Administratör sökes till uppdrag inom säkerhets- och trygghetsbranschen

Miljonbemanning AB; Göteborgs kommun; On-site; SEK 401,760 - 491,040; Full time

Job summary

Miljonbemanning AB söker en administratör till ett bemanningsuppdrag på heltid hos en större aktör inom säkerhet och trygghet. Rollen är administrativt tung och innefattar att skapa, följa upp och hantera avtal, dokumentation samt processer kopplade till konsulter och uppdrag.

Du kommer att vara kontaktperson mellan interna team och konsulter, arbeta med Office-paketet, särskilt Excel, Word och PowerPoint, samt säkerställa att dokumentationen följer riktlinjer och juridiska krav.

Qualifications

• Har tidigare erfarenhet av administrativt arbete.
• Har god förståelse för dokumenthantering, avtal eller administrativa processer.
• Har mycket god kommunikationsförmåga i både tal och skrift.
• Är flytande i engelska, både skriftligt och muntligt.
• Är noggrann, strukturerad och detaljorienterad.
• Är pålitlig och tar ansvar för dina arbetsuppgifter.
• Har god förmåga att planera, prioritera och följa upp parallella arbetsuppgifter.
• Är självgående och kan driva sitt arbete framåt med ett tydligt ägarskap.
• Har vana av Microsoft Office, särskilt Excel, Word och PowerPoint.
• Trivs i en professionell miljö med flera interna och externa kontaktytor.

Responsibilities

• Skapa, granska, administrera och följa upp uppdragsbeskrivningar och avtal.
• Hantera Statements of Work, SOW, för konsultuppdrag.
• Skapa konsultavtal utifrån kundens standardiserade mallar och processer.
• Följ upp tidsplaner, leveranser och betalningsrelaterade milstolpar.
• Vara kontaktperson för interna team och konsulter i frågor som rör avtal, villkor och uppdragsstatus.
• Säkerställa att dokumentation följer interna riktlinjer, juridiska krav och arbetssätt.
• Upprätthålla struktur över avtal, ändringar, korrespondens och övrig dokumentation.
• Stödja inköps- och procurementfunktioner vid avtalsförnyelser och tillägg.

Skills

Administrativt arbete

Kommunikativ förmåga

Noggrannhet

Självständighet

Planering & uppföljning

Tools

Microsoft Excel

Microsoft Word

PowerPoint

Job description

Om kundföretaget

Vill du arbeta i en administrativ och koordinerande roll hos ett etablerat företag inom säkerhet, trygghet och samhällsviktiga tjänster? Är du noggrann, pålitlig och kommunikativ, och trivs i en roll där struktur, ansvar och uppföljning är centrala delar av arbetsdagen? Då kan detta vara rätt möjlighet för dig.

För vår kunds räkning söker Miljonbemanning nu en administratör till ett bemanningsuppdrag på heltid. Kundföretaget är en större aktör inom säkerhets- och trygghetsbranschen och arbetar med att leverera tjänster och lösningar som bidrar till tryggare arbetsplatser, verksamheter och samhällen.

Arbetsbeskrivning

Som administratör blir du en viktig del av kundens interna organisation. Rollen är administrativt tung och innebär att du ansvarar för att skapa, följa upp och hantera avtal, dokumentation och processer kopplade till konsulter och uppdrag. Du kommer att ha kontakt med interna team, externa konsulter och andra berörda parter, där tydlig kommunikation och hög noggrannhet är avgörande.

I arbetsuppgifterna kan bland annat ingå att:

• skapa, granska, administrera och följa upp uppdragsbeskrivningar och avtal
• hantera Statements of Work, SOW, för konsultuppdrag
• skapa konsultavtal utifrån kundens standardiserade mallar och processer
• följ upp tidsplaner, leveranser och betalningsrelaterade milstolpar
• vara kontaktperson för interna team och konsulter i frågor som rör avtal, villkor och uppdragsstatus
• säkerställa att dokumentation följer interna riktlinjer, juridiska krav och etablerade arbetssätt
• upprätthålla en god struktur över avtal, ändringar, korrespondens och övrig dokumentation
• stödja inköps- och procurementfunktioner vid avtalsförnyelser, tillägg och annan administrativ dokumentation
• hantera enklare avtalsrelaterade frågor och begränsade förhandlingar vid behov
• arbeta i Office-paketet, särskilt Excel, Word och PowerPoint

Arbetet passar dig som trivs i en roll där du får ta stort eget ansvar, arbeta självständigt och samtidigt ha många kontaktytor. Eftersom rollen innebär hantering av viktig dokumentation söker vi dig som är strukturerad, noggrann och trygg i att följa processer från start till mål.

Vi söker dig

• har tidigare erfarenhet av administrativt arbete
• har god förståelse för dokumenthantering, avtal eller administrativa processer
• har mycket god kommunikativ förmåga i både tal och skrift
• är flytande i engelska, både skriftligt och muntligt
• är noggrann, strukturerad och detaljorienterad
• är pålitlig och tar ansvar för dina arbetsuppgifter
• har god förmåga att planera, prioritera och följa upp parallella arbetsuppgifter
• är självgående och kan driva ditt arbete framåt med ett tydligt ägarskap
• är van vid att arbeta i Microsoft Office, särskilt Excel, Word och PowerPoint
• trivs i en professionell miljö med flera interna och externa kontaktytor

Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet från en större företagsmiljö, gärna inom inköp, avtalshantering, procurement, konsultadministration eller liknande administrativa roller. Det är även meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i en matrisorganisation eller i en verksamhet där flera funktioner samverkar kring processer och beslut.

Din profil

Vi söker dig som förstår vikten av kvalitet, struktur och tydlighet i administrativt arbete. Du är en person som tar ansvar, arbetar metodiskt och säkerställer att dokumentation är korrekt, uppdaterad och lätt att följa.

För att lyckas i rollen tror vi att du är en person som:

• tycker om administrativa arbetsuppgifter och trivs med detaljer
• har ett strukturerat och lösningsorienterat arbetssätt
• är trygg i att kommunicera med olika delar av organisationen
• kan hantera flera parallella processer utan att tappa kvalitet
• är professionell, serviceinriktad och tydlig i din kommunikation
• arbetar självständigt och tar egna initiativ när det behövs
• bidrar till ordning, tydlighet och god samverkan i teamet

Du kommer att bli en viktig administrativ resurs i ett uppdrag där noggrannhet, ansvarstagande och pålitlighet är avgörande för att arbetet ska fungera effektivt.

Övrigt

Detta är ett bemanningsuppdrag där du blir anställd av Miljonbemanning och arbetar ute hos vår kund.

Tjänsten är på heltid och avser ett uppdrag för att täcka en föräldraledighet. Uppdraget planeras att starta i mitten av september och pågå till den 1 mars med möjlighet till förlängning.

Arbetet är inledningsvis förlagt från kundens kontor, med möjlighet till hybridarbete på sikt beroende på uppdragets behov och överenskommelse med kunden.

Start sker enligt överenskommelse. Urval och intervjuer sker löpande, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt.

Vi tar endast emot ansökningar via vår hemsida där du laddar upp din ansökan.

Vid frågor är du varmt välkommen att kontakta oss på [e-mail].