Administratör

Uppsala Universitet; Uppsala kommun; On-site; SEK 357,000 - 424,000; Full time

Job summary

Uppsala universitet, Institutionen för immunologi, genetik och patologi, söker en administrativ medarbetare till HR-gruppen. Rollen omfattar utlysning av forskarutbildningsplatser, uppföljning av studieplaner och att bistå doktorander samt handledare med ansökningar och praktiska göromål inför antagning.

Vi söker en självgående person med god samarbetsförmåga, servicekänsla och vana vid administrativt arbete. Anställningen är tidsbegränsad 6 månader, heltid, med placering i Uppsala.

Qualifications

• Högskoleutbildning inom relevant område eller motsvarande erfarenhet.
• God kommunikation på svenska och engelska.
• Då arbetsuppgifterna kräver kontakt med olika personer krävs hög servicekänsla och noggrannhet.
• Erfarenhet av administrativt arbete samt god datorvana är meriterande.

Responsibilities

• Hantera utlysning av forskarutbildningsplatser och administrativt stöd till handledare och doktorander.
• Följa upp studieplaner, dokumentation i Ladok och registrering av resultat för forskarutbildningen.
• Upprätta och förlänga anställningsavtal samt följa lagar och avtal kring anställningar.
• Bistå vid disputationer inklusive lokalbokningar, beställningar och ersättningar till opponenter och betygsnämnd.
• Kontakt med myndigheter som Migrationsverket, Skatteverket och Trygghetsstiftelsen.

Skills

Strukturerad

Samarbetsförmåga

Kommunikativ

Serviceinriktad

Lojal

Drivande

Prioriteringsförmåga

Självgående

Education

Högskoleutbildning inom relevant område

Tools

Office-paketet

Varbi

Ladok

Primula

Job description

Uppsala universitet, Institutionen för immunologi, genetik och patologi

Institutionen för immunologi, genetik och patologi vid Uppsala universitet har en bred forskningsprofil med starka forskargrupper inriktade på bl. a cancer, genetiska och autoimmuna sjukdomar. En av de bärande tankarna vid institutionen är att stimulera translationell forskning och därmed främja en närmare samverkan mellan medicinsk forskning och sjukvården. Forskning bedrivs inom sex forskningsprogram: cancerprecisionsmedicin, cancerimmunterapi, genomik och neurobiologi, molekylära verktyg och funktionsgenomik, neuroonkologi och neurodegeneration samt vaskulärbiologi. Delar av verksamheten är även integrerad med avdelningarna för onkologi, klinisk genetik, klinisk immunologi, klinisk patologi och sjukhusfysik vid Akademiska sjukhuset. Institutionen har undervisningsuppdrag på ett antal programutbildningar, fristående kurser och internationella masterprogram inom den medicinska fakulteten. Institutionen omsätter omkring 550 miljoner kronor, varav ca två tredjedelar är externa forskningsbidrag. Antalet anställda är ca 400, varav ca 100 är doktorander, och det finns totalt över 850 verksamma i arbetsstyrkan. Läs gärna mer om institutionens verksamhet här: www.uu.se/medarbetare/institution/immunologi-genetik-och-patologi

IGP är en av Uppsala universitets största institutioner. I HR-gruppen arbetar sju personer med HR, administration och forskarutbildningsadministration. HR-gruppen är en del av institutionens administrativa stödfunktion som utöver HR består av medarbetare inom ekonomi, grundutbildning, ledningsstöd och kommunikation. Totalt är vi ca 30 personer inom administrationen.

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta i vårt administrativa team men även i samarbete med andra kollegor på institutionen. Detta innebär ett stimulerande och varierande arbete.
I arbetsuppgifterna ingår bla utlysning av institutionens forskarutbildningsplatser, kontakt med fakultetens och institutionens ansvariga för forskarutbildning samt att bistå doktorander och handledare med ansökningar och praktiska göromål inför antagning till forskarutbildningen. Arbetet omfattar även uppföljning av studieplaner och dokumentation av aktivitet samt bedömning, tillgodoräknande, registrering och kontroll i Ladok av studieresultat för kurs- och teoridel av forskarutbildningen. Ansvarar för att upprätta och förlänga anställningsavtal för de studerande på forskarutbildningen, beräkna anställningstid samt bevaka att lagar och avtal kring anställningarna följs. Ansvarig för det praktiska arbetet kring disputationer såsom bokning av lokaler, beställningar, annonsering och utbetalning av ersättning till opponenter och betygsnämnd. Kontakter med myndigheter som bla Migrationsverket, Skatteverket och Trygghetsstiftelsen. Omföringar och viss ekonomihantering förekommer också. Även förbereda inför FUG-möten med dagordning, protokollförande och efterarbete.
En viktig del i det dagliga arbetet är att ge god service och stöd till handledare och doktorander men det är även viktigt att bidra till att utveckla tjänsten och den administration som krävs inom området. Arbetsuppgifterna innefattar ett brett spektrum av administrativa uppgifter som kan förekomma i arbetet vid en institution.

Kvalifikationskrav
Högskoleutbildning inom relevant område eller motsvarande erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Dina arbetsuppgifter och den dagliga kontakten med olika människor inom och utanför institutionen ställer krav på att du är mycket strukturerad, har god samarbetsförmåga, är kommunikativ, serviceinriktad och lojal. Dessutom behöver du vara driven, ha god prioriteringsförmåga och förmåga att driva arbete framåt.
Du som söker bör vara en självgående person som trivs i en dynamisk miljö med högt ställda förväntningar på effektivt arbete av hög kvalitet. Du trivs med variationen i arbetsuppgifterna.
Vi förutsätter att du har goda kunskaper i vanliga datorprogram som t ex office-paketet.
Du ska även ha minst 3 års erfarenhet av adminsitrativt arbete.
Det är nödvändigt med utmärkta kunskaper i talad och skriven svenska och engelska.
Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Önskvärt
Erfarenhet av liknande arbete inom högskola eller universitet. Arbete med relevanta dataprogram såsom Varbi, Ladok och Primula är önskvärt.

Om anställningen
Anställningen är tidsbegränsat vikariat, 6 månader med möjlighet till förlängning. Omfattningen är heltid. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala

Upplysningar om anställningen lämnas av: Camilla Nilsson, [e-mail], 018-471 5034.

Uppsala universitet är ett brett forskningsuniversitet med stark internationell ställning. Det yttersta målet är att bedriva utbildning och forskning av högsta kvalitet och relevans för att göra skillnad i samhället. Vår viktigaste tillgång är alla 7 500 anställda och 53 000 studenter som med nyfikenhet och engagemang gör Uppsala universitet till en av landets mest spännande arbetsplatser.

Anställningen kan komma att säkerhetsprövas. Vid säkerhetsprövning är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd.

Vi undanber oss erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba inom Uppsala universitet
https://uu.se/om-uu/jobba-hos-oss/

Fackliga företrädare: Saco-S - [e-mail], Seko - [e-mail], ST (OFR/S) - [e-mail]

Anställningsform Tidsbegränsad anställning

Anställningen avslutas

Anställningens omfattning

Tillträde

Tillträde enligt överenskommelse

Löneform Individuell lönesättning

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer