Administratör till schema och bemanning

Helsingborgs stad; Helsingborgs kommun; On-site; SEK 301,000 - 402,000; Full time

Benefits offered by this job

Friskvårdsbidrag 3000 kr/år

Job summary

Helsingborgs stad söker en administratör till enheten schema och bemanning inom HR. Rollen är en del av vikarieförsörjning och innebär ansvar för onboarding av vikarier, systembehörigheter och startpaket samt stöd vid frågor om anställningar.

Du kommer även bemanna receptionen, hantera registreringar och yttra dig i kontinuitet i volymrekryteringen som levererar sommarvikarier. Krav är gymnasial administrativ utbildning, god svenska och god känsla för service.

Qualifications

• Administrativ utbildning på gymnasial nivå krävs.
• Goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• Goda datorkunskaper och snabb inlärning av nya system.
• Van vid att leverera service på högsta nivå.

Responsibilities

• Ansvara för onboarding av vikarier och deras uppstart.
• Hantera systembehörigheter och digitala startpaket.
• Arbeta med anställningsfrågor kopplat till volymrekrytering.
• Bemanna receptionen och vara första kontakt för besökare.
• Stödja chefer och administratörer i rekryteringsprocessen.

Job description

Inför sommaren 2027 förstärker vi vår organisation med nya kollegor! Vi söker dig som vill bli en del av vårt team och bidra till vår verksamhet under en period med högt tempo och många möjligheter att utvecklas!

Om arbetsplatsen

Enheten schema och bemanning är en del av HR-avdelningen och du kommer ingå i teamet vikarieförsörjning som består av bemanningssamordnare, rekryterare, hr-koordinator, administratörer och två bemanningschefer – tillsammans ansvarar vi för hela processen från ansökan till att vikarie är på plats.

Varje vår genomför vi en omfattande volymrekrytering där vi anställer ungefär 700 tim- och sommarvikarier. Bemanningen matchar och bokar ut vikarierna mot verksamhetens behov så att rätt kompetens hamnar på rätt plats i rätt tid samt säkerställer att alla nyanställda blir bokade på bredvidgång på sin nya arbetsplats.

Leveransen av sommarvikarier är en viktig del i förvaltningens planering - det möjliggör välförtjänt semester för våra ordinarie medarbetare och säkerställer att de vi finns till för får den vård och omsorg de behöver.

Vad vi erbjuder

Hos oss får du trygghet i att tillhöra ett engagerat team som lägger stor vikt vid en god introduktion och ett gott samarbete med varandra. Vi erbjuder dig ett ansvarsfullt, händelserikt och stimulerande arbete med möjlighet till egen utveckling. Som anställd får du ett friskvårdsbidrag på 3000 kronor per år.

Arbetsuppgifter

Som administratör får du en viktig och omväxlande roll med många kontaktytor där du kombinerar administrativt arbete med service och stöd.

I din roll ansvarar du för onboardingprocessen för våra vikarier. Du hanterar systembehörigheter och digitala startpaket som ger nya vikarier en trygg start. Du arbetar även med anställningsfrågor kopplade till vår volymrekrytering och är ett viktigt stöd för verksamhetens chefer och administratörer. I rollen får du möjlighet att bredda din kompetens inom områden som företrädesrätt och konverteringar.

Att bemanna receptionen är också en del av ditt uppdrag där du är den första kontakten för våra besökare och här möter du många olika typer av frågor och ärenden. Det kan till exempel handla om att hjälpa till med inloggning i våra olika system, kontrollera arbetstillstånd och ta emot utdrag från belastningsregistret.

Ett stort fokus ligger på service och bemötande.

Kvalifikationer

Som arbetsuppgifterna beskriver ställs det höga krav på dig som administratör. Du ska ha en administrativ utbildning, minst på gymnasial nivå, och du behöver trivas i en roll där du får vara ansiktet utåt för vår verksamhet och leverera service på högsta nivå.

Du har sannolikt haft en liknande roll innan och gärna ha erfarenhet från att ha arbetat i Anställningsguiden. Du har hög digital mognad och är van vid att snabbt sätta dig in i nya system och program.

Då mycket av ditt arbete sker i Excel ser vi att du har grundläggande kunskaper i programmet.

Du har väldigt goda kunskaper i det svenska språket – både i tal och skrift.

Dina personliga egenskaper är viktiga för oss

Du är en person som är trygg i kontakten med människor och har förmåga att hantera både positiva och mer utmanande situationer på ett professionellt sätt. Du trivs i en roll där du

snabbt kan behöva skifta fokus, tex från en systemuppgift till att möta en nyanställd vikarie i receptionen. Vi vill ha med dig som gillar att se till att saker blir gjorda, blir rätt och utvecklas till det bättre.

Att jobba i Helsingborgs stad

Vill du vara med och skapa en bättre stad tillsammans med helsingborgarna? Då ska du jobba i Helsingborgs stad. Här kan du använda din kreativitet och drivkraft till att göra livet lättare och tryggare för våra invånare, besökare och näringsliv. Tillsammans med nyfikna och hjälpsamma kollegor gör du skillnad i människors liv, både idag och i framtiden. Ett bra jobb idag, en bättre stad imorgon.

Vård- och omsorgsförvaltningen

På vård- och omsorgsförvaltningen arbetar vi med människor. Riktiga människor. Människor som, precis som du, lever livet. Vi är cirka 4500 medarbetare - från undersköterskor, stödassistenter, sjuksköterskor, fysioterapeuter och arbetsterapeuter till ekonomer, utredare och biståndshandläggare som på olika sätt bidrar till att stadens äldre och personer med funktionsnedsättning ska kunna leva ett rikt och självständigt liv.

Här kan du läsa mer om hur det är att jobba i staden: https://vardochomsorg.helsingborg.se/jobba-hos-oss/

Övrig information

Löpande urval sker. Tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut.

Sista ansökningsdag: 2026-10-19

Anställningsform: Visstidsanställning

Tillträdesdatum och varaktighet: 2027-01-07 till och med 2027-06-30

För oss är det viktigt att du finns tillgänglig hela den aktuella perioden.

Helsingborgs stad arbetar mot diskriminering och för främjande av alla människors lika rättigheter och möjligheter. Sökande oavsett bakgrund är välkomna att söka till Helsingborgs stad.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee.

Innan en anställning på vård- och omsorgsförvaltningen begär vi att du visar upp ett giltigt utdrag i oöppnat kuvert från polisens belastningsregister. Du kan redan nu beställa ett belastningsregister för att påskynda rekryteringsprocessen: https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/

Innan anställning kommer vi göra en kontroll av medborgarskap. Du kommer behöva uppvisa pass, nationellt ID-kort eller personbevis. Är du inte medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du även styrka ett giltigt arbetstillstånd eller att du är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd enligt Utlänningsförordningen 6 kap.

Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.

Fackliga företrädare https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/fackliga-foretradare/

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.