Büroleitung / Officemanager* (m/w/d)

Büroleitung / Officemanager* (m/w/d), Greifenberg

Greifenberg, Germany

ACCON ist ein Ingenieurbüro für Schall- und Schwingungstechnik, Bau- und Raumakustik, Bauphysik, Luftreinhaltung und Umweltplanung. Es unterstützt private und öffentliche Auftraggeber sowohl national als auch international in allen Belangen des Umweltschutzes. Das Leistungsangebot umfasst Messungen, Berechnungen, Beratung und Gutachtenerstellung, wobei kundenspezifische Lösungskonzepte unter Berücksichtigung technischer und finanzieller Rahmenbedingungen erarbeitet werden. Seit 2019 ist die ACCON Teil der iC Group in Wien.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Nachfolger für die 2025 ausscheidende Büroleiterin. Eine gründliche Einarbeitung ist gewährleistet.

1. Vorbereitung und Koordination der Finanz- und Lohnbuchhaltung mit Programmsystemen wie DUO / DATEV
2. Überwachung von Kontobewegungen; Prüfung von Zahlungsein- und -ausgängen
3. Dokumentenablage und -archivierung (z.B. Docuware/Server) aller Geschäftsprozesse
4. Unterstützung der Geschäftsleitung bei Organisation des Sekretariats, Korrespondenz
5. Assistenz bei Versicherungen, Sozial- und Arbeitsrecht sowie sonstigen rechtlichen Fragen
6. Onboarding neuer Mitarbeiter
7. Erstellung von Bewerbungsunterlagen und Angeboten
8. Projektverwaltung mittels interner Projektdatenbank
9. Unterstützung der Projektleiter im Kostencontrolling und Berichtswesen (MS-Word-Kenntnisse erforderlich)
10. Telefonischer Empfang und Service (zeitweise)

Qualifikationen und Kompetenzen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens 5 Jahre Berufserfahrung
• Freundliches Auftreten und gute Umgangsformen
• Fachübergreifendes Denken und Prozessverständnis
• Sichere Anwendung der gängigen Office-Programme
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
• Gutes Organisationstalent, Lösungsorientierung und Hands-on-Mentalität

Wir bieten:

• Arbeiten in einem gut aufgestellten Unternehmensverbund
• Einen anspruchsvollen Arbeitsplatz in einer teamorientierten Unternehmenskultur
• Hoher Gestaltungsspielraum
• Leistungsgerechte, überdurchschnittliche Bezahlung
• Individuelle und fachliche Weiterentwicklung durch gezielte Schulungen
• Möglichkeit, ein wachsendes Unternehmen aktiv mitzugestalten
• Modernste IT-Infrastruktur und neueste Technologien
• Vertrauensarbeitszeitmodell mit flexiblen Arbeitszeiten