Bürokoordinator und Projektspezialist- Office Coordinator & Project Specialist

Job Description

ZUSAMMENFASSUNG: Der/die Bürokoordinator*in und Projektspezialist*in ist für das Büromanagement zuständig; er/sie kümmert sich um lokale Anbieter und Dienstleister; er/sie unterstützt die Auswahl von und die Verhandlungen mit Dienstleistern und externen Anbietern; er/sie sorgt für den reibungslosen Betrieb unseres Büros; er/sie ist verantwortlich für die Koordination von Aktivitäten, wie z. B. Firmenfeiern, Teambuilding und Veranstaltungen in der Communcity rund um die Firma; er/sie unterstützt den Geschäftsführer bei organisatorischen Aufgaben nach Bedarf. Die Position erfordert ein hohes Maß an Diskretion, Planung, Flexibilität und Organisation.

Was Deine Aufgaben wären:

• Organisation von Terminen und Meetings sowie Management des Büroalltags
• Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern
• Handling, Auswahl und Betreuung lokaler Anbieter für Bürodienstleistungen und Verbrauchsmaterialien
• Organisation von Firmenfeiern und Teamevents
• Verantwortung für den Posteingang und Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person
• Unterstützt die Geschäftsführung in Büro- und Verwaltungsangelegenheiten
• Begrüßt Besucher, indem er/sie persönlich oder am Telefon willkommen heißt und Anfragen beantwortet oder an die zuständige Abteilung weiterleitet
• Hält die Sicherheit aufrecht, Überwacht das Logbuch überwacht, Stellt Besucherausweise aus usw.
• Sonstige Aufgaben nach Bedarf

Was Du mitbringen solltest:

Matura, Lehre

Zweisprachig: Deutsch/Englisch

2 Jahre einschlägige Berufserfahrung.

Ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten

Sicherer Umgang mit MS-Office Applikationen (Word, Excel, PPT, Outlook, OneNote)

Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail

Sehr gutes Zeitmanagement

Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld gut zu funktionieren

Grundlegendes Verständnis von Verwaltungs- und Büroverfahren und -systemen

BEVORZUGTE ANFORDERUNGEN:

• Bachelor-Abschluss
• Fähigkeiten im Projektmanagement
• Grundlegende Erfahrung im Lieferantenmanagement