Sekretariats/-Verwaltungskraft (m/w/d)

Closing date 16.06.2025
Employment relationship Arbeitnehmer
Remuneration/salary TV-L E 5 - TV-L E 5 /
Part-time/full-time Full time
Wochenarbeitszeit 39.5
Required study
Authority Universität des Saarlandes
Place of work Meerwiesertalweg A
66123 Saarbrücken

Sekretariats/-Verwaltungskraft (m/w/d)

Die Universität des Saarlandes ist eine Campus-Universität, die international bekannt ist durch ihre ausgeprägte Forschungsorientierung. Die Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses und die Schaffung idealer Bedingungen für Forschung und Lehre stehen im Mittelpunkt. Als Teil der Universität der Großregion ermöglicht die Universität des Saarlandes einen universitätsübergreifenden Austausch zwischen den Disziplinen über Ländergrenzen hinweg. Die Universität des Saarlandes ist mit ihren rund 17.000 nationalen und internationalen Studierenden in über hundert Studienfächern gelebte Vielfalt. Sie ist eine familienfreundliche Hochschule und mit mehr als 4.000 Mitarbeitenden eine der größten Arbeitgeberinnen in der Region.

Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Fachrichtung Anästhesiologie, Intensivmedizin und Schmerztherapie folgende Stelle an:

Sekretariats/-Verwaltungskraft (m/w/d)
Kennziffer N2150, Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe E5, Beschäftigungsdauer: befristet für 2 Jahre mit der Option auf Verlängerung, Beschäftigungsumfang: 100 % der tariflichen Arbeitszeit

Das ist Ihr Arbeitsbereich:
Sekretariat im Bereich Forschung und Lehre der Klinik für Anästhesiologie, Intensivmedizin und Schmerztherapie

Ihre Aufgaben sind:
•Administrative Unterstützung und Erledigung aller anfallenden Aufgaben im Zusammenhang mit unseren aktuellen Forschungsprojekten
•Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, wie z. B. Erstellen von Dokumenten in Word, PowerPoint oder Excel sowie Terminkoordination und telefonische Koordination mit Sponsoren und Partnern (teilweise auf Englisch), Erstellen von Sitzungsprotokollen
•Bearbeitung von Beschaffungen, Rechnungen, Materialverwaltung
•Pflege von Datenbanken (Literatur, Adressen) und der Homepage
•Studierendenverwaltung und damit zusammenhängende Aufgaben
•Kontenorganisation (Überwachung sowie Verwaltung von Drittmittelkonten)
•Personalverwaltung (Vorbereitung von Einstellungsanträgen etc.)
•Dokumentation und Ablage

Ihr Profil ist:
•Abgeschlossene Ausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich (z.B. Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, Industriekaufmann/Industriekauffrau, Fremdsprachensekretär/in, Managementassistent/in)
•Sehr gute EDV-Kenntnisse (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Internet, Mail, Terminverwaltung etc.)
•Sicherheit in Orthografie und Zeichensetzung
•Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, Vertrautheit mit Verwaltungsaufgaben

Darüber hinaus bringen Sie mit:
• Selbständige, sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Organisationstalent
• Freundlicher und verbindlicher Umgang mit Kolleg*innen und Externen
• Flexibilität und Aufgeschlossenheit
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte eigenständig und schnell zu erfassen und strukturiert zu bearbeiten
• Teamfähigkeit
• Sprachkenntnisse (gemäß GER): deutsch – C2
• Sprachkenntnisse (gemäß GER): englisch – B2 erwünscht

Wir bieten Ihnen:
• flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u.a. die Möglichkeit zur Telearbeit,
• sicherer und zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit attraktiven Konditionen,
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (wie z.B. Sprachkurse),
• attraktive Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie z. B. Hochschulsport,
• zusätzliche Altersvorsorge (RZVK),
• vergünstigte Fahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel (Job-Ticket).

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung (in einer PDF-Datei) bis zum 16.06.2025 an
bewerbung@uni-saarland.de. Bitte im Betreff der E-Mail die Kennziffer N2150 angeben.

Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Ihre Ansprechperson:
Frau Kerstin Rupp
Studierendensekretariat
Tel.: 06841-16-33208

Die Stelle ist nach § 14 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) befristet. Es können daher nur Bewerber/innen berücksichtigt werden, die
noch nie bei der Universität des Saarlandes beschäftigt waren. (
Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen in die jeweilige Entgeltgruppe TV-L.
Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
Sofern Sie einen ausländischen Hochschulabschluss erlangt haben, wird vor der Einstellung ein Nachweis über die Gleichwertigkeit dieses
Abschlusses mit einem deutschen Abschluss durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) benötigt. Bitte beantragen Sie diesen
ggf. rechtzeitig. Nähere Informationen finden Sie unter https://www.kmk.org/zeugnisbewertung
Kosten für die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch bei der Universität des Saarlandes können, ebenso, wie Kosten für eine etwaige
Zeugnisbewertung der ZAB, grundsätzlich leider nicht erstattet werden.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung,
Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Universität des Saarlandes strebt nach Maßgabe ihres Gleichstellungsplanes eine Erhöhung
des Anteils von Frauen an. Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen und werden bei gleicher Eignung
bevorzugt berücksichtigt.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Universität des Saarlandes (UdS) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte
hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Erhebung und Verarbeitung von
personenbezogenen Daten. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der UdS zur Kenntnis
genommen haben.

Contact: Frau Kerstin Rupp
Phone: +49 6841 1633208