Institutssekretär/in (m/w/d) - Institut für Künstliche Intelligenz - Referenz Nr. 25069

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> Umfang: 50% > Befristung: bis 30.06.2028 > Vergütung: TV-L EG 6 > Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Für das Institut für Künstliche Intelligenz suchen wir eine/n

Institutssekretär/in (m/w/d)

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (oder vergleichbare Ausbildung)
• Teamfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten
• eigenverantwortliche, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Sorgfalt und hohe Motivation
• Computeraffinität sowie Fähigkeit und Interesse sich in neue Anwendungen einzuarbeiten
• Sehr guter Umgang mit gängigen Anwendungsprogrammen (z.B. Word, Excel, Powerpoint, Adobe Acrobat)
• Sehr gute Internetkompetenz (E-Mail, Informationsbeschaffung)
• Bereitschaft, sich in das Web-basierte Content Managementsystem Typo3 einzuarbeiten; Kenntnisse in Typo3 sind von Vorteil
• Gute Ausdrucksfähigkeit – schriftlich und mündlich - in deutscher und englischer Sprache
  
  

Ihre Aufgaben:

• Haushalt- und Drittmittelbearbeitung z.B. Kontenführung, Mittelplanung und -überwachung, Abrechnungskontrolle, Personal- und Reisekostenplanung
• Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen und Rechnungen z.B. Lieferungskontrolle und Rechnungsvorkontrolle, Einholung von Angeboten
• Vorbereitung von Personalangelegenheiten, z.B. Unterstützung bei Stellenausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Vertragsänderungen
• Verwaltungsmäßige Führung der Lehrstuhlgeschäfte in den Bereichen Lehre, Forschung und akademische Selbstverwaltung z.B. Verwaltung und Koordination von Prüfungsterminen, Vorlesungs- und Seminarterminen, Terminkoordination und Aufbereitung von Sitzungsunterlagen, Protokollführung, Betreuung von Gästen und ausländischen GastwissenschaftlerInnen, organisatorische Vorbereitung von Reisen
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben
• Organisatorische Planung und Durchführung von wissenschaftlichen Tagungen
  
  

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und interessante Tätigkeit
• Sehr gutes Teamklima
• Sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  
  

Die Universität Ulm und was wir bieten:

Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!

> Referenz-Nr.: 25069 > Bewerbungsfrist: bis 15.06.2025

Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung.

Ansprechpartnerin für weitere Informationen:

Frau Prof. Dr. Glimm, Tel. +49 731 50-24125

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal

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  Full-time

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