Office Koordinator (m/w/x) | Start: Ab sofort (Teilzeit)

Office Koordinator (m/w/x) | Start: Ab sofort (Teilzeit)

Wasser ist Leben – und sollte als essenzieller Bestandteil eines bewussten, nachhaltigen Lebensstils mehr im Mittelpunkt stehen. Genau das ist unsere Mission. LEOGANT entwickelt und konzipiert Premium-Wasserfilterkonzepte für Privathaushalte, Unternehmen, Gastronomie und Hotellerie. Als zertifizierte B Corp verbinden wir höchste Funktionalität und Nachhaltigkeit mit urbanem Lifestyle und Design. Um unser Wachstum zu unterstützen, suchen wir eine zuverlässige, eigenständige und strukturierte Persönlichkeit, die uns im Backoffice- und Administrationsbereich unterstützt.

Du bist die organisatorische Schaltzentrale von LEOGANT und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft. Mit mindestens fünf Jahren Erfahrung in einer vergleichbaren Position arbeitest du eigenverantwortlich, strukturiert und proaktiv. Dein Schwerpunkt liegt auf Büromanagement, Administration und der kontinuierlichen Optimierung interner Abläufe. Du erkennst Verbesserungspotenziale, gestaltest Prozesse aktiv mit und behältst den Überblick über operative, organisatorische und koordinierende Aufgaben. Dabei arbeitest du eng mit dem Team zusammen und bringst die nötige Reife, Hands-on-Mentalität und Weitsicht mit, um die Strukturen eines wachsenden Unternehmens mitzugestalten.

Aufgaben

1. Office- & Verwaltungsmanagement
   • Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags, von der Ablage bis zur Terminorganisation
   • Grundlegende Büroorganisation
   • Optimierung und Effizienzsteigerung interner Abläufe
   • Pflege der Mitarbeitenden-Unterlagen, Unterstützung bei Lohnabrechnungen, Kommunikation mit Steuerberatern, Versicherungen und Behörden
2. Finanzen & Buchhaltung (vorbereitend)
   • Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
   • Vorbereitung relevanter Unterlagen für die Buchhaltung, enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
   • Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Überweisungen, Mahnwesen, Kontenmanagement
   • Unterstützung bei Servicekosten und externen Dienstleistern im Controlling
3. Kommunikation & Partner-Management
   • Zuverlässige und freundliche Kommunikation mit Partnern, Dienstleistern und Kunden
   • Anfrage von Angeboten, Unterstützung bei Lieferantenabstimmungen
4. Digitalisierung & Prozessoptimierung
   • Datenpflege im CRM-System, strukturierte Dokumentation
   • Identifikation von Verbesserungspotenzialen, Optimierung interner Abläufe
   • Unterstützung bei der Digitalisierung analoger Prozesse und Etablierung einfacher Workflows
   • Verantwortung für Zertifizierungen (z. B. B Corp), regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Qualifikation

• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise, hohe Verlässlichkeit
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Überblick bei mehreren Aufgaben, Detailorientierung
• Kenntnisse in buchhalterischen Abläufen und wirtschaftlichen Zusammenhängen
• Sicherer Umgang mit MS Office, CRM- und ERP-Systemen, idealerweise Mac
• Sicherer Umgang mit DATEV Unternehmen Online
• Klare, professionelle und empathische Kommunikation
• Freude an Prozessverbesserungen und Mitgestaltung
• Gute Portion Humor

Benefits

• Engagiertes, professionelles Team, kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien
• Verantwortungsvolle Position in einem einzigartigen Wasseraufbereitungsunternehmen
• Lockeres Arbeitsumfeld im LOFT-Charakter, Entfaltungsmöglichkeiten
• Transparenz, Qualität, echte Werte – "No Bullshit Policy"
• Qualitätsbewusste Kunden und Partner mit Fokus auf nachhaltigen Lifestyle

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

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