Administratör

Uppsala Universitet; Uppsala kommun; On-site; SEK 360,000 - 480,000; Full time

Job summary

Uppsala universitet söker administratör till Institutionen för polisiärt arbete i Uppsala. Du ansvarar för webb- och informationshantering, registratur och arkiv, samt att följa redaktionella riktlinjer och stödja webbskrivare.

Rollen kräver öga för målgruppsanpassat innehåll och publicering i Sitevision. Du arbetar i en nystartad grupp under Juridiska fakulteten, med fokus på att utveckla webb, registratur och arkivarbete, och du ingår i ett team som växer.

Qualifications

• Minst ett års erfarenhet av webbproduktion.
• Minst ett års erfarenhet av arbete med externa och interna webbsidor.
• Minst ett års erfarenhet av arkiv och registratur inklusive sekretessbedömningar.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
• Mycket goda kunskaper i administrativa IT-system.

Responsibilities

• Ansvara för webb- och informationshantering samt registratur- och arkivfrågor.
• Omvandla underlag till målgruppsanpassade texter och publicera webbinnehåll i Sitevision.
• Bevaka behörigheter i Sitevision och säkerställa att information är tillgänglig och aktuell.
• Diarieföra och hantera ärenden i W3D3 samt sekretessprövningar.
• Utforma institutionens dokumentrutiner för webb, registratur och arkiv.
• Fungera som kontaktperson mot webbredaktionen och registratur/arkiv hos universitetet.

Skills

Webbproduktion

Webbsidor

Arkiv & registratur

Administrativ IT-system

Svenska och engelska

Education

Relevanta eftergymnasiala utbildningar

Tools

Sitevision

W3D3

Job description

Uppsala universitet, Institutionen för polisiärt arbete

Vill du vara med och bidra till utbildningen av framtidens poliser?
Institutionen för polisiärt arbete söker nu en administratör som vill spela en central roll i arbetet med interna och externa webbsidor, registratur och arkiv. Här får du arbeta i en verksamhet som är under uppbyggnad, växer snabbt och som präglas av samarbete, utveckling och samhällsnytta. Hos oss finns medarbetare med erfarenhet från olika verksamheter inom Uppsala universitet och Polismyndigheten som tillsammans bidrar till verksamhetens utveckling och framgång.

Organisatoriskt finns vår institution under Juridiska fakulteten. Hos oss är du del av institutionens kansli som idag består av ekonom, HR-samordnare, utbildningssamordnare och kursadministratörer. Vi är en nystartad grupp som arbetar nära och utvecklar arbetet tillsammans. Vår grupp behöver utökas i takt med att vår verksamhet växer, därför rekryterar vi nu fler medarbetare.

Som administratör hos oss ansvarar du för institutionens webb- och informationshantering samt för registratur- och arkivfrågor. Du har ett övergripande ansvar för att universitetets redaktionella riktlinjer följs och verkar som stöd till institutionens webbskribenter. Detta innebär bland annat att omvandla underlag, både färdigskrivna anteckningar och anteckningar i punktform, till välformulerade, målgruppsanpassade texter. Du arbetar operativt med att skapa, publicera, underhålla och utveckla webbinnehåll samt säkerställa att information är målgruppsanpassad, tillgänglig och aktuell. I uppdraget ingår att genomföra nödvändiga förbättringar av innehåll och struktur samt att bevaka institutionens behörigheter i universitetets webbpubliceringssystem Sitevision.

Inom registratur- och arkiv ansvarar du för diarieföring och ärendehantering i universitetets ärende- och dokumenthanteringssystem W3D3. Arbetet omfattar att skapa, registrera och avsluta ärenden samt att registrera inkomna och upprättade handlingar. Du hanterar förfrågningar om ärenden och handlingar samt bistår vid sekretessprövning. Vid behov begär du in kompletterande handlingar för att säkerställa att ärenden är fullständiga och stödjer prefekten i hanteringen av JK-listan. Vidare ansvarar du för att ordna, arkivera, förteckna, etikettera och gallra handlingar enligt gällande regelverk och dokumenthanteringsplan samt levererar färdigförtecknade handlingar till universitetsförvaltningens arkiv.

Du är institutionens kontaktperson gentemot universitetsförvaltningens webbredaktion samt gentemot universitetsförvaltningens registratur och arkiv. I dina arbetsuppgifter ingår även arbete med informationsklassificering.

Arbetet innefattar också att ge stöd samt att vid behov ta fram institutionsspecifika dokument och rutiner för arbetet med webb, registratur och arkiv.

Kvalifikationskrav

Vi söker dig som har:

• Eftergymnasial utbildning av relevans för arbetsuppgifterna eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Minst ett års erfarenhet av och mycket goda kunskaper i webbproduktion.
• Minst ett års erfarenhet av och goda kunskaper i arbete med externa och interna webbsidor.
• Minst ett års erfarenhet av och goda kunskaper i arbete med arkiv och registratur inklusive sekretessbedömningar.
• Minst ett års erfarenhet av och mycket goda kunskaper i att arbeta med administrativa IT-system.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. För att lyckas i rollen behöver du vara en person som:

• Tar ansvar för sina arbetsuppgifter, planerar och strukturerar arbetet i syfte att slutföra arbetsuppgifter på ett effektivt sätt.
• Samarbetar väl med andra genom att bygga och upprätthålla goda relationer och bidra till ett gott arbetsklimat.
• Har ett professionellt och tillmötesgående bemötande samt visar vilja och förmåga att identifiera behov, ge stöd och leverera lösningar med kvalitet och effektivitet.
• Gör väl avvägda bedömningar utifrån verksamhetens behov.

Om anställningen

Anställningen är tillsvidare (provanställning kan tillämpas). Omfattningen är heltid. Tillträde enligt
överenskommelse. Placeringsort: Uppsala

Upplysningar om anställningen lämnas av:

I denna rekrytering har vi ersatt det personliga brevet med frågor som du besvarar i samband med din ansökan. Svaren kommer att användas som en del i urvalsprocessen.

Uppsala universitet är ett brett forskningsuniversitet med stark internationell ställning. Det yttersta målet är att bedriva utbildning och forskning av högsta kvalitet och relevans för att göra skillnad i samhället. Vår viktigaste tillgång är alla 7 500 anställda och 53 000 studenter som med nyfikenhet och engagemang gör Uppsala universitet till en av landets mest spännande arbetsplatser.

Anställningen kan komma att säkerhetsprövas. Vid säkerhetsprövning är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd.

Vi undanber oss erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba inom Uppsala universitet https://uu.se/om-uu/jobba-hos-oss/

Fackliga företrädare: Saco-S - [e-mail], Seko - [e-mail], ST (OFR/S) - [e-mail]