RAI Procurement Assistant

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), operating in more than 40 countries and 29 U.S. cities, helping people to survive, reclaim control of their future, and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity, and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, join us in positively impacting the lives of millions worldwide for a better future.

IRC (International Rescue Committee) Deutschland sucht eine*n RAI Procurement Assistant in Berlin | zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 Std./Woche) | befristet bis 31.12.2026

Über uns

International Rescue Committee (IRC) ist eine internationale Hilfsorganisation, die 1933 auf Anregung von Albert Einstein gegründet wurde. Seitdem unterstützt IRC Menschen, die von politischen Krisen, Krieg, Verfolgung oder Naturkatastrophen betroffen sind. Im Jahr 2016 wurde IRC Deutschland gegründet und engagiert sich bundesweit in den Bereichen Bildung, Beruf & Orientierung sowie Schutz, Rechtsberatung und Teilhabe.

Die Position ist im Procurement-Team angesiedelt, das Teil der Operations-Abteilung von IRC Deutschland ist, und arbeitet direkt mit dem Team Deutsche Programme zusammen. Das Procurement-Team spielt eine zentrale Rolle bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für unsere Programme und Standorte in Deutschland. Es stellt sicher, dass alle Beschaffungsprozesse effizient, transparent und regelkonform ablaufen – im Einklang mit den internen Richtlinien und den Anforderungen unserer Geber.

Als Teil des Operations-Bereichs arbeitet das Team eng mit anderen Abteilungen wie Finanzen, Programmen und IT zusammen, um eine reibungslose und bedarfsgerechte Versorgung sicherzustellen, die unsere humanitäre Arbeit wirkungsvoll unterstützt.

Ihr Tätigkeitsbereich

Als Procurement Assistant unterstützen Sie Beschaffungsprozesse für Programme in ganz Deutschland (Resettlement, Asylum, Integration (RAI) Germany).

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Unterstützung des Teams der deutschen Programme bei der Bearbeitung von Beschaffungsanfragen und Kommunikation mit Lieferanten entsprechend der IRC- und Geber-Richtlinien.
• Pflege von Lieferantendaten und Unterstützung bei der Verwaltung im ERP-System (Microsoft Dynamics 365).
• Zusammenarbeit mit Finanz- und anderen relevanten Teams.
• Enge Zusammenarbeit mit den Programmteams der Deutschen Programme bei Beschaffungsplanung.
• Buchung von Räumlichkeiten und Catering für Veranstaltungen in den Deutschen Programmen.
• Teilnahme an regelmäßigen Projektbesprechungen als Ansprechperson für Beschaffungsthemen und Sicherstellung der Einhaltung interner Beschaffungsrichtlinien.

Die Position berichtet an den*die Procurement Manager*in und den*die Leitungsreferent*in Deutschen Programme; sie übernimmt keine Führungsverantwortung.

Ihr Profil

• Mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Bereich Beschaffung, Office-Management oder einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit.
• Sie haben mindestens einen Fachhochschulabschluss oder eine Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung.
• Sie verfügen über Deutsch- und Englischkenntnisse auf B2-C2 Niveau nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Fristen in einem dynamischen Umfeld einzuhalten.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie gängigen E-Mail- und Internetanwendungen.
• Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team strukturiert und verantwortungsbewusst zu arbeiten.
• Kenntnisse in der Arbeit mit ERP-Systemen, idealerweise Microsoft Dynamics 365, von Vorteil.
• Gute Kenntnisse gängiger Beschaffungsprozesse, idealerweise im NGO- oder öffentlichen Sektor, von Vorteil.

Wir bieten Ihnen

• Eine sinnstiftende Gestaltungsaufgabe mit viel Eigenverantwortung in einem dynamischen Team
• Ein Einstiegsgehalt von 39.996 Euro brutto im Jahr sowie eine jährliche Gehaltsanpassung
• Attraktive Vorteile für Mitarbeitende wie Mitgliedschaft im Fitnessstudio, betriebliche Altersvorsorge, Einkaufsgutscheine, Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten, Jobfahrradleasing, Zuschuss zum Deutschlandticket, bei Bedarf Zugang zu zeitnaher und vertraulicher psychologischer Unterstützung
• 30 Tage Jahresurlaub und bezahlte Sonderurlaubstage
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
• Trainings- und Entwicklungsmöglichkeiten.

IRC setzt sich als Arbeitgeber für Chancengleichheit ein. Wir bewerten alle eingehenden Bewerbungen von Personen auf der Basis relevanter Erfahrungen – ungeachtet von Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderungen, Alter oder anderer durch geltendes Recht geschützter Merkmale. Um Chancengleichheit zu gewährleisten, bitten wir darum, auf Fotos in den Bewerbungsunterlagen zu verzichten.

Bitte übermitteln Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich über unser Bewerbungsportal:
· Beantwortung der Fragen auf unserem Bewerbungsportal,
· Lebenslauf (max. 2 Seiten),
· mind. drei Arbeitszeugnisse/Referenzen

Leider können wir Bewerbungen, die per E-Mail eingereicht werden, nicht berücksichtigen.

Für Fragen steht Ihnen gerne Friederike Haarbrücker (HR.Deutschland@rescue.org) zur Verfügung.

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 23.06.25 ein.

IRC und IRC-Mitarbeitende sind verpflichtet, sich an die Werte und Prinzipien der IRC Way-Standards zu halten. Auf diesen basieren unsere Richtlinien, die den Schutz der Klient*innen vor Ausbeutung und Missbrauch, Kinderschutz, Schutz vor Belästigung am Arbeitsplatz und vor Repressalien sowie finanzielle Integrität sicherstellen. Daher bitten wir bei Einstellung um die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses.

Weitere Informationen zu IRC finden Sie auf IRCDeutschland.org.

#IRCGermany