Administratör till Regionkontoret Väst

Kriminalvården; Göteborgs kommun; On-site; SEK 320,000 - 420,000; Full time

Job summary

Kriminalvården söker en administratör till regionkontoret i Göteborg. Du arbetar med registrering av handlingar, posthantering både digitalt och på papper, samt stöd till regionala jurister och chefer.

Du blir navet i det administrativa flödet, planerar och utför uppgifter självständigt, med god servicekänsla och sekretessmedvetenhet. Tjänsten innebär kontorstid, på plats, och möjlighet till utveckling inom myndigheten.

Qualifications

• Erfarenhet av administrativt arbete är meriterande
• Goda kunskaper i svenska språket i tal och skrift
• Fullständig gymnasiekompetens krävs

Responsibilities

• Registrering av handlingar och diarieföring
• Posthantering i digitalt och fysiskt format
• Stöd till regionala jurister med enklare handläggning
• Intern service och receptionsuppgifter
• Administrativt stöd till regionkontorets chefer och medarbetare
• Planering och uppföljning av uppgifter
• Vara kontaktpunkt och samarbeta med interna och externa parter

Skills

Administrativt arbete

Svenska språket

Education

Gymnasiekompetens

Job description

Kriminalvården växer – vi bygger nytt, bygger om och bygger till och söker nu fler medarbetare. Vårt viktigaste mål är att minska återfall i brott – att bryta den onda cirkeln. Lyckas vi med det blir samhället tryggare och säkrare för alla. Vi är den myndighet som ansvarar för anstalter, frivård, häkten och klienttransporter.

Vi söker nu en administratör till vårt fina regionkontor på Ullevigatan 17 i Göteborg. Sektionschef och rekryterande chef är Ola Svensson.

Som regional administratör arbetar du främst med registrering av handlingar, posthantering i både digital och fysisk form, stöd till regionala jurister med enklare handläggning av vissa ärenden, intern service samt sedvanliga receptionsuppgifter.

Du är inblandad i många administrativa ärenden och förväntas efterhand kunna agera självständigt och proaktivt i dessa. Det du inte vet tar du själv reda på och återkopplar informationen till berörda personer.

Tillsammans med chefsassistenten utgör du det administrativa navet vid regionkontoret. Ömsesidigt täcker ni upp för varandra vid semestrar och annan ledighet.

Arbetet sker under kontorstid på plats på regionkontoret. Distansavtal tillämpas inte för tjänsten. Exempel på arbetsuppgifter

• Diarieföring och arkivhantering
• Utföra beställningar i system och hantera behörigheter
• Upprätthålla bemanning på kontoret och utföra de arbetsuppgifter som ryms inom rollen såsom att hantera posten och bevaka myndighetsbrevlådan tillsammans med chefsassistenten
• Stödjer chefer på regionkontoret med diverse administrativa sysslor samt ger service i dessa frågor till samtliga medarbetare vid kontoret
• Administrera bokningar av möten och konferenser
• Vara behjälplig i vardagliga IT-problem och vid behov felanmäla till IT-avdelningen
• Hantera avtalsfrågor och samverka med interna och externa samverkansparter i frågor som berör kontorets dagliga drift
• Delta i mötes- och beredningsprocesser

Regionkontorets behov samt riktade uppdrag från Kriminalvårdens ledning kan påverka den mer detaljerade fördelningen av arbetsuppgifter inom ansvarsområdet vilket innebär att fler arbetsuppgifter än ovan kan förekomma.

Kvalifikationer

Vi söker framförallt dig som är noggrann och strukturerad i ditt arbete. Det är också av stor vikt att du handlar i enlighet med fattade beslut, mål, policys och riktlinjer och följer den sekretess som din roll innefattas av.

Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt, tar självständigt ansvar för dina uppgifter, ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter, förblir motiverad, har gott tålamod och arbetar på tills uppgifterna är avslutade.

I rollen är du till stora delar ansiktet utåt för regionkontoret, varvid vi lägger stor vikt vid servicekänsla och ansvarstagande.

För att trivas och lyckas i ditt uppdrag är det viktigt att du delar Kriminalvårdens grundläggande värderingar om en human människosyn, respekt för individen och tron på att människan är utvecklingsbar. Du är även medveten om och har förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar dig själv och andra. Vidare förväntas du med ditt förhållningssätt bidra till att alla blir likvärdigt bemötta. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi söker dig som har:

• Fullständig gymnasiekompetens i form av slutbetyg eller examen
• Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom offentlig verksamhet
• Goda kunskaper i svenska språket i såväl tal som skrift

Det är även meriterande med:

• Erfarenhet av diarieföring och arkivhantering
• Erfarenhet av administrativt arbete inom Kriminalvården eller annan rättsvårdande myndighet
• Erfarenhet av myndighetsarbete inom offentlig förvaltning
• God kunskap i Heroma
• Erfarenhet av enklare handläggning
• Erfarenhet av arbete i stödjande funktion eller servicefunktion
• Utbildning inom administration och ekonomi

Övrigt

Kriminalvården har valt att ta bort det personliga brevet och ersatt det med urvalsfrågor som är relevanta för tjänsten. Svaren i urvalsfrågorna och CV ligger till grund för om du är kvalificerad att gå vidare i processen.

För att bli aktuell för anställning inom Kriminalvården krävs att du motsvarar högt ställda krav gällande lämplighet, omdöme, säkerhets- och sekretessmedvetande och att du följer gällande lagar. Det innebär att du står upp för demokratiska värderingar och den statliga värdegrund som gäller för Kriminalvårdens verksamhet.

Vissa befattningar är placerade i säkerhetsklass och då kommer en säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras innan beslut om anställning fattas. För vissa säkerhetsklassade tjänster krävs svenskt medborgarskap. Kriminalvården välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Läs mer om säkerhetsprövning här: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/rekryteringsprocessen/sakerhetsprovning-vid-rekrytering/

Befattningen kan innebära krigsplacering vid Kriminalvården. Läs mer om krigsplacering här: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/rekryteringsprocessen/krigsplacering/

Individuell lönesättning tillämpas.

Provanställning kan komma att tillämpas.

Kriminalvården strävar efter en jämn könsfördelning och ökad mångfald.

Anställningsform Tillsvidareanställning

Facklig företrädare

• David Nordlander (OFR/ST), 031-7529494, [e-mail]
• Stefan Römer (SEKO), 077-2280800, [e-mail]