Mitarbeiter (m/w/d) im Sekretariat

Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.

Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.

Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter.

Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Wertschätzung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

Aufgaben:

1. Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
2. Sie organisieren und koordinieren die bürowirtschaftlichen Abläufe und kümmern sich um die Verwaltung des Büromaterials.
3. Sie planen, bereiten Termine und Besprechungen vor und nach, und sorgen für deren reibungslose Durchführung.
4. Sie empfangen und betreuen Besucher sowie Gäste und stellen sicher, dass sie sich gut aufgehoben fühlen.
5. Sie führen Registraturarbeiten durch und beachten dabei betriebliche und gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
6. Sie erfassen und dokumentieren Bestellvorgänge sorgfältig und gewissenhaft.
7. Sie organisieren und buchen Dienstreisen, um den reibungslosen Ablauf der Reisen zu gewährleisten.
8. Sie erfassen, verteilen und legen die Ein- und Ausgangspost ab, um eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen.
9. Sie übernehmen die Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen und sorgen für eine präzise Dokumentation.
10. Sie führen den Schriftverkehr und die Kommunikation mit internen und externen Partnern professionell durch.
11. Sie bereiten Berichte, Dokumente und Präsentationen vor, erstellen und überarbeiten diese sorgfältig.
12. Sie unterstützen den allgemeinen Projektablauf und übernehmen Sonderthemen wie Recherchetätigkeiten.
13. Sie leisten vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung und Lohnabrechnung, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen.
14. Sie führen die Projektablage, verwalten Akten und pflegen die Datenbank, um die Ordnung zu gewährleisten.
15. Sie kümmern sich um die Pflege des vorhandenen Archivs und stellen sicher, dass alle Dokumente aktuell sind.
16. Sie organisieren und pflegen die Registratur, um eine übersichtliche und strukturierte Ablage zu gewährleisten.
17. Sie sortieren, bereiten Akten auf und digitalisieren diese gegebenenfalls nach ihrer Bewertung.
18. Sie führen die Anlageninventur durch und stellen sicher, dass alle Daten korrekt erfasst werden.

Qualifikationen:

1. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und haben Berufserfahrung im Sekretariat gesammelt.
2. Sie bringen vertiefte Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) mit und können diese sicher anwenden.
3. Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift sehr gut.