Administrativ assistent sökes till Kulturarrangemang och mötesplatser

Malmö stad; Malmö kommun; On-site; SEK 100 000 - 400 000; Full time

Job summary

En kommunal arbetsgivare i Malmö söker en administrativ assistent till Kulturarrangemang och mötesplatser. Rollens kärna är att stödja chefer genom att sköta administrativa uppgifter som diarieföring och systemhantering, med fokus på kulturverksamhet. Du bör ha erfarenhet av offentlig sektor och en gymnasieexamen, samt kunna arbeta både självständigt och i team. Tjänsten är heltid och tillsvidare.

Qualifications

• Minst två års erfarenhet av liknande roll med chefsstöd.
• Erfarenhet av arbete inom offentlig sektor.
• Goda kunskaper i svenska och engelska.

Responsibilities

• Hålla koll på administrativa uppgifter inklusive diarieföring.
• Stötta avdelningens chefer i schemaläggning och bemanning.
• Ansvara för IT-inköp och vara administrativt stöd.

Skills

Ordning och reda

Teamarbete

Flexibilitet

Serviceinriktad

Education

Gymnasieexamen eller eftergymnasial utbildning inom administration

Tools

Office-paketet

Arkivhantering

Job description

Overview

Arbetsuppgifter: Är du en vass administratör som är bra på ordning och reda, olika system och att vara chefsstöd? Gillar du dessutom att arbeta i team, trivs när det är tempo och händer mycket på jobbet och är intresserad av Malmös kulturliv? Då ska du se hit, för nu söker vi en administrativ assistent till avdelningen Kulturarrangemang och mötesplatser på kulturförvaltningen. Hos oss ingår du i avdelningens stab och har en viktig roll i avdelningens ledningsgrupp. Avdelningschefen är din närmaste chef. Avdelningen har ett stort och brett kulturuppdrag, som bland annat omfattar ansvar för kulturförvaltningens arrangemangsenhet och några av stadens viktigaste mötesplatser för unga, Arena 305 och Work In Progress på Kulturhyllan. Vi driver och utvecklar också stadens allaktivitetshus. Vi finns nära Malmöborna och på vår avdelning är det alltid full fart.

Nu söker vi dig som kan hjälpa oss att hålla koll på våra viktiga administrativa uppgifter, som diarieföring, utlämning och arkivering av handlingar, kalendrar och fakturor, direktupphandlingar och annat som hör offentlig förvaltning till. Du är chefsstöd till avdelningens chefer och stöttar dem bland annat i schema- och bemanningssystemet Medvind. Du är sekreterare i avdelningens lednings- och samverkansgrupper och har en viktig roll för att få ledningens arbete att flyta på framåt. Du är även avdelningens statistiksamordnare, dataskyddsambassadör samt ansvarar för IT-inköp.

Vi erbjuder en plats i ett lösningsfokuserat och utvecklingsorienterat team, där det är viktigt med humor. Vi kommer därför att lägga stor vikt vid personlig lämplighet för att hitta rätt person.

Qualifications

Kvalifikationer:

• Minst gymnasieexamen, gärna eftergymnasial utbildning inom administration eller annat relevant område.
• Minst två års erfarenhet från liknande roll med arbetsuppgifter inom chefsstöd, diarieföring och dokumenthantering.
• Erfarenhet av arbete inom offentlig sektor och att verka i en politiskt styrd organisation.
• Goda kunskaper i Office-paketet, arkivhantering samt systemvana.
• Kan kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift.
• Meriterande: kunskap i Malmös språk, erfarenhet av Medvind, Stratsys och Platina.

Som person är du prestigelös, serviceinriktad och har god kommunikations- och samarbetsförmåga. Du är flexibel, självgående, lösningsorienterad och ansvarstagande. Eftersom arbetet innebär flera kontaktytor och varierande administrativa uppgifter inom olika system krävs god förmåga till struktur, samordning och prioritering. Vi ser gärna att du har ett intresse för och kunskap om kulturlivet i Malmö.

Om arbetsplatsen

Malmö är Sveriges snabbast växande stad och en global mötesplats med 186 nationaliteter och över 150 olika språk. Med utgångspunkt i konst, folkbildning och kreativt skapande ska kultur fortsätta utveckla och berika hela Malmö. Malmö stads kulturförvaltning består av Malmö Konsthall, Malmö Konstmuseum, Malmö Kulturskola, Malmö Museer, Stadsarkivet, Biblioteken i Malmö, Kulturarrangemang och mötesplatser samt Kulturstaben där administration och stödfunktioner arbetar centralt gentemot kulturverksamheterna.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Tillsvidare

Omfattning: Heltid

Antal tjänster: 1

Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt: Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.