Assistenz für die Robert Bosch Academy in Berlin (28h bis 32h / Woche)

Die Robert Bosch Stiftung arbeitet in den Bereichen Gesundheit, Bildung und Globale Fragen. Mit ihrer Förderung setzt sie sich für eine gerechte und nachhaltige Zukunft ein. Die Stiftung ist gemeinnützig, unabhängig und überparteilich. Sie geht auf das Vermächtnis von Robert Bosch zurück. Der Unternehmer und Stifter formulierte darin den doppelten Auftrag, das Fortbestehen des Unternehmens zu sichern und sein soziales Engagement weiterzuführen. Die Robert Bosch Stiftung GmbH unterhält eigene Einrichtungen, entwickelt innovative Projekte und fördert auf internationaler wie lokaler Ebene. Die Erkenntnisse aus ihrer Förderung bringt die Stiftung in die Fachwelt und die öffentliche Debatte ein.

Stellenbeschreibung

Für die Unterstützung unseres Teams suchen wir zum 15.11.2025 eine

Assistenz für die Robert Bosch Academy in Berlin (28h bis 32h / Woche)

Die Robert Bosch Academy ist eine Einrichtung der Robert Bosch Stiftung am Standort Berlin. Sie bietet internationalen Entscheidungsträger:innen, Expert:innen und Meinungsbildner:innen Raum für vertraulichen Austausch und gemeinsame Arbeit an globalen Zukunftsfragen. Fellows der Academy verbringen einen mehrmonatigen Arbeitsaufenthalt in Berlin. Sie nutzen die Academy als Ort der Reflexion, Vernetzung und Zusammenarbeit – sowohl untereinander als auch mit Vertreter:innen aus Politik, Wissenschaft und Zivilgesellschaft.

Ihre Aufgaben:

• Sie begleiten die Fellows der Academy vor und während ihres Aufenthalts – von der Unterstützung bei Visaanträgen, Wohnungssuche und der Organisation von Schul- und Kitaplätzen bis hin zur Beratung in Versicherungsfragen und zur Koordination aller logistischen Belange.
• Sie organisieren Reisen und Veranstaltungen, buchen Flüge, planen interne Meetings und Events und übernehmen die Abrechnung. Zudem kümmern Sie sich um Terminmanagement, Raumbuchung, Bewirtung und Gästebetreuung.
• Sie übernehmen Querschnittsaufgaben im Team und sorgen für reibungslose organisatorische Abläufe.
• Sie pflegen Daten in internen Datenbanken und stellen deren Aktualität sicher.
• Sie führen die Korrespondenz mit Fellows und Dienstleistern – auf Englisch und Deutsch.
• Sie verfügen über eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und haben idealerweise Berufserfahrung – etwa im Reisebüro, bei einer Airline, in der Tourismus- oder Hotelbranche oder im Bereich „Relocation Services“. Zudem sind Sie mit Visa- und aufenthaltsrechtlichen Prozessen vertraut.
• Sie arbeiten serviceorientiert, strukturiert und eigenverantwortlich – mit ausgeprägtem Organisationstalent, gutem Zeitmanagement sowie einem verbindlichen und souveränen Auftreten.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift und zeigen ein hohes Maß an Kooperationsfähigkeit und Kommunikationsstärke.
• Sie beherrschen MS Office sicher und bewegen sich routiniert in administrativen Prozessen.
• Sie bringen interkulturelle Kompetenz, Belastbarkeit und Freude an der Arbeit mit internationalen Gästen mit.

Zusätzliche Informationen

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit im spannenden Umfeld der Philanthropie. Wir überzeugen mit attraktiven Rahmenbedingungen und Zusatzleistungen wie Sonderzahlungen, flexibler Arbeitszeit, tageweise mobilem Arbeiten, betrieblicher Altersvorsorge sowie betrieblichem Gesundheitsmanagement und unterstützen Sie mit umfangreichen Weiterbildungsangeboten.

Für uns hat Talent viele Gesichter. Vielfalt ist Bereicherung - deshalb fördern wir eine vielfältige Belegschaft und freuen uns über alle Bewerbungen: unabhängig von Geschlecht, Alter, Beeinträchtigung, Religion, sexueller Identität, ethnischer oder sozialer Herkunft. Dabei schätzen wir die Authentizität und Individualität jedes Einzelnen. Um uns als diversitätsorientierte Organisation weiterzuentwickeln, verfolgen wir seit dem Jahr 2023 unsere Vielfalts-Strategie.

Die Stelle ist unbefristet (28 Wochenstunden); eine befristete Aufstockung auf bis zu 32 Stunden ist bis Ende 2026 möglich. Der Arbeitsort ist Berlin.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 02.06.2025über unser Online-Bewerbungsportal. Aus Datenschutzgründen bitten wir Sie, uns Ihre Bewerbung ausschließlich über das Bewerbungsportal zukommen zu lassen.

Sie haben den Eindruck, nicht alle beschriebenen Anforderungen zu erfüllen?

Wir möchten Sie ermutigen, sich dennoch auf die ausgeschriebene Stelle zu bewerben!

Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen folgende Dokumente hinzu:

• Anschreiben
• Lebenslauf (ein Foto ist nicht erforderlich)
• Ausbildungs-/Hochschulzeugnisse
• Zeugnisse/Nachweise über bisherige berufliche Tätigkeiten

Wie geht es weiter?

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist sichten wir alle Bewerbungen. Im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses werden zunächst digitale Kennenlerngespräche mit Vertreter:innen des Fachbereichs geführt, danach folgen persönliche Vorstellungsgespräche mit dem Fachbereich und der Personalabteilung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Sie haben Fragen zum Bewerbungsprozess?
Kristina Wuckert, Referentin HR,Tel. +49 711 46084-681

Sie haben fachliche Fragen zur Stelle?
Dr. Grzegorz Nocko, Teamleiter der Robert Bosch Academy, Tel. +49 30 220 025-287

Für die Vorbereitung nutzen Sie am besten unsere Bewerbungstipps und lesen sich unsere Informationen zum Bewerbungsprozess durch. Sie erhalten wichtige Hinweise für Ihre optimale Bewerbung.

Wie ist es, in der Robert Bosch Stiftung zu arbeiten?