Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Strategische und operative Projektunterstützung:
• Übernahme und Steuerung diverser Projekte zur Unternehmensentwicklung
• Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Analysen zur Unterstützung von Managemententscheidungen (z.B. Vorstandspräsentationen, Performance Programme)
• Monitoring von Berichten und Analysen zur Entscheidungsfindung

Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung:
• Terminkoordination (Videokonferenzen, Telefonate, persönliche Termine) für die Geschäftsleitung
• Erstellung und Versand geschäftlicher Korrespondenz, inklusive Übersetzungen für Geschäftsleitung & Management
• Erstellung von VISA-Einladungen für ausländische Mitarbeiter
• Monatliche Kreditkartenabrechnungen
• Digitale Verwaltung und Ablage von Korrespondenzen und Dokumenten

Kommunikations- und Empfangsmanagement:
Management der Aushilfskräfte am Empfang hinsichtlich:
• Betreuung der Telefonzentrale
• Begrüßung und Betreuung von Besuchern
• Bearbeitung eingehender Post und Pakete sowie deren Verteilung
• Versand von Paketen via UPS/DHL
• Bedienung der Frankiermaschine, Patrone wechseln, Porto aufladen
• Prüfung eingehender Rechnungen und Mahnungen
(Übernahme bei Abwesenheiten der Aushilfskräfte)

Veranstaltungsmanagement:
• Planung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Events (z.B. Händlerkonferenzen, After-Work-Events)
• Kommunikation mit Teilnehmern, Hotelbuchungen, Catering, Abendprogramm, Transfers, Geschenke, Nachverfolgung der Rückmeldungen

Reisemanagement:
• Buchung von Flügen, Mietwagen, Shuttleservices und Hotels für die Geschäftsleitung
• Verwaltung des „AirPlus“-Tools: Rechnungen einsehen und abgleichen
• Koordination der UK-Besuche in Frechen: Shuttles, Hotels, IT-Raumvorbereitung

Bürobestellungen:
• Einkauf und Verwaltung von Büromaterialien

Dein Profil

• Dein Bildungsweg:Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, ergänzt durch entsprechende Berufserfahrung.
• Souveränes und sympathisches Auftreten:Professionelles Auftreten, freundliche und gepflegte Umgangsformen, Serviceorientierung und Teamgeist.
• Organisation und Effizienz:Selbstständiges, strukturiertes Arbeiten, schnelle Auffassungsgabe, Ruhe in anspruchsvollen Situationen.
• Zuverlässigkeit:Hohes Maß an Gewissenhaftigkeit und Verlässlichkeit.
• IT-Kenntnisse:Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint.
• Sprachkenntnisse:Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Level C1).
• Bereitschaft zu abwechslungsreicher Tätigkeit in einem dynamischen Team bei einem internationalen Konzern, mit Entwicklungsmöglichkeiten und attraktiver Vergütung (z.B. Kantine, Benefits, Altersvorsorge, JobRad, Mitarbeiterevents, bis zu 32 Urlaubstage).