapa en modern dokumenthantering som är en förebild för andra skolverksamheter i Sverige. Välkommen till oss på AcadeMedia!

Rollen som arkivarie är helt ny på AcadeMedia. Rollen ingår i AcadeMedias centrala stödfunktioner och är en del i den satsning som AcadeMedia gör för att möta de nya krav som ställs på fristående skolhuvudmän genom införandet av offentlighetsprincipen den 1 januari 2027. I rollen kommer du att vara en del i införandet av offentlighetsprincipen på hela AcadeMedia. Du är med och skapar nya arbetssätt och rutiner tillsammans med alla våra olika skolformer för att säkerställa att AcadeMedias skolhuvudmän arbetar effektivt och stödjande gentemot hela organisationen. Som arkivarie får du stora möjligheter att vara med och forma rollen och skapa en funktion med hjälp av den senaste tekniken och AI tillsammans med engagerade och framtidsorienterade kollegor.

Initialt kommer du att, tillsammans med registrator, analysera nuläget kring nuvarande dokumenthantering och föreslå nya arbetssätt och rutiner. På sikt kommer du att få en mer stödjande roll gentemot skolor och skolledare, vilket innebär att du behöver vara initiativtagande och utåtriktad med förmåga att stödja AcadeMedias verksamheter i dokumenthanteringsfrågor.

Som arkivarie kommer du att spela en viktig roll i AcadeMedias arbete med ledningssystem för informationshantering, informationsvärdering, gallringsutredningar, arkivering och utbildning av verksamheten. Detta är en central roll i arbetet med kravställning inför upphandlingen av ett nytt diarieföringssystem. Du kommer ha ett särskilt ansvar för att vår arkivhantering följer gällande lagar och regler samt att känslig information hanteras på anvisat sätt. Det dagliga arbetet kommer att innebära nära samverkan med både interna och externa intressenter. I rollen ingår en del resor till AcadeMedias skolor över hela landet.

• Utveckla AcadeMedias skolhuvudmäns arkivfunktion
• Göra gallringsutredningar
• Informationsvärdera
• Förvalta AcadeMedias ledningssystem för informationshantering
• Bidra till kunskapsutveckling i organisationen kring dokumenthantering och bevarande av handlingar
• Utbildningsinsatser inom arkiv- och informationshantering
• Delta i utvecklingen av rutiner och processer för dokumenthantering
• Säkerställa att handlingar hanteras i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen

Rollen rapporterar till chefsjuristen på koncernnivå. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med placering i Stockholm. AcadeMedia tillämpar 6 månaders provanställning. Tjänsteresor ingår i rollen. Tillträde enligt överenskommelse.

Vem söker vi?

För att lyckas i den här rollen krävs det att du är serviceinriktad och har mycket god samarbetsförmåga, då tjänsten har många olika kontaktytor. Vi söker dig som är noggrann, kan prioritera och har ett strukturerat arbetssätt. Du är självgående och ansvarstagande och har förmåga att se till helheten och lösa problem som uppstår. Vi söker dig som är utvecklingsorienterad, initiativrik och gärna nytänkande. Du har pedagogisk förmåga och är förtroendeingivande.

Vi söker dig med följande erfarenheter och förmågor:

• Akademisk examen om minst 180 hp med inriktning mot arkivvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Förståelse för hur digitala flöden påverkar dokumentets livscykel
• Aktuell erfarenhet av att arbeta med elektronisk informationshantering
• Mycket god kunskap om offentlighetsprincipen (tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och förvaltningslagen)
• Snabbt kunna bedöma om en handling är allmän
• Kunskap om diarieföring, arkivredovisning och processbaserad arkivbildning
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska, språklig noggrannhet och förmåga att skriva koncist

Meriterande:

• Erfarenhet från utbildningssektorn
• Erfarenhet av utvecklingsarbete inom diariehantering, informations- och ärendehantering
• Erfarenhet av att arbeta med diarieföring i vanligt förekommande dokument- och ärendehanteringssystem
• Erfarenhet och kompetens inom möjligheten med AI-baserad teknik

Du välkomnas till en dynamisk och trivsam arbetsmiljö med drivna och engagerade kollegor!