Ärkebiskopens sekreterare

Svenska Kyrkan; Uppsala kommun; Hybrid; SEK 420,000 - 620,000; Full time

Benefits offered by this job

Flextid

Lunchförmån

Kollektivavtal

Lokalt årsarbetstidsavtal

Friskvårdstimme

Friskvårdsbidrag

Job summary

Svenska kyrkan söker en kvalificerad sekreterare till ärkebiskopen som arbetar nära högsta ledningen. Du planerar och samordnar diarieföring, möten, resor och kommunikation med både nationella och internationella kontakter.

Rollen kräver självständighet, struktur, omdöme och hög integritet. Du bör ha erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, goda språkkunskaper i svenska och engelska samt vana av att stå under sekretess och arbeta i en större organisation.

Qualifications

• Mycket god förmåga att planera, organisera och prioritera i ett högt tempo och parallella processer.
• Erfarenhet av självständigt arbete med kalenderhantering och kvalificerad administration.
• Mycket gott omdöme och hög integritet vid hantering av känslig information.
• Mycket god samarbets- och samordningsförmåga samt förmåga att nätverka internt och externt.
• Mycket god kommunikativ förmåga i svenska och engelska.
• Mycket god digital kompetens och vana vid relevanta administrativa system.

Responsibilities

• Ansvara för en omfattande och komplex kalender, inklusive planering, prioritering och omdisponering av möten och åtaganden.
• Samordna möten, besök, resor och andra aktiviteter samt säkerställa att nödvändiga underlag finns på plats.
• Hantera korrespondens och kontakter med ledande företrädare inom svenskt och internationellt samhällsliv samt med olika delar av den egna organisationen.
• Följa upp ärenden och åtaganden samt bidra till god framförhållning och effektiva administrativa processer.
• Säkerställa ett välfungerande informationsflöde och bidra till samordningen inom den närmaste staben.

Skills

Kalenderhantering

Planering

Samordning

Sekretess

Engelska

Svenska

Kommunikation

digital kompetens

Job description

Svenska kyrkan finns där människor finns. Nära där du bor och på andra sidan jorden. Överallt är vi där för dig som vill och behöver – i ensamhet, kris, glädje och sorg, i viktiga skeenden och i vardagen. Oavsett vem du är och vilken tro du har..

Ledningsavdelningen söker nu ärkebiskopens sekreterare

Kvalificerad sekreterare till ärkebiskopen

Vill du arbeta nära ärkebiskopen och samarbeta i ett kvalificerat team till stöd för den högsta företrädaren för Svenska kyrkan?

Vi söker en kvalificerad sekreterare till ärkebiskopen, med förmåga att kombinera självständighet, struktur och professionellt omdöme med ett genuint engagemang för att få andra att lyckas. Det här är en roll för dig som trivs i en dynamisk miljö med högt tempo, många kontaktytor och stora krav på kvalitet, diskretion och framförhållning.

Ärkebiskopens stab är placerad på ledningsavdelningen på Svenska kyrkans nationella nivå.

Som sekreterare till ärkebiskopen ansvarar du för ett kvalificerat administrativt och organisatoriskt stöd. Uppdraget omfattar såväl långsiktig planering som löpande samordning och hantering av ett stort antal parallella ärenden, kontakter och åtaganden. Tjänsten innebär ett betydande eget ansvar och förutsätter förmåga att självständigt bedöma, prioritera och hantera frågor inom ramen för uppdraget.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att:

• Ansvara för en omfattande och komplex kalender, inklusive planering, prioritering och löpande omdisponering av möten och åtaganden.
• Samordna möten, besök, resor och andra aktiviteter samt säkerställa att nödvändiga underlag och förberedelser finns på plats.
• Hantera korrespondens och kontakter med ledande företrädare inom svenskt och internationellt samhällsliv samt med olika delar av den egna organisationen.
• Följa upp ärenden och åtaganden samt bidra till god framförhållning, kontinuitet och effektiva administrativa processer.
• Säkerställa ett välfungerande informationsflöde och bidra till samordningen inom den närmaste staben.

Vem vi söker

Vi söker en person med flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt och samordnande arbete, företrädesvis nära högsta ledningen i en större eller komplex organisation.

För tjänsten krävs:

• Mycket god förmåga att planera, organisera och prioritera i en verksamhet med högt tempo, många parallella processer och snabbt föränderliga förutsättningar.
• Erfarenhet av självständigt arbete med komplex kalenderhantering, mötesplanering och kvalificerad administration.
• Mycket gott omdöme och hög integritet, med förmåga att hantera känslig information och göra välgrundade avvägningar i situationer som kräver diskretion och förtroende.
• Mycket god samarbets- och samordningsförmåga samt förmåga att etablera och upprätthålla professionella relationer på olika nivåer, såväl inom som utanför organisationen.
• Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska och engelska.
• Mycket god digital kompetens och erfarenhet av relevanta administrativa system och arbetsverktyg.

Kunskap om och erfarenhet av arbete i Svenska kyrkan är meriterande, alternativt erfarenhet av arbete i en större samhällsbärande organisation. Erfarenhet av internationella kontakter och representationsverksamhet är meriterande.

Vi förutsätter att du är medlem i Svenska kyrkan och delar våra värderingar som kännetecknas av varje människas lika värde, arbete för fred, försoning, rättvisa och hållbarhet .

Arbetsmiljö och sammanhang

Sekreteraren ingår i ärkebiskopens närmaste stab, som består av sex medarbetare med olika specialistkompetenser. Staben är placerad på ledningsavdelningen som också rymmer generalsekreterarens stab, expeditionschefen samt enheten för säkerhet och beredskap. Arbetet i staben och på avdelningen präglas av nära samverkan, höga kvalitetskrav och ett gemensamt ansvarstagande, där flexibilitet och förmåga att bidra till helheten är viktiga förutsättningar. Medarbetarna i ärkebiskopens stab har avdelningschefen på ledningsavdelningen som närmaste chef. Verksamheten i staben styrs av ärkebiskopens uppdrag och de behov av planering, underlag, förberedelser och stöd som ärkebiskopens många uppdrag och sammanhang kräver.

Tjänsten erbjuder ett kvalificerat och varierat arbete i en organisation med stor samhällsbetydelse och omfattande nationella och internationella relationer.

Vi erbjuder en trivsam och modern arbetsplats i centrala Uppsala och ett sammanhang med många erfarna och kunniga kollegor. V i arbetar efter ett flexibelt arbetssätt, vilket innebär att du har möjlighet att arbeta på distans några dagar i veckan.

Hos oss får du möjlighet att arbeta hos en stor och trygg arbetsgivare med förmåner såsom:

• flextid
• lunchförmån
• kollektivavtal
• lokalt årsarbetstidsavtal
• friskvårdstimme
• friskvårdsbidrag

Kyrkokansliet som arbetsplats lägger stor vikt vid hälsa och balans mellan arbete och fritid.

Tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse.

Denna tjänst kan bli krigsplacerad, vilket innebär att du vid händelse av krig eller höjd beredskap kan komma att tjänstgöra i din ordinarie roll eller i en annan funktion inom verksamheten.

Före beslut om anställning kommer en bakgrundskontroll genomföras.

Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Erika Brundin.

Vi tillämpar offentlighetsprincipen i vår rekryteringsprocess. Det innebär att ansökningshandlingar som skickas in blir allmänna handlingar och kan begäras ut av allmänheten. Läs mer om Svenska kyrkans offentlighetsprincip här .

Vi har gjort vårt medieval för denna rekrytering och undanber oss därför erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annonsering.