Office Assistenz am Empfang (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Empfang und Begrüßung von Gästen und Besuchern
  • Professionelle und freundliche Begrüßung von Gästen und Kunden am Empfang
  • Weiterleitung von Besuchern an die zuständigen Ansprechpartner oder Abteilungen
• Telefonzentrale und Kommunikation
  • Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen
  • Beantwortung allgemeiner Anfragen und Weiterleitung an die richtigen Abteilungen
• Büroorganisation und Verwaltung
  • Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs
  • Bearbeitung von Paket- und Versandaufträgen
  • Verwaltung von Bürobedarf und Bestellung von Verbrauchsmaterialien
  • Unterstützung beim Fuhrpark-Management
• Unterstützung bei internen Verwaltungsaufgaben
  • Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten oder Berichten
  • Bearbeitung von Anfragen und Anträgen innerhalb des Unternehmens
• Allgemeine Büro- und Empfangsverwaltung
  • Aufrechterhaltung einer sauberen und organisierten Empfangslobby
  • Vorbereitung von Besprechungsräumen und Bereitstellung von Getränken für Besprechungen oder Gäste

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
• Freundliches und professionelles Auftreten
  • Hohe Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
  • Freundliche und hilfsbereite Einstellung gegenüber Gästen und Mitarbeitern
• Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Idealerweise Erfahrung im Empfangsbereich oder in einem serviceorientierten Berufsfeld
• Zuverlässigkeit und Organisationstalent
  • Strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen
  • Hohe Eigenverantwortung und präzise Arbeitsweise
• Gute EDV-Kenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und anderen gängigen Bürosoftware-Programmen
• Multitasking und Flexibilität
  • Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
  • Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
  • Einhaltung von Datenschutzbestimmungen