Executive Assistant & Project Coordinator (m/w/d) - 60-80% Home Office

Ihre Aufgaben:

• Sie sind die zentrale Anlaufstelle im regionalen Leitungsteam der europäischen Technology Unit eines international tätigen Pharmaunternehmens und unterstützen operativ bei Projektkoordination und administrativen Aufgaben auf Führungsebene.
• Sie behalten bei funktionsübergreifenden Initiativen und Projekten den Überblick, koordinieren deren Fortschritt und stellen sicher, dass alle Beteiligten die notwendigen Informationen rechtzeitig erhalten.
• Sie bringen Struktur in organisatorische Abläufe und Prozesse, unterstützen bei Planung, Umsetzung und Nachverfolgung mit Weitblick und Effizienz.
• Sie entlasten den Regional Head Europe im Tagesgeschäft, indem Sie Kalender, Reisen sowie interne und externe Kommunikation professionell organisieren.
• Sie bereiten Meetings, Workshops und Offsites vor und nach, sorgen für einen reibungslosen Ablauf und dokumentieren die Ergebnisse zuverlässig.
• Sie erstellen aussagekräftige Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Reports, um die strategische Steuerung der Unit zu unterstützen.
• Sie agieren als Schnittstelle zu Subfunktionen, globalen Teams sowie internen Supportfunktionen wie HR, Finance oder IT und sichern einen reibungslosen Informationsfluss.
• Sie pflegen interne Übersichten, Dashboards und SharePoint-Seiten mit hoher Genauigkeit und stellen die Aktualität der Daten sicher.
• Sie arbeiten eng mit dem Business Management Team der Technology Unit zusammen und fördern eine kooperative Teamkultur.

Ihr Profil:

• Mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung im Bereich Business Management, Projektassistenz oder Executive Support, ideal in einem internationalen, dynamischen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook und Word, routiniert und zielgerichtet.
• Erfahrung mit digitalen Tools wie MS Teams, SharePoint oder Confluence, auch bei digitaler Projektsteuerung den Überblick behalten.
• Zertifizierte Zusatzqualifikation als Office Manager*in oder eine vergleichbare Weiterbildung.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift; gute Deutschkenntnisse sind vorteilhaft.
• Neugier, Eigeninitiative und die Fähigkeit, sich in komplexe Themen einzuarbeiten, stets den Blick für das Wesentliche bewahren.
• Strukturierte, selbständige Arbeitsweise, hohes Organisationsgeschick und Selbstführungskompetenz.
• Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten und Gespür für den richtigen Ton im Umgang mit Kolleg*innen und Schnittstellen.
• Zuverlässigkeit, Serviceorientierung und Verbindlichkeit; Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
• Idealerweise Erfahrung in einer matrixorganisierten, internationalen Umgebung, vorzugsweise in Pharma oder Technologie.

Unsere Kontaktdaten:

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns! Wir freuen uns auf Ihre Fragen vor einer Bewerbung.
Telefon: 089 614249110
E-Mail: muenchen@jobactive.de

Wir garantieren absolute Vertraulichkeit und Einhaltung aller Sperrvermerke.

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