Sekretär*in / Sachbearbeiter*in (w/m/d)

Sekretär*in / Sachbearbeiter*in (w/m/d), Ilmenau

Technische Universität Ilmenau

Die Stelle umfasst zu 50 % Aufgaben im Fachgebiet Nanotechnologie (www.tu-ilmenau.de/universitaet/fakultaeten/fakultaet-elektrotechnik-und-informationstechnik/profil/institute-und-fachgebiete/fachgebiet-nanotechnologie) und zu 50 % Aufgaben im Fachgebiet Elektrochemie und Galvanotechnik (www.tu-ilmenau.de/universitaet/fakultaeten/fakultaet-elektrotechnik-und-informationstechnik/profil/institute-und-fachgebiete/fachgebiet-elektrochemie-und-galvanotechnik).

Ihre Aufgaben

• Erledigung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache (z. B. Terminkoordination, Schriftverkehr, Postbearbeitung, E-Mail-Korrespondenz, Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Betreuung des Publikumsverkehrs, der Projektpartner und Gäste)
• Unterstützung der Fachgebietsleitung bei der Budgetverwaltung und bei Beschaffungsvorgängen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Fachgebietsberatungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen (Terminabstimmungen, Einladungen, Zuarbeiten), auch in Englisch
• Unterstützung bei Lehr-, Prüfungs- und Semesterplanung (z. B. Bearbeitung studentischer Anfragen, Organisation von Prüfungsterminen, Übermittlung von Ergebnissen, Pflege der Modulhandbücher)
• Betreuung der Webseiten der Fachgebiete
• Zuarbeiten für das Berichtswesen der Fakultäts- und Universitätsleitung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder langjährige entsprechende Erfahrung
• Sicherer Umgang mit der deutschen Sprache und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswert sind außerdem:

• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoftware (Microsoft Office, Exchange, SharePoint, TYPO3) und Offenheit für technische Neuerungen
• Engagement, Teamfähigkeit, eigenverantwortliches und gewissenhaftes Arbeiten sowie eine verbindliche Kommunikationsweise
• Erfahrung in multikulturellen internationalen Teams

Bitte weisen Sie die geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden und Zeugnissen nach.

Die Tätigkeit ist für eine Beschäftigung in Teilzeit nicht geeignet.

Was wir Ihnen bieten:

• Attraktive tarifliche Vergütung (TV-L) inklusive Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen plus freie Tage am 24. und 31. Dezember
• Flexibles Arbeitszeitmodell
• VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Bei der TU Ilmenau erwartet Sie ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit vielfältigen Weiterbildungsangeboten, Gesundheits- und Freizeitprogrammen, Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen sowie attraktive Sportangebote des Universitätssportzentrums.