Office Manager (m/w/d) im Rahmen einer Elternzeitvertretung

Office Manager (m/w/d) im Rahmen einer Elternzeitvertretung, Dresden

Sachsen

Dresden, Germany

Im Hannah-Arendt-Institut für Totalitarismusforschung e. V. an der TU Dresden ist zur Verstärkung des Sekretariatsteams zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Rahmen einer Elternzeitvertretung bis 18.7.2025 und einer weiteren Befristung bis 18.07.2026 mit 50 % einer Vollzeitbeschäftigung die Stelle des Office Managers (m/w/d) zu besetzen. Es besteht Aussicht auf Verlängerung.

Das Hannah-Arendt-Institut (HAIT) ist eine landesfinanzierte Forschungseinrichtung, in der sich Historiker und Sozialwissenschaftler der Untersuchung von Diktaturen in Deutschland in internationaler und nationaler Perspektive widmen.

Stundenanzahl pro Woche: 50 % einer Vollzeitbeschäftigung

Aufgabengebiete:

• allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Termin- und Besprechungsorganisation, Telefonzentrale/-vermittlung, Aktenführung sowie Ablageverwaltung,
• eigenständige Erledigung von Korrespondenz und Bearbeitung des Posteingangs/ -ausgangs,
• Aufgaben im Bereich des Personalmanagements (z. B. digitale Urlaubs- sowie Arbeitszeiterfassung, organisatorische Einweisung neuer Mitarbeiter:innen),
• Pflege von Datenbanken, insbesondere Personal- und Adressdatenbank,
• Zuarbeit für organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Veranstaltungen, Empfang von Besuchern,
• zentrale Dienste, insbesondere Einholung von Angeboten, Bestellwesen

Vorraussetzungen:

• Berufserfahrung in Verwaltungsabläufen
• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation,
• Interesse an der Arbeit des Hannah-Arendt-Instituts,
• sichere Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Access, Power Point, Microsoft Outlook),
• sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse,
• gute Englischkenntnisse,
• freundliches Auftreten und Erfahrung in der Teamarbeit

Die Vergütung der Stelle erfolgt nach Entgeltgruppe E6 TV-L.

Männer sind ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen bei der Stellenbesetzung bevorzugt behandelt.

Bewerbungen sind ausschließlich in elektronischer Form in einem PDF-Dokument an zu senden.