Administratör Intern Service

Totalförsvarets plikt- och prövningsverk; Karlstads kommun; On-site; SEK 357,000 - 469,000; Full time

Benefits offered by this job

Friskvårdsbidrag

Job summary

Totalförsvarets plikt- och prövningsverk söker en administratör inom intern service som samordnar ärenden, följer upp felanmälningar och säkerställer att nya arbetsplatser är i ordning. Rollen innebär kontakt med interne och externa aktörer och ett strukturera arbetsflöden samt utveckling av stödsystem.

Du har erfarenhet av fakturahantering, inköp och servicedesk, samt goda svenska språkkunskaper. Anställningen är tillsvidare på heltid och arbetet sker på plats utan möjlighet till distansarbete.

Qualifications

• Erfarenhet av fakturahantering och inköp.
• Erfarenhet av arbete inom servicedesk, kundtjänst eller annan serviceorienterad verksamhet.
• Hög digital mognad och vana att arbeta i olika verksamhetssystem och digitala verktyg.
• God förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

Responsibilities

• Ta emot, registrera och samordna ärenden inom intern service.
• Hantera och följa upp felanmälningar till hyresvärd.
• Beställa och samordna vaktmästeritjänster, serviceuppdrag och skötselåtgärder.
• Ta emot entreprenörer, servicepersonal och leverantörer samt vid behov vara följeslagare vid arbeten i myndighetens lokaler.
• Säkerställa att kontorsarbetsplatser håller fastställd standard.
• Ansvara för myndighetens kontorsmateriel, förråd och lagerhållning.
• Planera och genomföra beställningar och enklare inköp inom ansvarsområdet.
• Registrera och hålla aktuell information om inventarier och möbler.
• Samordna intern återanvändning av möbler och utrustning.
• Bidra till att myndighetens gemensamma ytor är väl fungerande och ändamålsenliga.
• Ge administrativt stöd till andra funktioner inom enheten Informationsförvaltning vid tillfälliga arbetstoppar eller resursbehov.
• Medverka i utvecklingen av digitala arbetssätt, processer och stödsystem.

Skills

Fakturahantering

Inköp

Servicedesk / kundtjänst

Digital mognad

Svenska i tal och skrift

Job description

Totalförsvarets plikt- och prövningsverk

Beskrivning

Vill du bidra till trygghet och säkerhet i det svenska samhället? Och dessutom göra det på en arbetsplats där vi bryr oss om varandra och arbetar tillsammans, då har du kommit rätt!

Som administratör inom intern service skapar du förutsättningar för att myndighetens verksamhet fungerar smidigt varje dag.

En vanlig dag kan innebära att du samordnar serviceärenden, följer upp felanmälningar, tar emot leverantörer eller säkerställer att nya arbetsplatser är i ordning. Du har många kontaktytor och samarbetar nära både interna och externa aktörer. Samtidigt bidrar du till utvecklingen av våra arbetssätt och stödsystem för att skapa ännu bättre service och effektiva processer. Rollen innebär ett stort eget ansvar, där du planerar, prioriterar och driver arbetet framåt på ett strukturerat och lösningsorienterat sätt.

Du arbetar för att våra arbetsplatser, gemensamma ytor och servicefunktioner håller en hög kvalitet och stödjer verksamhetens behov.

• ta emot, registrera och samordna ärenden inom intern service
• hantera och följa upp felanmälningar till hyresvärd
• beställa och samordna vaktmästeritjänster, serviceuppdrag och skötselåtgärder
• ta emot entreprenörer, servicepersonal och leverantörer samt vid behov vara följeslagare vid arbeten i myndighetens lokaler
• säkerställa att kontorsarbetsplatser håller fastställd standard
• ansvara för myndighetens kontorsmateriel, förråd och lagerhållning
• planera och genomföra beställningar och enklare inköp inom ansvarsområdet
• registrera och hålla aktuell information om inventarier och möbler
• samordna intern återanvändning av möbler och utrustning
• bidra till att myndighetens gemensamma ytor är väl fungerande och ändamålsenliga
• ge administrativt stöd till andra funktioner inom enheten Informationsförvaltning vid tillfälliga arbetstoppar eller resursbehov
• medverka i utvecklingen av digitala arbetssätt, processer och stödsystem.

Kvalifikationer

Som administratör intern service behöver du ha:

• erfarenhet av fakturahantering och inköp
• erfarenhet av arbete inom servicedesk, kundtjänst eller annan serviceorienterad verksamhet
• hög digital mognad och vana att arbeta i olika verksamhetssystem och digitala verktyg
• god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet eller av att samordna interna servicefunktioner.

Dina personliga egenskaper

Vi söker dig som är självgående och tar ansvar för att driva dina arbetsuppgifter framåt på ett strukturerat och effektivt sätt. Du har en god personlig mognad och kan göra välgrundade prioriteringar även när flera uppgifter behöver hanteras samtidigt.

För att trivas i rollen behöver du vara flexibel och kunna anpassa dig till förändrade förutsättningar och varierande arbetsuppgifter. Eftersom du har många kontaktytor är det viktigt att du är serviceinriktad och har förmåga att skapa och bibehålla goda relationer.

Du är också regelmedveten och har förståelse för vikten av att arbeta enligt fastställda rutiner, riktlinjer och regelverk. Samtidigt har du ett lösningsorienterat förhållningssätt och bidrar till att arbetet genomförs på ett professionellt och effektivt sätt.

Vi erbjuder dig en anställning tillsvidare på heltid som inleds med provanställning.

På grund av verksamhetens karaktär kan du inte arbeta hemifrån, men vi hoppas att detta istället kan bidra till en tydligare uppdelning mellan arbete och fritid. Du får möjlighet att träna på arbetstid och ett förmånligt friskvårdsbidrag. Läs mer om vilka förmåner och villkor vi har: Förmåner och villkor - Plikt- och prövningsverket

Anställningen är säkerhetsklassad och vi gör därför en säkerhetsprövning med registerkontroll enligt bestämmelserna i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras.

Vi välkomnar en mångfald av sökande med olika bakgrund och vi ser fram emot din ansökan.

Vi på Plikt- och prövningsverket arbetar för att göra Sveriges säkrare. Vår huvuduppgift är att mönstra, skriva in till grundutbildningen och registerföra personal i krigsorganisationen. Vi gör också tester och bedömningar åt andra myndigheter, till exempel Polisen och Försvarshögskolan. Kort sagt: vi ser till att rätt personer hamnar på rätt plats i totalförsvaret.

Möt några av våra medarbetare – på vår webbplats hittar du filmer och intervjuer med några av oss!

Anställningsform Tillsvidare med provanställning

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde Enligt överenskommelse

Löneform Månadslön

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer